NộI Dung

• Các bước
• Câu hỏi và câu trả lời của cộng đồng

Các phần khác

Các nhà quản lý và trưởng nhóm hiệu quả tích cực giám sát nhân viên của họ theo nhiều cách khác nhau để đảm bảo rằng những người có thành tích thấp nhanh chóng bị kỷ luật và những người đạt thành tích cao sẽ được khen thưởng. Giám sát nhân viên cũng có thể giúp bạn xác định các khu vực mà nhân viên đang lãng phí thời gian hoặc nguồn lực của công ty vào các vấn đề riêng tư. Với phần mềm phù hợp, bạn có thể chặn các trang web không phù hợp hoặc không áp dụng cho hoạt động kinh doanh. Giám sát nhân viên thành công mà không gây ra xích mích không cần thiết trong văn phòng, là mục tiêu của bất kỳ nhà quản lý hiệu quả nào.

Các bước

Phương pháp 1 trong 4: Xác định kỳ vọng

1. 

   Tạo giải thích bằng văn bản về các chính sách của bạn. Các chính sách của bạn sẽ chỉ có hiệu lực nếu chúng được giải thích bằng các thuật ngữ rõ ràng trong sổ tay nhân viên hoặc hướng dẫn. Hướng dẫn này phải dễ dàng tiếp cận đối với tất cả nhân viên và xác định các chính sách của bạn là gì và những gì sẽ được thực hiện trong trường hợp họ không được tuân thủ. Đối với bất kỳ chính sách giám sát nào mà bạn có, như giám sát qua internet hoặc điện thoại, bạn cũng có thể muốn giải thích quá trình suy nghĩ dẫn đến các chính sách của mình. Giải thích lý do tại sao bạn làm như vậy có thể giúp giảm bớt sự ngờ vực của nhân viên do giám sát hoạt động của họ.
   • Đặt ra các chính sách rõ ràng về giờ hiện hành, giờ có thể thanh toán (nếu có), các cuộc điện thoại cá nhân và sử dụng Internet cá nhân tại nơi làm việc. Khuyến khích nhân viên nghỉ giữa giờ khi thích hợp.

2. 

   
   
   Đảm bảo rằng nhân viên nhận thức được các chính sách này. Nếu bất kỳ loại giám sát nào đang diễn ra ngoài tiến độ đăng ký tiêu chuẩn, chẳng hạn như nếu bạn đang sử dụng giám sát qua điện thoại hoặc internet, bạn nên thông báo trực tiếp cho nhân viên của mình. Tổ chức một cuộc họp hoặc gửi một email hàng loạt để giải thích những thay đổi trong chính sách giám sát và giải thích chính xác thời điểm và cách thức thông tin sẽ được ghi lại, lưu và xóa.
   • Ở một số tiểu bang, như Connecticut và Delaware, bạn bắt buộc phải thông báo cho nhân viên của mình về bất kỳ hoạt động giám sát internet nào.
   • Ngay cả khi bạn không bắt buộc phải thông báo cho nhân viên của mình về việc giám sát, có thể có phản ứng dữ dội nếu bạn không nói với họ và họ tự phát hiện ra.

3. 

   
   
   Tuân thủ các nguyên tắc kỷ luật một cách chính xác. Khi một nhân viên không tuân thủ các chính sách của bạn, hãy đảm bảo rằng hành động kỷ luật đã nêu đối với vi phạm đó sẽ được thực hiện. Đảm bảo áp dụng các chính sách bình đẳng cho tất cả nhân viên. Hãy rõ ràng về ý định của bạn. Ghi lại hình thức kỷ luật và yêu cầu nhân viên ký kế hoạch kỷ luật. Nếu bạn không tuân thủ đúng các nguyên tắc này, nhân viên sẽ tin rằng các chính sách được thiết lập cẩn thận của bạn sẽ không thực sự được thực thi.

4. 

