NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Viết thư cá nhân
• Phần 2 Viết thư kinh doanh
• Phần 3 Viết thư xin việc

Trong bài viết này: Viết một lá thư cá nhânReduce một lá thư kinh doanhReduce một thư xin việc19 Tài liệu tham khảo

Một lá thư được viết tốt từ đầu có nhiều khả năng mang lại ấn tượng tốt cho người nhận của bạn. Nếu bạn đang chuẩn bị viết một lá thư cá nhân, kinh doanh hoặc động lực, bạn có thể gặp khó khăn trong việc điền vào dòng đầu và dòng đầu tiên. Nếu bạn muốn biết định dạng phù hợp hoặc nếu bạn muốn biết cách tốt nhất để bắt đầu giới thiệu một lá thư, có những nguyên tắc và chiến lược cụ thể mà bạn có thể sử dụng.

giai đoạn

Phần 1 Viết thư cá nhân

1. Viết địa chỉ của bạn. Đối với một lá thư cá nhân, đặt địa chỉ của bạn ở đầu trang và xếp nó sang bên trái. Điều này sẽ cho phép người nhận trả lời bạn dễ dàng vì anh ta sẽ không phải tìm kiếm địa chỉ của bạn hoặc giữ phong bì để viết cho bạn.
   • Bạn không cần thêm tên của bạn vào địa chỉ. Chỉ cần đặt địa chỉ đường phố hoặc hộp PO của bạn trên dòng đầu tiên, sau đó thành phố, tiểu bang và mã bưu chính của bạn trên dòng tiếp theo.

2. 
   

   
   Viết ngày sau địa chỉ của bạn. Điều quan trọng là phải đặt một ngày để phóng viên của bạn biết khi bạn viết thư. Điều này cũng có thể hữu ích cho phóng viên của bạn nếu anh ta muốn giữ các thư anh ta nhận được và sắp xếp chúng theo ngày. Nhập ngày trên dòng theo địa chỉ của bạn.
   • Đối với định dạng, đầu tiên đặt ngày, tháng và sau đó năm. Ví dụ: "ngày 22 tháng 4 năm 2016".

3. 
   

   
   
   
   Đặt địa chỉ của phóng viên của bạn. Sau đó, bạn sẽ phải bỏ qua một dòng và viết ở bên phải trang của bạn. Bạn phải luôn luôn sử dụng lời chào "Kính gửi" để bắt đầu. Viết ngay sau đó tên của người nhận của bạn sau đó đặt dấu phẩy.
   • Hãy suy nghĩ về cách bạn thường gọi phóng viên của bạn. Dưới đây là một số ví dụ: "Kính gửi Stephanie", "Bà thân mến" hoặc "Kính gửi ông Thompson".

4. 
   

   
   Đặt một câu hỏi. Đối với một lá thư cá nhân cho một người bạn hoặc thành viên gia đình, cách tiếp cận phổ biến là bắt đầu bằng cách đặt câu hỏi. Bạn có thể bắt đầu bằng cách thể hiện sự quan tâm đến những gì người đối thoại của bạn đang làm hoặc hỏi anh ấy làm thế nào.
   • Dưới đây là một số ví dụ về những gì bạn có thể nói: "Bạn có khỏe không? "Bạn nghĩ gì về trường học mới của bạn? "Bạn có cảm thấy tốt hơn không? "

5. 
   

   
   
   
   Thể hiện sự quan tâm của bạn đối với một cái gì đó mà người đối thoại của bạn đã nói hoặc đã làm. Một cách hiệu quả khác để bắt đầu một lá thư cá nhân là bắt đầu bằng cách bày tỏ sự quan tâm của bạn về điều mà người nhận của bạn đã nói trong lá thư cuối cùng của họ, chẳng hạn như một thành công gần đây, một kỳ nghỉ tuyệt vời mà họ đã gặp phải, hoặc một trở ngại mà họ gặp phải.
   • Ví dụ, bạn có thể bắt đầu thư của mình bằng cách nói: "Chúc mừng giải thưởng của bạn". "Có vẻ như kỳ nghỉ của bạn thực sự rất vui." "Tôi rất tiếc vì bạn đã phải trải qua thời gian khó khăn như vậy ở trường. "

Phần 2 Viết thư kinh doanh

1. 
   

   
   Viết địa chỉ của bạn. Địa chỉ gửi thư đầy đủ của bạn phải xuất hiện ở đầu thư của bạn. Đừng viết tên của bạn trước địa chỉ. Tuy nhiên, bạn có thể viết địa chỉ email và / hoặc số điện thoại dưới địa chỉ gửi thư nếu bạn muốn.
   • Viết địa chỉ của bạn ở bên trái của tờ của bạn.

2. 
   

   
   Đặt ngày. Sau khi viết địa chỉ của bạn hoặc sau khi đưa bất kỳ thông tin nào khác vào thông tin liên lạc của bạn, hãy bỏ qua một dòng và viết ngày. Viết ngày đầy đủ bằng cách đặt ngày, tháng và năm.
   • Ví dụ: "ngày 22 tháng 4 năm 2016".

