NộI Dung

• Các bước

Tất cả chúng ta đều biết rằng có tổ chức trong công việc là quan trọng; dù vậy, đây là một cuộc chiến không hồi kết đối với nhiều người. Bạn có tin hay không, việc duy trì tổ chức không phải là một nhiệm vụ khó khăn như người ta vẫn tưởng. Một số thay đổi nhanh chóng trong thói quen và các giải pháp đang thực hiện có thể giúp quá trình này dễ dàng hơn bạn nghĩ.

Các bước

Phương pháp 1 trong 4: Quản lý không gian và thời gian của bạn

1. 

   Giám sát các hoạt động của bạn. Trong vài ngày, hãy ghi lại một số hoạt động của bạn vào nhật ký. Điều này sẽ giúp bạn thấy chính xác những gì bạn làm mà thậm chí không nhận ra nó, và bạn sẽ có cảm giác ban đầu về những thất bại trong tổ chức và năng suất của mình. Ngoài ra, bạn nên thực hiện bài tập này với mục tiêu tổng thể của mình. Thông qua nhật ký hoạt động, bạn sẽ có thể thấy những nhiệm vụ nào có thể lãng phí thời gian của bạn và những nhiệm vụ nào có thể đóng góp vào mục tiêu của bạn.

2. 

   
   
   Xác định lịch trình năng suất cao của bạn. Một số người làm việc hiệu quả vào buổi sáng, trong khi những người khác ghét ý tưởng dậy sớm. Bạn có thể đã biết về những phần trong ngày giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Bất kể sở thích của bạn là gì - buổi tối, buổi sáng, giờ ăn trưa hay ngay trước hoặc sau "giờ cao điểm" -, hãy tận dụng những khoảng thời gian này để tối đa hóa năng suất của bạn.

3. 

   
   
   Ưu tiên nhiệm vụ của bạn. Chúng ta đều biết rằng một số nhiệm vụ quan trọng hơn những nhiệm vụ khác; tuy nhiên, không phải lúc nào chúng tôi cũng dành sự ưu tiên thỏa đáng cho họ. Ví dụ: phát triển một hệ thống phân loại nhiệm vụ thông qua lời nhắc bao gồm các nhãn hiệu như cờ hoặc dấu sao với tính trung thực và linh hoạt. Giữ những lời nhắc này gần máy tính hoặc bàn làm việc của bạn, cho dù ảo hay thực. Dành nhiều thời gian và năng lượng hơn cho các mục ưu tiên hàng đầu trong danh sách. Ví dụ có thể bao gồm các nhiệm vụ có thời hạn ngắn, chẳng hạn như những việc bạn phải giao vào cuối ngày hoặc ngày hôm sau. Bạn cũng có thể ưu tiên phản hồi cho khách hàng, sếp hoặc những người khác, những người chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh. Và, nếu bạn không chắc chắn về mức độ nhạy cảm hoặc quan trọng của một nhiệm vụ, bạn nên hỏi.

4. 

   
   
   Hoàn thành các nhiệm vụ nhanh chóng ngay lập tức. Không phải tất cả các nhiệm vụ đều cần được ưu tiên và lên lịch trong một thời gian cụ thể. Lập kế hoạch hoặc lên lịch cho một số trong số chúng có thể mất nhiều thời gian như việc hoàn thành chúng. Nếu vậy, và bạn có thể hoàn thành các nhiệm vụ này ngay lập tức, hãy tận hưởng! Đối phó với những trở ngại theo cách này cũng sẽ giúp bạn tránh được sự trì hoãn.

5. 

   Quản lý lộn xộn và vật liệu làm việc. Bàn của chúng tôi dễ dàng di chuyển từ cảnh hỗn loạn sang cảnh tàn phá đáng xem trong phim - điều này gây khó khăn cho việc tổ chức. Một số người thậm chí hoạt động theo chính sách làm sạch nghiêm ngặt. Mặc dù chúng không cần thiết nhưng hãy thực hiện một số bước để làm sạch máy trạm của bạn.
   • Tiếp tục đơn đặt hàng. Vứt rác và lưu trữ có hệ thống các tài liệu bạn cần. Dọn dẹp sự lộn xộn bất cứ khi nào có thể: trong thời gian giải lao hoặc giữa các nhiệm vụ.
   • Làm sạch bụi bẩn mà bạn tạo ra ngay lập tức. Vì vậy, bạn sẽ không phải lo lắng về việc dọn dẹp sau này. Hơn nữa, điều này sẽ ngăn chặn tình trạng rối loạn hiện tại vẫn còn trên bàn của bạn trong tương lai.
   • Giữ các nguồn cung cấp bạn cần trong tầm tay của bạn. Rõ ràng, không phải mọi thứ xung quanh bạn đều là dấu hiệu của sự rối loạn. Có sẵn các công cụ bạn sử dụng giúp tiết kiệm thời gian và tận dụng tốt không gian quý giá của bạn.

