NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Bắt đầu bức thư
• Phần 2 Viết phần thân của bức thư
• Phần 3 Kết thúc bức thư
• Phần 4 Hoàn thành bức thư

Trong bài viết này: Bắt đầu chữ cái Giảm bớt phần thân của chữ cái Điền vào chữ cái Tìm chữ cái14 Tài liệu tham khảo

Bạn có cần phải viết một lá thư thương mại? Nói chung, các loại thư này tuân theo một cấu trúc nổi tiếng và dễ áp ​​dụng thích nghi với nhiều nội dung khác nhau. Một lá thư kinh doanh phải luôn luôn được ghi ngày. Ngoài ra, nó nên chứa một vài đoạn và thông tin về người gửi và người nhận. Viết của riêng bạn và thực hiện các thay đổi cần thiết, nếu cần thiết, để tuân thủ các tiêu chuẩn do công ty bạn đặt ra.

giai đoạn

Phần 1 Bắt đầu bức thư

1. 
   

   
   Làm quen với cách bố trí. Dù nội dung bức thư của bạn là gì, bạn phải áp dụng một số quy tắc trình bày nhất định. Chữ thương mại phải được gõ. Sử dụng một kiểu chữ phổ biến như "Arial" hoặc "Times New Roman". Nếu có thể, hãy chọn các đoạn đệm, tương đương với việc bắt đầu mỗi đoạn mới bằng cách nhấn phím hai lần. lối vào và đừng nuông chiều.
   • Để lại lề 2,5 cm ở cả bốn phía.
   • Một thư kinh doanh kỹ thuật số phải được soạn thảo bằng một phông chữ phổ biến. Trong một email chuyên nghiệp, tránh sử dụng chữ thảo hoặc e có màu khác ngoài đen và trắng.

2. 
   

   
   
   
   Chọn một tờ giấy phù hợp. Các e phải được in trên một tờ khổ A4. Nếu bạn sống ở Hoa Kỳ, hãy sử dụng giấy có kích thước chữ cái là 216 mm × 279 mm hoặc 8,5 "× 11". Một số hợp đồng lớn có thể được in trên các tấm kích thước hợp pháp (216 mm × 356 mm).
   • Nếu bạn in một lá thư để gửi nó, hãy xem xét sử dụng giấy mang đầu của công ty. Điều này sẽ cung cấp cho thư của bạn một liên lạc chính thức bởi vì người đọc sẽ thấy logo và thông tin liên lạc của công ty bạn.

3. 
   

   
   Nhập thông tin về công ty. Nhập tên và địa chỉ của công ty, viết từng mục của địa chỉ trên một dòng riêng biệt. Nếu bạn đang làm việc thay mặt bạn, hãy thêm tên của bạn thay cho tên công ty hoặc ở trên.
   • Nếu công ty của bạn có tiêu đề sẵn sàng sử dụng, bạn có thể sử dụng nó thay vì tự nhập dữ liệu.
   • Nếu bạn tự nhập địa chỉ, hãy chứng minh địa chỉ đó ở bên trái hoặc bên phải ở đầu trang, tùy thuộc vào sở thích của bạn hoặc hướng dẫn của công ty.
   • Nếu bạn gửi thư ra nước ngoài, hãy viết tên quốc gia bằng chữ in hoa.

4. 
   

   
   
   
   Cho biết ngày tháng. Để nghiêm ngặt hơn, viết ngày đầy đủ. Ví dụ: "ngày 1 tháng 4 năm 2012". Trong một lá thư được trình bày bằng tiếng Pháp, địa điểm và ngày sẽ xuất hiện ở phía trên bên phải của trang.
   • Nếu việc viết thư của bạn kéo dài vài ngày, hãy cho biết ngày mà bạn đã hoàn thành bức thư.

5. 
   

   
   Thêm thông tin người nhận. Nhập tên đầy đủ của người nhận, tiêu đề nếu có, tên và địa chỉ của doanh nghiệp. Thông tin này phải xuất hiện theo thứ tự này, với mỗi mục trên một dòng riêng biệt. Nếu có thể, bao gồm một số tham chiếu. Trong một lá thư trình bày cho người Pháp, thông tin về người nhận phải được liệt kê ở bên phải, một vài dòng dưới ngày.
   • Để nhận được câu trả lời trực tiếp, mong muốn gửi thư cho một người cụ thể. Làm một nghiên cứu nhỏ, nếu bạn bỏ qua tên của người nhận. Liên hệ với công ty để tìm ra tên và chức danh của người liên quan.

6. 
   