3. 
   

   
   Đặt địa chỉ của phóng viên thư của bạn ở bên phải của tờ của bạn. Viết tên và địa chỉ đầy đủ của phóng viên ở bên trái của tờ. Viết địa chỉ sau ngày với khoảng trắng ngăn cách hai.
   • Bỏ qua một dòng nữa sau khi đặt địa chỉ của bạn. Lời chào của bạn ("Kính gửi ___" hoặc "Gửi cho ai đúng") nên được đặt ở dòng tiếp theo.

4. 
   

   
   Xác định xem lời chào "Kính gửi" có phù hợp trong hình nón của bạn không. Bắt đầu viết thư với công thức này là một phương pháp tiêu chuẩn, nhưng lời chào này có thể không phải lúc nào cũng phù hợp. Ví dụ, công thức này có vẻ quá cá nhân đối với thư khiếu nại hoặc thư kinh doanh.
   • Xem xét người bạn đang viết và xác định xem việc giới thiệu bức thư với "Kính gửi" sẽ hay không đạt được mục tiêu của bạn. Nếu bạn đang hy vọng hiểu rõ hơn về người nhận, như liên kết với người đó trong một dự án, thì từ ngữ đó có lẽ phù hợp.
   • Nếu bạn cảm thấy khó khăn khi làm theo công thức này, bạn có thể loại bỏ nó và bắt đầu bằng cách viết tiêu đề và tên của người nhận. Ví dụ: bạn có thể giới thiệu thư của mình với "Mr. Smith", sau đó tiếp tục với một câu giới thiệu.
   • "Đối với ai là đúng" là một cách khác, nhưng công thức này xa vời và nghiêm trọng hơn so với lời chào "Kính gửi". Chỉ sử dụng cụm từ giới thiệu này nếu bạn không biết tên người nhận.

5. 
   

   
   Hãy suy nghĩ về cách bạn sẽ giải quyết người nhận của bạn. Trước khi mô tả tên của người nhận, hãy dành một chút thời gian để xác định cách tốt nhất để nói chuyện với anh ấy. Trong nhiều trường hợp, thư kinh doanh phải giải quyết người nhận theo cách chính thức hơn, chẳng hạn như tiêu đề của người đó. Bạn cũng có thể suy nghĩ về cách người đó đến với bạn trong những lá thư cũ của anh ấy và xem xét mối quan hệ của bạn.
   • Xem xét tiêu đề và vị trí của người . Nếu người nhận của bạn có một chức danh hoặc chiếm một vị trí cụ thể, bạn có thể bắt đầu công việc kinh doanh của mình với điều này: "Kính gửi Tiến sĩ Jones". Nếu anh ta là một tướng quân đội, bạn phải bắt đầu bức thư của mình bằng: "Kính gửi Tướng Wilson". Bạn cũng nên gọi những người có bằng bác sĩ với "Tiến sĩ".
   • Đọc thư bạn đang trả lời. Nếu bạn viết một lá thư để trả lời người khác, hãy thử xem người nhận của bạn đã đến với bạn như thế nào để xác định từ ngữ nào sẽ sử dụng. Ví dụ: nếu thư bạn nhận được bắt đầu bằng "Kính gửi ông Johnson", bạn nên bắt đầu thư của mình bằng "Kính gửi ông ____".
   • Hãy suy nghĩ về loại mối quan hệ ràng buộc bạn với người nhận. Bạn phải xem xét mối quan hệ ràng buộc bạn với người nhận trước khi trả lời thư của anh ấy. Bạn có chia sẻ cùng họ không? Bạn có thường sử dụng một tiêu đề cụ thể khi bạn nói chuyện với anh ấy? Hãy nhớ rằng ngay cả khi bạn gọi người đó bằng tên của anh ấy trong quá khứ, điều này có thể rất không chính thức trong một lá thư chuyên nghiệp. Nếu bạn có nghi ngờ, hãy cẩn thận và giải quyết người đó một cách chính thức, ví dụ bằng cách viết Ông, Bà, Tiến sĩ, v.v.

6. 
   

   
   Chọn một tông màu dễ chịu. Bất kể nội dung của bạn là gì, tốt nhất là giữ một giọng điệu dễ chịu để khơi dậy sự quan tâm của người nhận. Ngay cả khi bạn đang viết thư khiếu nại hoặc bất kỳ loại sai lầm nào khác, đừng bao giờ bắt đầu nói điều gì đó thô lỗ hoặc đưa ra yêu cầu. Thay vào đó, hãy gửi cho anh ấy những lời chúc tốt đẹp nhất của bạn hoặc chúc mừng anh ấy đã làm điều gì đó.
   • Ví dụ, để trông thân thiện ngay từ đầu, bạn có thể thử một trong hai cụm từ sau: "Tôi hy vọng bạn đang làm tốt" "Xin chúc mừng chân thành về quảng cáo của bạn".

7. 
   