6. 

   Lên lịch thời gian cho các hoạt động và cuộc hẹn. Một số người chỉ lên lịch cuộc họp, nhưng không lập danh sách các hoạt động cần thiết. Lên lịch cho các công việc quan trọng nhất, cũng như các cuộc hẹn, có thể hữu ích. Bạn cũng có thể "nhóm" các nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ: chỉ lên lịch họp vào thứ Ba và thứ Năm. Ngoài ra, hãy giữ thời gian rảnh trên lịch của bạn để dành thời gian sáng tạo cho bản thân hoặc để sắp xếp các sự kiện bất ngờ.
   • Sử dụng chương trình làm việc và lịch. Các công cụ này có thể là giấy hoặc ảo, ở dạng ứng dụng như iCalendar và Google Hiện hành.
   • Tách các hoạt động của bạn thành các danh mục. Việc phân loại hoặc phân tách các hoạt động theo màu sắc có thể cung cấp cho bạn lời nhắc trực quan nhanh chóng về những điều quan trọng. Các danh mục này có thể bao gồm, ví dụ: thư từ, dự án, sự kiện, cuộc họp, thảo luận và thậm chí cả thời gian giải lao hoặc thời gian cho các bài tập thể chất.
   • Tối ưu hóa công nghệ của bạn. Lịch ảo và nền tảng email, chẳng hạn như Outlook, có thể kết hợp danh sách việc cần làm, danh bạ và địa chỉ của bạn. Điều này không chỉ làm cho mọi thứ hiệu quả hơn mà còn tối ưu hóa quá trình suy nghĩ của bạn.
   • Bất cứ khi nào có thể, hãy giao nhiệm vụ. Với cường độ làm việc trong ngày, bạn rất dễ quên rằng mình không cần phải làm mọi thứ một mình. Giao nhiệm vụ cho trợ lý hoặc, nếu bạn đặc biệt sa lầy vào việc nhà, hãy nhờ đồng nghiệp giúp đỡ và giúp đỡ bạn trong một số nhiệm vụ nhất định. Bạn có thể thưởng cho họ khi mọi thứ bình tĩnh hơn.

Phương pháp 2/4: Quản lý email của bạn một cách có hệ thống

1. 

   Kiểm tra email của bạn vào thời gian đã lên lịch. Không phải ai cũng cần chú ý đến hộp thư đến của mình, vì nhiều thư nhận được không quá gấp gáp. Nếu bạn làm việc ở một vị trí không yêu cầu trả lời email ngay lập tức, hãy kiểm tra hộp thư đến của bạn vào thời gian đã lên lịch - khoảng ba hoặc bốn lần một ngày.

2. 

   Lưu trữ email. Tận dụng các thư mục và nhãn thay vì để thư chồng chất trong hộp thư đến của bạn. Outlook có các thư mục và thư mục con, trong khi Gmail có nhãn và một số hộp thư đến riêng biệt. Ví dụ: nếu bạn là nhà báo, các thư mục của bạn có thể được gọi là "Báo cáo hiện tại", "Báo cáo tương lai", "Báo cáo cũ", "Phỏng vấn & nguồn" và "Câu chuyện & ý tưởng".
   • Xóa và lưu trữ. Lưu trữ thư cũ và quan trọng và xóa phần còn lại. Trong ví dụ trên, thư mục "Báo cáo cũ" đóng vai trò là tệp của nhà báo. Khi bạn bắt đầu xóa các thư email cũ, bạn sẽ ngạc nhiên về số lượng mục vào thùng rác và có bao nhiêu mục được lưu trữ. Một số người cũng thích để hộp thư đến của họ trống - không để lại một thư nào chưa đọc (hoặc không để lại bất kỳ thư nào trong hộp thư đến của họ). Ngoài việc sử dụng các thư mục và nhãn, bạn có thể làm trống hộp bằng chức năng "Lưu trữ", xóa các email cũ trong thời gian giải lao tại nơi làm việc hoặc sử dụng các ứng dụng tổ chức tài khoản.

