NộI Dung

• Các bước
• Lời khuyên
• Cảnh báo

Bạn vừa được bầu hoặc bổ nhiệm làm thư ký của ủy ban mà bạn trực thuộc. Xin chúc mừng! Bạn có biết cách ghi, chuẩn bị và trình bày biên bản không? Không thành vấn đề nếu bạn đang theo kinh thánh lập pháp Cập nhật Quy tắc Đặt hàng Robert hoặc viết biên bản trong không gian trang trọng hơn, đây là các phương pháp quan trọng cần tuân theo.

Các bước

Phần 1/4: Chuẩn bị trước

1. 

   Biết quy tắc họp của tổ chức bạn. Nếu thư ký dự kiến ​​sẽ lập biên bản chính thức, hãy hỏi xem nhóm có tuân theo Quy tắc trật tự của Robert hay một số hướng dẫn chính thức khác không. Trong các cài đặt thân mật hơn, hãy hỏi những gì nên được đưa vào biên bản hoặc cách chúng sẽ được sử dụng.
   • Bạn không cần phải tự làm quen với Quy tắc đặt hàng được cập nhật hoàn chỉnh, nhưng có được một bản sao hoặc mượn một bản sao có thể hữu ích trong việc trả lời các câu hỏi cụ thể.
   • Biết vai trò của bạn quá. Một số thư ký biên bản không tham dự cuộc họp, trong khi những người khác ghi biên bản và đóng góp vào cuộc thảo luận. Bất kể trường hợp nào, thư ký không nên là người có vai trò quan trọng khác, chẳng hạn như người điều hành hoặc chủ tịch.

2. 

   
   
   Chuẩn bị một mô hình trước. Biên bản của mỗi cuộc họp lặp lại một số thông tin, vì vậy một mẫu sẽ tạo ra một định dạng nhất quán để dễ dàng tham khảo. Ít nhất bao gồm không gian cho các thông tin sau:
   • Tên của tổ chức.
   • Loại cuộc họp: đó là cuộc họp thường kỳ, hàng tuần hoặc hàng năm, cuộc họp của tiểu ban hay cuộc họp có mục đích đặc biệt?
   • Ngày, giờ và địa điểm. Để khoảng trống cho thời gian bắt đầu và kết thúc (đã lên kế hoạch và hoãn lại).
   • Tên chủ tọa hoặc người lãnh đạo cuộc họp và thư ký (hoặc những người thay thế).
   • Danh sách "quà tặng" và "vắng mặt". Lưu ý nếu có túc số (đủ số người để bỏ phiếu).
   • Khoảng trống cho chữ ký của bạn. Với tư cách là người chịu trách nhiệm về biên bản, bạn sẽ luôn ký vào công việc của mình và có thể cần thêm chữ ký sau khi biên bản được phê duyệt, tùy thuộc vào chính sách của tổ chức bạn.
   • Một chương trình nghị sự, nếu một chương trình được cung cấp. Nếu người chủ trì hoặc người điều hành cuộc họp không yêu cầu bạn soạn thảo chương trình làm việc, họ nên chuẩn bị sẵn một chương trình để giúp bạn sắp xếp các ghi chú về cuộc họp.

3. 

   
   
   Mang theo một cuốn sổ tay hoặc sổ ghi chép với bạn. Chọn thứ gì đó mà bạn cảm thấy thoải mái. Nếu bạn định viết biên bản thường xuyên, hãy dành một cuốn sổ cho mục đích đó hoặc tạo một thư mục trên máy tính của bạn.
   • Nếu bạn đã lập biên bản tại cuộc họp trước đó và chúng vẫn chưa được đệ trình để phê duyệt, hãy mang chúng theo bên mình.
   • Mặc dù máy ghi âm có thể giúp bạn ghi lại những phút sau đó, nhưng nó không thể thay thế cho việc ghi chú. Nếu bạn định ghi lại cuộc họp, hãy xem mọi người có mặt có đồng ý hay không và đừng để bị cám dỗ để ghi lại từng chữ một.
   • Học tốc ký sẽ đẩy nhanh quá trình ghi chú, nhưng không nhất thiết bạn phải viết ra từng từ để tạo ra phút. Trên thực tế, bạn nên tránh làm như vậy.
   • Nếu bạn được yêu cầu ghi chú công khai trong cuộc họp, hãy sử dụng máy chiếu hoặc giá vẽ trình bày và mang các ghi chú về nhà sau đó mà không làm mờ chúng, vì vậy bạn có thể sử dụng chúng để nhập biên bản.

Phần 2/4: Ghi chú về cuộc họp

1. 

   
   
   Phát một danh sách tham dự. Khi tất cả mọi người đều có mặt, hãy phát một tờ giấy (hoặc nhiều hơn, cho các cuộc họp lớn hơn) với khoảng trống để mỗi người viết tên và thông tin liên hệ của họ. Bạn có thể sử dụng danh sách này sau cuộc họp để điền vào phần quà tặng của mô hình của bạn hoặc đính kèm danh sách đó vào biên bản hoàn chỉnh.
   • Nếu bạn không biết nhiều người trong số họ có mặt, hãy phác thảo một bảng các địa điểm và điền vào đó trong khi yêu cầu từng người giới thiệu bản thân. Hãy giữ nó thuận tiện khi ghi chú để bạn có thể gọi mọi người bằng tên khi thích hợp, như sẽ được thảo luận bên dưới.