   
   Nêu mục đích của tên lửa của bạn. Mặc dù điều quan trọng là bắt đầu một lá thư kinh doanh với giọng điệu thân thiện, nhưng điều quan trọng là bạn phải đi thẳng vào vấn đề và nói những gì bạn đang viết. Bạn có thể biết lý do cho bức thư của mình bằng cách sử dụng một công thức đơn giản và đơn giản bắt đầu bằng điều này: "Tôi viết thư này cho bạn bởi vì / cho. "
   • Bạn có thể tùy chỉnh giới thiệu này cho các mục đích sử dụng khác nhau. Ví dụ: bạn có thể bắt đầu bằng một trong những cụm từ sau: "Tôi viết thư này cho bạn vì lợi ích chung của chúng tôi" "Tôi viết thư này để đưa ra yêu cầu" "Tôi viết thư này để đề xuất hợp tác giữa các công ty của chúng tôi. "

Phần 3 Viết thư xin việc

1. 
   

   
   Sử dụng định dạng tương tự như một lá thư chuyên nghiệp. Khi bạn viết loại thư này, bạn có thể sử dụng các phương pháp tương tự được sử dụng cho một lá thư chuyên nghiệp.
   • Đặt địa chỉ của bạn ở đầu trang và căn trái. Đừng đặt tên của bạn, chỉ địa chỉ của bạn.
   • Thêm một địa chỉ email, địa chỉ trang web cá nhân và số điện thoại của bạn vào dòng tiếp theo.
   • Nhảy một dòng.
   • Đặt ngày với ngày đầu tiên: "22 tháng 4 năm 2016".
   • Nhảy một dòng khác.
   • Thêm lời chào của bạn: "Gửi ___ thân mến" hoặc "Gửi đến ai có thể,".

2. 
   

   
   Tóm tắt những thành công của bạn. Việc bắt đầu một thư xin việc bằng một câu đơn giản như "Tôi đang viết để áp dụng cho vị trí của __" là điều bình thường. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tạo ra một chút khác biệt trong phần giới thiệu của mình, hãy thử làm một bản tóm tắt nhỏ về những thành tựu tốt nhất của bạn. Cung cấp một bản tóm tắt về tất cả mọi thứ bạn đã đạt được có thể thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng và tăng cơ hội nhận được một cuộc phỏng vấn.
   • Ví dụ: bạn có thể sử dụng loại câu này vào đầu thư: "Năm năm qua, tôi đã tăng gấp đôi doanh số của mình và mở rộng kinh doanh tại ba khu vực của đất nước. Bạn có thể nói thêm một chút về kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, đào tạo cụ thể mà bạn đã thực hiện và các bằng cấp khác mà công việc yêu cầu và bạn có.

3. 
   

   
   Thể hiện sự nhiệt tình của bạn. Thể hiện niềm vui của bạn thông qua bức thư có thể tăng cơ hội nhận được một cuộc phỏng vấn. Sự cống hiến của bạn có thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.
   • Bạn có thể nói điều gì đó như thế này: "Tôi rất phấn khích khi thấy lời mời làm việc này bởi vì tôi luôn là một người rất ngưỡng mộ công ty của bạn." Sau này bạn có thể giải thích những gì bạn thích trong công ty, tại sao bạn lại đam mê công việc của bạn và tại sao bạn là ứng viên lý tưởng cho công việc này.

4. 
   

   
   Bao gồm các từ khóa quan trọng để thư. Các từ khóa có thể hữu ích nếu bạn biết rằng bạn sẽ phải đối mặt với một số lượng lớn người có công việc đang được đề cập đến. Sử dụng từ khóa trong thư của bạn có thể làm tăng cơ hội ứng dụng của bạn thành công, đặc biệt nếu chúng phù hợp với vị trí.
   • Nó có thể là những từ xuất hiện nhiều lần trong lời mời làm việc, bao gồm kiến ​​thức hoặc kinh nghiệm cụ thể. Ví dụ: bạn có thể bắt đầu thư xin việc bằng loại từ ngữ này: "Trong năm năm làm quản lý bán hàng, tôi đã thuyết trình thường xuyên, phát triển một số chiến lược bán hàng tuyệt vời và viết một số kịch bản bán hàng cho nhân viên của tôi. "
   • Bạn cũng có thể đề cập đến tên của những người đã chuyển hướng bạn đến vị trí này. Điều này có thể thu hút sự chú ý của người quản lý tuyển dụng và đảm bảo bảo trì. Ví dụ, bạn có thể viết điều này: "Tôi đã nghe về bài đăng này từ giám đốc bộ phận của chúng tôi: Tiến sĩ Smith. "

lời khuyên

• Thư cá nhân có thể miễn là bạn muốn. Tuy nhiên, nếu đó là một ứng dụng công việc hoặc một trận đấu kinh doanh, hãy giữ thư của bạn càng ngắn gọn và chính xác càng tốt. Bạn sẽ có thể thể hiện bản thân chỉ trên một trang cho loại tên lửa này.