3. 

   Bất cứ khi nào hiệu quả nhất, hãy sử dụng các hình thức giao tiếp khác. Đôi khi, một cuộc gọi điện thoại đơn giản có thể giải quyết một vấn đề yêu cầu trao đổi mười email. Nếu vậy, hãy gọi cho người đó! Nếu bạn biết rằng việc trao đổi email sẽ tạo ra một cuộc thảo luận hoặc liên quan đến nhiều tin nhắn, tốt nhất bạn nên nói chuyện qua điện thoại. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể nhận được nhiều thông tin chi tiết hơn, đồng thời tránh được việc thảo luận dài dòng qua tin nhắn điện tử. Bạn thậm chí có thể gửi email cho đồng nghiệp và nói điều gì đó như "Tôi có rất nhiều câu hỏi cho bạn về chủ đề này. Có lẽ chúng ta nên nói chuyện với nhau. Tôi có thể gọi cho bạn sau năm phút được không?"

4. 

   Hạn chế gián đoạn. Mặc dù thời gian nghỉ ngơi chiến lược là hữu ích, nhưng gián đoạn trong giờ làm việc thì không. Chúng có thể làm bạn chậm lại, phá vỡ nhịp độ làm việc và khiến bạn mất cách suy nghĩ. Vì vậy, hãy cố gắng sử dụng tin nhắn bằng văn bản và giọng nói đặc biệt khi bạn biết mình quá bận. Những công cụ này không phải chỉ được sử dụng khi bạn không ở văn phòng; chúng có thể được sử dụng khi bạn sa lầy vào các nhiệm vụ. Nhiều người cũng sử dụng chính sách "mở cửa" - nhưng bạn không nhất thiết phải để phòng luôn mở. Bạn thậm chí có thể để lại một lời nhắn thân thiện ở cửa, nói điều gì đó như "Tôi đang thực hiện một cuộc gọi" hoặc "Tôi đang bận. Vui lòng quay lại sau hoặc gửi email".

5. 

   Sử dụng các dịch vụ của "đám mây". Dịch vụ đám mây (còn được gọi là "điện toán đám mây") có thể được xem xét, vì nó rẻ hơn, có thể mở rộng, hiệu quả và dễ dàng cập nhật. Nội dung được cung cấp bởi những đám mây này có thể đặc biệt hữu ích, vì bạn có thể truy cập nó trên nhiều thiết bị khác nhau: máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh, v.v. Lưu trữ đám mây cũng đóng vai trò là cách chính hoặc phụ để tạo bản sao lưu kỹ thuật số. Tham khảo ý kiến ​​của người chịu trách nhiệm về CNTT hoặc phần mềm tại nơi làm việc của bạn. Bạn có thể đã có một lượng không gian trống trên mây (hoặc thậm chí bạn có thể mua dung lượng đó với khoản phí nhỏ hàng năm).

6. 

   Sử dụng yêu thích internet. Các trình duyệt tốt nhất giúp bạn có thể đánh dấu trang - khi bạn lưu và sắp xếp các địa chỉ email mà bạn truy cập thường xuyên để truy cập dễ dàng và nhanh chóng. Hãy tận dụng chúng, để bạn không quên các trang web quan trọng chứa tin tức hoặc thông tin ngành.

Phương pháp 3/4: Tận dụng thời gian

1. 

   Tránh thực hành nhiều nhiệm vụ đồng thời. Về vấn đề này, hầu hết các chuyên gia đều có ý kiến ​​tương tự. Mặc dù có vẻ nhanh và mát mẻ trên TV, nhưng việc thực hiện đồng thời một số tác vụ ("đa nhiệm" hoặc "đa nhiệm") không hiệu quả và có thể làm giảm hiệu quả tổ chức của bạn. Chọn dành toàn bộ sự chú ý của bạn cho một nhiệm vụ tại một thời điểm; hoàn thành nó và chuyển sang mục tiếp theo trong danh sách.

2. 