   
   Chọn một hình thức gọi. Công thức này phục vụ để thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người nhận. Bạn sẽ chọn công thức của bạn tùy thuộc vào việc bạn có biết hàng xóm của mình hay không. Bạn cũng sẽ xem xét mức độ quen thuộc hoặc hình thức của mối quan hệ của bạn. Kiểm tra các tùy chọn trong danh sách sau đây.
   • Sử dụng biểu thức "Gửi cho ai bên phải:" chỉ nếu bạn không biết chính xác ai sẽ gửi thư cho bạn.
   • Nếu mối quan hệ của bạn với người nhận là hời hợt, tốt nhất nên sử dụng "Thưa ông" hoặc "Bà" để tránh sự kỳ quặc.
   • Bạn cũng có thể chỉ ra tiêu đề của người nhận, ví dụ: "Ông Giám đốc".
   • Nếu bạn biết rõ về người nhận và nếu các báo cáo của bạn quen thuộc, bạn có thể sử dụng một công thức cá nhân hơn, chẳng hạn như "Suzanne thân yêu của tôi".
   • Nếu bạn có nghi ngờ về giới tính của người nhận, hãy sử dụng công thức: "Thưa quý ông, quý ông".
   • Đừng quên đặt dấu phẩy sau lệnh gọi hoặc công thức dấu hai chấm (:) sau cụm từ "Gửi cho ai đúng".

Phần 2 Viết phần thân của bức thư

1. 
   

   
   Thông qua một giai điệu thích hợp. Theo một câu nói nổi tiếng, thời gian là tiền bạc và hầu hết các doanh nhân ghét lãng phí thời gian của họ. Do đó, thư của bạn nên được viết với một giọng điệu ngắn và chính xác. Làm cho việc đọc dễ dàng hơn bằng cách đi thẳng vào vấn đề và bắt đầu với một đoạn ngắn gọn.Ví dụ: bạn luôn có thể bắt đầu bằng một câu như thế này: "Tôi đang viết về ...".
   • Tránh chuyển tiếp hoa mỹ, từ ngữ hào hoa, hoặc câu dài, quanh co. Thay vào đó, hãy tìm những thứ cơ bản nhất một cách nhanh chóng và rõ ràng nhất có thể.
   • Áp dụng một phong cách thuyết phục. Nhiều khả năng, mục tiêu của bạn là thuyết phục người đọc của bạn làm điều gì đó, thay đổi suy nghĩ của bạn, sửa lỗi, trả hóa đơn hoặc hành động. Vì vậy, phơi bày quan điểm của bạn với niềm tin.

2. 
   

   
   Sử dụng đại từ nhân xưng Nó là hoàn toàn chính xác để sử dụng trong một đại từ thương mại cá nhân đại từ tôi, chúng tôi và bạn. Khi nói về bản thân, hãy sử dụng đại từ nhân xưng tôi. Bạn sẽ sử dụng đại từ nhân xưng, bạn để nói về người nhận.
   • Hãy cẩn thận khi viết thư thay mặt cho một tổ chức. Nếu bạn trình bày quan điểm của công ty, bạn phải sử dụng đại từ nhân xưng chúng tôi. Như vậy, người đọc sẽ biết rằng đó là về quan điểm của công ty. Nếu bạn bày tỏ ý kiến ​​của riêng mình, hãy sử dụng tôi .

3. 
   

   
   Hãy rõ ràng và súc tích. Thông báo chính xác cho người đọc về chủ đề bài phát biểu của bạn, bởi vì anh ta sẽ trả lời bạn nhanh chóng chỉ khi thư của bạn rõ ràng như nước đá. Cụ thể, bạn phải thể hiện rõ ràng liệu bạn có muốn người nhận đưa cho bạn thứ gì đó hay hành động theo một hướng nhất định. Giải thích vị trí của bạn càng ngắn gọn càng tốt.

4. 
   

   
   Sử dụng giọng nói tích cực. Khi mô tả một tình huống hoặc khi đưa ra yêu cầu, hãy chắc chắn sử dụng giọng nói chủ động thay vì giọng nói thụ động. Nguy cơ của bạn là mơ hồ hoặc không cá nhân, nếu được thể hiện bằng giọng nói thụ động. Ngoài ra, giọng nói chủ động đơn giản hơn và đi thẳng vào vấn đề. Đây là hai ví dụ.
   • Cách thụ động: "Kính râm của bạn không được thiết kế hoặc sản xuất với tâm thế mạnh. "
   • Cách chủ động: "Công ty của bạn thiết kế và sản xuất kính râm mà không chú ý đến sức mạnh của họ. "

5. 
   