   
   
   Giữ chính sách của bạn trong phạm vi lý do. Đừng đăng ký quá thường xuyên hoặc thiết lập các chính sách quá hạn chế về internet. Một ông chủ tọc mạch có thể làm giảm tinh thần và khiến nhân viên cảm thấy lo lắng. Tập trung vào kết quả hơn là quá trình. Nếu một nhân viên đang tạo ra công việc tốt và làm việc tốt trong một nhóm, đừng quá chú trọng vào chi tiết.
   • Cho nhân viên cấp trên của bạn tự do hơn. Mặc dù có thể phù hợp khi giao cho một trợ lý tạm thời hoặc trợ lý hành chính có ít vốn đầu tư vào doanh nghiệp của bạn một máy tính hướng ra không gian mở mà bạn có thể giám sát, nhân viên cấp trên sẽ mong đợi sự tin tưởng.
   • Tự do làm việc theo cách riêng của họ có thể sẽ khiến nhân viên cấp trên làm việc hiệu quả hơn chứ không phải ít hơn.

Phương pháp 2/4: Đánh giá năng suất

1. 

   Kiểm tra nhân viên của bạn. Thỉnh thoảng, hãy kiểm tra với nhân viên tại văn phòng của họ vào thời gian đột xuất. Nếu một nhân viên thường xuyên "nhấp vào" khỏi cửa sổ khi bạn bước vào hoặc cúp điện thoại, bạn có thể cần bày tỏ một số lo lắng. Quan sát nhân viên trực tiếp cũng có thể giúp bạn đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng đối với công việc của họ.

2. 

   Yêu cầu giải thích về những gì một nhân viên đã làm việc. Một cách đơn giản để giữ cho nhân viên có trách nhiệm là thường xuyên trò chuyện với họ về tình hình công việc của họ. Hỏi họ những gì họ đã làm kể từ cuộc trò chuyện cuối cùng của bạn, đặt thêm câu hỏi và đánh giá phản hồi của họ khi cuộc trò chuyện phát triển. Yêu cầu các chi tiết và bằng chứng hữu hình về kết quả.

3. 

   Làm cho nhân viên ghi lại công việc của họ. Yêu cầu nhân viên của bạn ghi lại tiến độ công việc của họ trong nhật ký hoạt động, danh sách kiểm tra hoặc báo cáo tiến độ. Tuy nhiên, các báo cáo không nên quá nặng nề hoặc "công việc bận rộn", mà nên khuyến khích các thành viên trong nhóm và ban quản lý như nhau giữ liên lạc và trên cùng một trang. Đừng ngại yêu cầu bằng chứng về công việc được mô tả trong báo cáo khi bạn nói chuyện với nhân viên.

4. 

   Đánh giá công việc đang được tiến hành. Nếu bạn lo lắng về năng suất, hãy yêu cầu bằng chứng cụ thể về hiệu suất có thể đo lường và có thời hạn. Nếu một nhân viên là lãnh đạo dự án, hãy đặt ra các cột mốc quan trọng nhưng cũng yêu cầu các kế hoạch và thời gian cho dự án. Kiểm tra với các nhân viên khác để đảm bảo rằng tất cả các thành viên của nhóm dự án đang giao tiếp. Cá nhân theo dõi tiến độ của các dự án dài hạn và đánh giá độ chính xác và đầy đủ của chúng.
   • Ví dụ, bạn có thể giám sát các mục nhập dữ liệu cho một nhân viên được giao quản lý cơ sở dữ liệu. Bạn có thể đánh giá tính kịp thời của các mục nhập, độ chính xác và sự tuân thủ các nguyên tắc của công ty.

5. 

   Hỏi người khác về các tương tác của nhân viên. Hỏi nhà cung cấp, khách hàng và các nhân viên khác về các tương tác của họ với một nhân viên nhất định để có được bức tranh về cách nhân viên đó đã cư xử. Tuy nhiên, bạn cần có cách tăng tính khách quan của những quan sát này để nhân viên không bị đại diện một cách bất công. Khi yêu cầu thông tin này, hãy hỏi chi tiết về tương tác thay vì hiển thị. Yêu cầu mô tả về các tương tác thay vì đánh giá. Và luôn giữ một tâm trí cởi mở; bạn không bao giờ biết khi nào một nhân viên bị trình bày sai.

Phương pháp 3/4: Giám sát Hoạt động Trực tuyến

1. 