   Tạo lịch biểu hoặc lịch làm việc cho chính bạn. May mắn thay, hầu hết các công việc không yêu cầu bạn phải lên lịch cụ thể cho mọi thứ trong ngày. Tuy nhiên, giữ một lịch trình cơ bản về các điểm nổi bật cũng như các sự kiện và nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày có thể hữu ích.
   • Đặt giới hạn thời gian cho các hoạt động nhất định. Một số nhiệm vụ không yêu cầu những giới hạn này, nhưng những tác vụ khác phải có thông số thời gian để bạn cải thiện năng suất của mình. Hãy nghĩ về các hoạt động hàng ngày có xu hướng kéo dài hơn bình thường - và đưa ra thời hạn cụ thể cho chúng trong tương lai.
   • Dành thêm thời gian cho các hoạt động khác. Một số hoạt động - như bạn có thể đã học được từ kinh nghiệm - có xu hướng đòi hỏi nhiều thời gian hơn dự kiến; tuy nhiên, đây không hẳn là một điều xấu. Ví dụ, dành thời gian dư thừa trước và sau để thực hiện các loại nhiệm vụ này (và đặc biệt là cho các sự kiện và cuộc họp quan trọng).

3. 

   Sử dụng ứng dụng đồng hồ bấm giờ, đồng hồ bấm giờ vật lý hoặc báo thức. Những công cụ này có thể hiệu quả khi được sử dụng ít. Một số người thích đặt báo thức của họ trước 10, 15 hoặc 30 phút để nhận được cảnh báo trước và chuẩn bị cho một hoạt động. Bạn cũng có thể sử dụng lời nhắc.

4. 

   Tránh trì hoãn các hoạt động của bạn. Hãy tự hỏi bản thân xem liệu việc trì hoãn này có thực sự cần thiết không, hay đó chỉ là một ví dụ về sự trì hoãn. Nếu bạn nghĩ rằng bạn đang trì hoãn, đừng trì hoãn nhiệm vụ - hãy hoàn thành nó ngay lập tức! Tuy nhiên, khi không thể tránh khỏi việc hoãn một hoạt động, hãy ghi nhớ thời điểm mà bạn đã làm gián đoạn hoạt động đó và đặt thời gian cụ thể khác để hoàn thành nó. Một lựa chọn khác là lập một kế hoạch dự phòng. Ví dụ: nếu bạn phải hủy cuộc họp trực tiếp, bạn có thể thực hiện cuộc gọi (qua âm thanh và / hoặc video) với người đó.

Phương pháp 4/4: Chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thần của bạn

1. 

   Nghỉ giải lao. Điều quan trọng là phải có thời gian nghỉ ngơi về tinh thần để bạn luôn khỏe mạnh và làm việc hiệu quả. Chúng ta có xu hướng chìm đắm trong công việc đến mức đôi khi chúng ta không nghỉ giải lao - điều đó rất cần thiết. Những khoảng thời gian nghỉ ngơi này mang lại cho chúng ta thời gian nghỉ ngơi cần thiết và cải thiện năng suất của mình, nhưng chúng cũng cho phép chúng ta lùi lại và tự hỏi bản thân xem chúng ta có đang sử dụng thời gian hiệu quả nhất có thể hay không.

2. 

   Ngủ tốt hơn. Nếu ngủ không ngon giấc, chúng ta có thể bị choáng váng, mệt mỏi hoặc bơ phờ vào ngày hôm sau, điều này có thể làm giảm hiệu quả và kế hoạch của chúng ta trong công việc. Lên kế hoạch nghỉ ngơi ít nhất bảy hoặc tám giờ liên tục mỗi đêm.

3. 

   Đừng so sánh bạn với đồng nghiệp của bạn. Công việc của hầu hết những người này khác với chúng ta, và họ đều có những phương pháp tổ chức khác nhau. Một phương pháp có ý nghĩa và hiệu quả đối với người mà bạn biết có thể không phải là phương pháp tốt nhất cho thói quen của bạn và ngược lại.

4. 

   Chấp nhận rằng tổ chức là một quá trình liên tục. Đừng mong đợi là hoàn hảo. Tổ chức là liên tục và đòi hỏi sự chú ý thường xuyên. Bạn sẽ không được tổ chức hoàn hảo mỗi ngày; tuy nhiên, một chút đơn đặt hàng có thể làm cho bạn hiệu quả hơn nhiều.