   
   Hãy thư giãn nếu cần thiết. Thư được người này viết cho người khác. Tránh các chữ cái tiêu chuẩn càng nhiều càng tốt, bởi vì bạn sẽ không thể xây dựng mối quan hệ với ai đó bằng cách gửi cho họ một bức thư rập khuôn. Tuy nhiên, tránh các biểu thức thông tục hoặc tiếng lóng, chẳng hạn như "phải nói" cho "phải được thừa nhận" hoặc "tiền" cho "tiền". Giữ một phong cách chuyên nghiệp, nhưng thân thiện và thân thiện.
   • Nếu bạn biết người nhận rất rõ, có thể bao gồm một công thức tử tế để thể hiện lời chào của bạn.
   • Sử dụng ý thức chung để xác định các khía cạnh của tính cách của bạn mà bạn sẽ tiết lộ. Đôi khi một chút hài hước thực sự làm cho một mối quan hệ kinh doanh dễ dàng hơn, nhưng hãy cẩn thận trước khi kể một giai thoại.

6. 
   

   
   Hãy lịch sự. Bạn phải, ngay cả khi bạn viết đơn khiếu nại hoặc thư khiếu nại. Kiểm tra vị trí của người nhận và đề nghị anh ta, với giọng điệu dễ chịu và thân thiện, để làm những gì bạn có thể trong giới hạn hợp lý.
   • Ví dụ, một khiếu nại bất lịch sự có thể được viết như sau: "Tôi nghĩ rằng kính râm của bạn quá kém đến nỗi tôi quyết định không mua thêm nữa. Mặt khác, một tuyên bố lịch sự sẽ như thế này: "Tôi thất vọng với kính râm của bạn và tôi quyết định dự trữ với các nhà cung cấp khác trong tương lai. "

7. 
   

   
   Sử dụng một trang thứ hai ở tiêu đề cho các trang bổ sung của bạn. Phần lớn các thư kinh doanh phải đủ ngắn gọn để phù hợp trên một trang. Nhưng nếu thư của bạn dài hơn, chẳng hạn như hợp đồng hoặc kết luận pháp lý, bạn có thể cần thêm trang. Sử dụng một trang thứ hai tiêu đề, được làm bằng giấy giống như trang đầu tiên, nhưng thường có địa chỉ viết tắt.
   • Viết số trang trên trang thứ hai và tiếp theo ở đầu trang. Bạn cũng có thể bao gồm tên của người nhận và ngày.

8. 
   

   
   Buộc tất cả mọi thứ. Trong đoạn cuối, tóm tắt các điểm mà bạn đã giải quyết trong phần thân của bức thư và nêu rõ kế hoạch hành động của bạn hoặc những gì bạn mong đợi từ người nhận. Đề nghị anh ấy liên lạc với bạn nếu anh ấy có bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào để bày tỏ. Cảm ơn người nhận đã chú ý đến bức thư hoặc câu hỏi đang xem xét.

Phần 3 Kết thúc bức thư

1. 
   

   
   Chọn một hình thức lịch sự. Trong kết luận, như trong các hình thức kháng cáo, đó là thể hiện sự tôn trọng và hình thức. Bạn có thể chọn, mà không có nguy cơ lừa dối chính mình, một công thức như: "làm ơn tin (Ngài) để đảm bảo sự cân nhắc phân biệt của tôi" hoặc "Tôi cầu xin bạn bày tỏ (thưa ông) biểu lộ cảm xúc tận tụy của tôi. Tương tự, nếu đó là một email, hãy cân nhắc sử dụng các cụm từ như "thân ái", "trân trọng" hoặc "chân thành", ít trang trọng hơn, nhưng có thể chấp nhận được.

2. 
   

   
   Ký tên. Nhảy khoảng bốn dòng trước khi ký chữ ký của bạn. In thư của bạn trước khi ký tên. Tốt hơn là sử dụng mực xanh hoặc đen. Nếu bạn gửi thư của bạn qua email, hãy quét chữ ký của bạn và đặt hình ảnh vào phần thích hợp của bức thư.
   • Nếu bạn ký tên thay cho người khác, hãy viết "p. p. : »Trước chữ ký của bạn. Đây là tên viết tắt của cụm từ "by proxy", có nghĩa là "thay vì" hoặc "trong tên của".

3. 
   

   
   Nhập tên của bạn và thông tin liên lạc Theo chữ ký của bạn, nhập tên, tiêu đề, số điện thoại, địa chỉ email hoặc thông tin liên lạc áp dụng khác. Viết mỗi mục trên một dòng độc lập.