   Chọn phần mềm giám sát. Phần mềm giám sát có thể được thiết lập theo một số cách. Điều đầu tiên cần xem xét là thiết lập một hệ thống hoàn chỉnh với một máy chủ. Điều này sẽ bao gồm bảo vệ chống vi-rút và phần mềm độc hại, cũng như giám sát nhân viên. Nếu không có nhân viên CNTT để bảo trì thiết bị, bạn có thể sử dụng dịch vụ dựa trên đám mây như Trend Micro Business Security hoặc Symantec Cloud để nhận các dịch vụ này. Những dịch vụ này không quá đắt; dự kiến ​​trả khoảng $ 150 mỗi năm.
   • Nếu bạn chỉ đang cố gắng theo dõi việc sử dụng web của nhân viên và chặn một số trang web, một gói phần mềm đơn giản hơn sẽ làm được. Dịch vụ này sẽ rẻ hơn và cho phép bạn theo dõi và lọc các trang web, xem các thao tác gõ phím và chụp ảnh màn hình. Ví dụ, Interguard Sonar cung cấp các dịch vụ này.
   • Trong một số trường hợp, bạn thậm chí có thể nhận miễn phí các hệ thống theo dõi thô sơ. Ví dụ: ActivTrak giám sát lưu lượng truy cập web của hệ thống và tạo báo cáo hàng tháng cho bạn.

2. 

   Chặn các trang web có hại hoặc không phù hợp. Người sử dụng lao động có quyền giám sát những trang web mà nhân viên của họ truy cập và chặn những trang web mà họ cho là không quan trọng đối với hoạt động kinh doanh, không phù hợp hoặc có khả năng gây hại. Chủ yếu, người sử dụng lao động chặn một số trang web nhất định để đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả, như chặn Facebook hoặc các trang web giao dịch chứng khoán khiến họ phân tâm hoặc để đảm bảo rằng nhân viên không quấy rối đồng nghiệp hoặc thực hiện hành vi gián điệp của công ty.
   • Nhà tuyển dụng cũng có thể chặn các trang web được coi là khiêu dâm hoặc gây thù hận.
   • Một số gói giám sát cho phép đặt giới hạn thời gian trên một số loại trang web, chẳng hạn như cho phép một lượng thời gian nhất định mỗi ngày trên các trang mạng xã hội.
   • Khi bạn nhận thấy rằng nhân viên của bạn đang truy cập một trang web không liên quan đến công việc thường xuyên, hãy chặn trang web đó và sau đó gửi email nhắc nhở họ rằng họ đang có mặt ở công ty.

3. 

   Giám sát email. Việc giám sát email là điều khó khăn hơn cho các nhà tuyển dụng. Trước khi đọc bất kỳ email nào của nhân viên, nhân viên phải được thông báo về chính sách cho phép đọc email của họ. Ngoài ra, nhà tuyển dụng thường cần một lý do cho sự nghi ngờ đã khiến họ đọc email, chẳng hạn như một sự cố được ghi lại với nhân viên đó. Nhà tuyển dụng cũng khó có thể biện minh cho việc đọc email nếu họ đã tuyên bố ban đầu rằng email sẽ là bí mật.

4. 

   Đảm bảo rằng bạn tuân thủ luật pháp. Các biện pháp giám sát nhất định có thể ảnh hưởng đến quyền riêng tư của nhân viên. Kiểm tra với luật sư việc làm trước khi bạn cài đặt phần mềm giám sát. Đảm bảo rằng các nhân viên đã ký tên vào tài liệu bằng văn bản và mọi người đều hiểu phần mềm dùng để làm gì.

Phương pháp 4/4: Thiết lập các hình thức giám sát khác

1. 

   Ghi âm cuộc trò chuyện điện thoại. Luật liên bang cho phép người sử dụng lao động giám sát các cuộc trò chuyện qua điện thoại của nhân viên. Tuy nhiên, điều này chỉ đúng với các cuộc gọi liên quan đến công việc, như cuộc gọi với khách hàng hoặc nhà cung cấp. Người sử dụng lao động nói chung không được phép theo dõi các cuộc gọi cá nhân và phải ngừng ghi âm và giám sát cuộc gọi khi họ nhận thấy đó là cuộc gọi cá nhân. Ngoại lệ duy nhất cho điều này là nếu chính sách nơi làm việc cấm các cuộc điện thoại cá nhân một cách rõ ràng.
   • Việc ghi âm và giám sát các thư thoại chỉ nên được thực hiện khi có sự biện minh, giống như một hồ sơ nghi ngờ về hành vi sai trái.
   • Các cuộc trò chuyện điện thoại có thể được ghi lại bằng cách sử dụng vòi điện thoại hoặc hệ thống ghi âm điện tử. Trong một số trường hợp, điều này có thể được liên kết với phần mềm giám sát khác của bạn.