4. 
   

   
   Thêm tên viết tắt của người đánh máy. Nếu bức thư được gõ bởi một người khác không phải tác giả, bạn có thể thêm tên viết tắt của người đó dưới phần chữ ký. Đôi khi, một số công ty yêu cầu bao gồm tên viết tắt của tác giả của bức thư để tìm thấy dễ dàng hơn những người tham gia phát triển bức thư.
   • Nếu bạn chỉ tìm thấy tên viết tắt của người đánh máy, hãy viết chúng bằng chữ thường, ví dụ: mj.
   • Nếu bạn bao gồm các tác giả, hãy sử dụng chữ in hoa trong khi giữ chữ cái đầu của người đánh máy bằng chữ thường, ví dụ: RW: mj. Có thể tách hai chữ cái đầu bằng một dấu gạch chéo, ví dụ: MW / mj.

5. 
   

   
   Chỉ ra các tệp đính kèm. Nếu bạn đã đính kèm các phần vào thư của mình, hãy viết bản chất của các phần này, một vài dòng dưới tọa độ của bạn, chỉ định số lượng và loại phần. Ví dụ: viết: "Tệp đính kèm (2): một mẫu đơn, một tập tài liệu".
   • Bạn cũng có thể viết tắt cụm từ "Tệp đính kèm" bằng cách viết "P. j".

6. 
   

   
   Nhập tên của người nhận. Nếu bạn gửi một bản sao của bức thư cho người khác, bạn phải đề cập đến nó trong thư bằng cách viết "cc" viết tắt dưới dòng "Tệp đính kèm", theo sau là tên và tiêu đề của người đó. Chữ viết tắt này có nghĩa là "bản sao lịch sự". Nó cũng là tên viết tắt của cụm từ "bản sao thật", khi các chữ cái được gõ bằng giấy carbon.
   • Ví dụ: viết: "cc: Marie Martin, Giám đốc tiếp thị".
   • Nếu bạn thêm nhiều hơn một tên, hãy xếp hàng tên thứ hai dưới tên đầu tiên nhưng không có "cc:"

Phần 4 Hoàn thành bức thư

1. 
   

   
   Sửa chữ. Bố cục là một yếu tố quan trọng để phản ánh tính chuyên nghiệp của bạn. Nhưng, bạn phải sửa chữa sai lầm của mình để chứng minh cho người nhận rằng bạn có khả năng và có trách nhiệm. Chạy kiểm tra chính tả của phần mềm xử lý điện tử của bạn, nhưng cũng đọc thư của bạn một cách cẩn thận trước khi gửi nó.
   • Kiểm tra xem bức thư có rõ ràng và súc tích không. Có đoạn nào chứa nhiều hơn ba hoặc bốn câu không? Nếu đây là trường hợp, hãy thử loại bỏ các câu không cần thiết.
   • Nếu bức thư là cực kỳ quan trọng, hãy xem xét yêu cầu một trong những người bạn hoặc đồng nghiệp của bạn đọc nó cho bạn. Đôi khi một cái nhìn mới mẻ có thể phát hiện ra những sai lầm hoặc sai lầm mà bạn có thể không nhận thấy.

2. 
   

   
   Đừng cào thư của bạn. Nếu bạn có nhiều trang, đừng ghim chúng. Nếu bạn muốn giữ các trang của mình theo thứ tự, bạn có thể đính kèm chúng bằng một kẹp giấy bên trái trên cùng.

3. 
   

   
   Gửi thư. Nếu bạn gửi thư bằng thư, hãy sử dụng một phong bì thương mại. Nếu có thể, hãy lấy một phong bì mang logo công ty. Ghi lại đúng địa chỉ của người gửi và người nhận. Gấp chữ cái làm đôi, để người nhận đầu tiên mở nắp trên cùng và sau đó là nắp dưới. Hãy chắc chắn rằng bạn nhận được đủ thư của bạn trước khi gửi nó.
   • Nếu bạn cảm thấy rằng văn bản của bạn lộn xộn và không phản ánh năng lực chuyên môn của bạn, hãy nhập địa chỉ bằng phần mềm xử lý e-mail của bạn và in chúng trên phong bì bằng máy in của bạn.
   • Nếu bức thư là cực kỳ quan trọng hoặc khẩn cấp, hãy xem xét việc gửi nó bởi một dịch vụ.
   • Nếu bạn muốn gửi nó qua email, hãy chuyển đổi nó thành định dạng "HTML" hoặc PDF để giữ định dạng. Tuy nhiên, tốt nhất là gửi thư in trên giấy.