2. 

   Thiết lập giám sát video. Các doanh nghiệp thường sử dụng video giám sát để ngăn cản khách hàng ăn cắp sản phẩm. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp cũng sử dụng video giám sát để đảm bảo rằng nhân viên đang làm việc hiệu quả và không vi phạm chính sách của doanh nghiệp. Theo dõi nhân viên theo cách này có thể cung cấp cho bạn bằng chứng khách quan về hành vi sai trái của nhân viên và cũng có thể thúc đẩy họ làm việc siêng năng hơn. Tuy nhiên, cảm giác bị theo dõi liên tục có thể khiến nhân viên khó chịu và dẫn đến tinh thần sa sút. Vì những lý do này, hãy cân nhắc kỹ những ưu và nhược điểm trước khi sử dụng giám sát video.
   • Ở nhiều bang, việc giám sát bằng video cũng được luật pháp bang quy định cẩn thận. Kiểm tra luật tiểu bang của bạn trước khi thực hiện loại giám sát này.
   • Nhân viên quay video thực hiện một số hoạt động nhất định, như sử dụng nhà vệ sinh hoặc thay đồ, luôn là bất hợp pháp và có thể bị phạt hình sự.

3. 

   Theo dõi vị trí của nhân viên của bạn. Một số ứng dụng nhất định, như Xora và TSheets, cho phép người sử dụng lao động theo dõi chuyển động của nhân viên thông qua điện thoại thông minh của họ. Điều này thường được sử dụng để tính giờ vào hoặc ra và hợp pháp nếu nhân viên đồng ý. Tuy nhiên, một số nhân viên được theo dõi 24/7 bằng cách sử dụng phần mềm, điều này có thể cung cấp cho họ cơ sở pháp lý để kiện chủ nhân của họ vì vi phạm quyền riêng tư. Nếu bạn thực hiện loại chính sách này, hãy tham khảo ý kiến ​​của luật sư để đảm bảo rằng bạn đang thực hiện hợp pháp.
   • Các doanh nghiệp vận chuyển hoặc kinh doanh dựa trên lái xe cũng có thể sử dụng thiết bị theo dõi trong xe để đảm bảo rằng người lái xe đi đúng tuyến. Đây là một thực tế phổ biến và thường được chấp nhận.

Câu hỏi và câu trả lời của cộng đồng

Tôi đang quản lý một nhóm gồm 4 thành viên. Bạn muốn giới thiệu công cụ theo dõi thời gian nào?

Tôi muốn giới thiệu trình theo dõi WebWork. Tôi đang sử dụng nó cho nhu cầu giám sát nhóm của mình được 7 tháng. Nó khá dễ sử dụng và có nhiều tính năng hữu ích như mức hoạt động, ảnh chụp màn hình, báo cáo, hóa đơn, v.v. Thậm chí, nó có giá cả phải chăng hơn so với các ứng dụng khác.

Làm cách nào để làm báo cáo hàng ngày?

Bạn có thể thử một phần mềm quản lý và giám sát tất cả trong một. Nó sẽ thu thập bản tóm tắt công việc hàng ngày của mọi nhân viên và xuất ra báo cáo hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng mà bạn có thể kiểm tra hoặc tải xuống.

Công ty đã đưa ra chính sách mọi nhân viên phải bấm giờ khi đi thực địa hoặc tan sở và bấm giờ khi họ quay lại. Làm thế nào tôi có thể xử lý vấn đề này nếu nhân viên từ chối làm điều này?

Thật khó để buộc nhân viên của bạn làm điều đó, vậy tại sao bạn không sử dụng một cách khác để đạt được mục đích của mình? Bạn có thể thử một phần mềm giám sát. Nó có thể tự động ghi lại thời gian đăng nhập và đăng xuất của máy tính, vì vậy nó sẽ là thời gian đồng hồ vào và ra mà bạn muốn ghi lại. Nếu không, bạn có thể đe dọa nhân viên của mình rằng họ sẽ không được trả lương chính xác nếu họ không sử dụng chính xác hệ thống, nhưng bạn sẽ phải chuẩn bị trước để thực thi điều này. Đảm bảo rằng bạn đã đăng nó một cách hợp pháp và cho nhân viên của bạn đủ thời gian để điều chỉnh.