2. 

   Điền vào nhiều mẫu của bạn nhất có thể. Trong khi bạn đang đợi cuộc họp bắt đầu, hãy viết ra tên của tổ chức, ngày và địa điểm cuộc họp và loại cuộc họp (ví dụ như cuộc họp hàng tuần, ủy ban đặc biệt, v.v.). Khi nó bắt đầu, hãy ghi lại thời gian bắt đầu.
   • Nếu bạn không có mẫu, hãy ghi lại thông tin đó ở đầu ghi chú của bạn.
   • Nếu cuộc họp được tổ chức vì một mục đích đặc biệt hoặc vào một thời điểm đặc biệt, hãy lưu ghi chú đã được gửi để thông báo cho các thành viên và đính kèm vào biên bản sau khi sao chép chúng.

3. 

   Viết kết quả của chuyển động đầu tiên. Hầu hết các cuộc họp chính thức sẽ bắt đầu bằng một đề nghị thông qua một chương trình nghị sự, vì vậy bước này sẽ sử dụng thủ tục này làm ví dụ. Nếu cuộc họp bắt đầu với một chuyển động khác, hãy ghi lại tất cả thông tin liên quan đến nó:
   • Chuyển động thường được đánh vần bắt đầu bằng "Tôi đề xuất". Thông thường "Tôi đề xuất việc thông qua chương trình nghị sự này".
   • Tên của người đề xuất (người đề xuất chuyển động).
   • Kết quả của cuộc bỏ phiếu. Nếu nó là tích cực, hãy viết "chuyển động được chấp nhận". Nếu không, hãy viết "đề nghị bị từ chối".
   • Bạn có thể yêu cầu gửi các chuyển động dài hơn bằng văn bản nếu bạn không thể viết chúng đúng cách. Nếu vấn đề này xảy ra thường xuyên, hãy hỏi giữa các cuộc họp xem chính sách này có thể được đưa ra chính thức cho các cuộc vận động có nhiều từ nhất định hay không.
   • Nếu bạn đã soạn thảo chương trình nghị sự, bạn có thể là người đề xuất kiến ​​nghị đó và là thư ký của biên bản. Không có vấn đề gì trong việc đăng ký các hành động của riêng bạn, miễn là bạn vẫn khách quan.

4. 

   Viết ra bất kỳ chuyển động nào khác xuất hiện trong cuộc họp. Lắng nghe cẩn thận tất cả các cuộc thảo luận, tuy nhiên, trừ khi có hướng dẫn khác, không ghi lại chúng. Khi một chuyển động mới được thực hiện, hãy ghi lại các thông tin liên quan.
   • Hãy nhớ rằng mỗi chuyển động phải bao gồm các từ chính xác của nó, tên của người đề xuất và kết quả của cuộc bỏ phiếu.
   • Một số chuyển động cần được hỗ trợ trước khi tiến hành bỏ phiếu. Nếu ai đó nói "Tôi ủng hộ phong trào" hoặc điều gì đó tương tự, hãy viết ra tên người đó với tư cách là người ủng hộ.
   • Nếu bạn không biết tên của người đề xuất hoặc cần lặp lại chuyển động, hãy lịch sự ngắt cuộc họp để hỏi. Viết ra thông tin một cách chính xác là đủ quan trọng để đảm bảo một sự gián đoạn nhỏ.
   • Nếu một chuyển động nhận được sửa đổi, chỉ cần thay đổi các từ của chuyển động trong ghi chú của bạn. Không cần thiết phải lưu ý rằng một sửa đổi đã xảy ra, trừ khi nó gây tranh cãi và gây ra nhiều thảo luận.

5. 

   Nghe các báo cáo và lấy các bản sao của chúng. Bất cứ khi nào một báo cáo, mục tin tức hoặc những thứ tương tự được đọc to, hãy ghi lại tên của tài liệu và người đang đọc nó hoặc tiểu ban đã soạn thảo nó. Nếu một chuyển động theo sau bài đọc, hãy ghi lại nó như bạn làm với bất kỳ chuyển động nào khác.
   • Sẽ thực tế hơn nếu có được một bản sao vào cuối cuộc họp. Ghi chú để yêu cầu người đọc hoặc trưởng cuộc họp một bản sao sau đó và đính kèm bản sao đó vào biên bản đã sao chép.
   • Nếu không có bản sao nào, hãy lưu ý nơi lưu giữ tài liệu gốc. Bạn có thể cần hỏi thông tin này sau cuộc họp.
   • Nếu một thành viên lập báo cáo miệng thay vì đọc tài liệu, hãy viết một bản tóm tắt ngắn gọn và khách quan về báo cáo mà không đi sâu vào chi tiết hoặc trích dẫn người nói theo nghĩa đen.

6. 

   Ghi lại các hành động đã thực hiện hoặc được gắn cờ. Điều này bao gồm kiểm tra các nhiệm vụ được giao trong cuộc họp cuối cùng và các hành động mới. Có ai ở lại viết thư không? Viết ra tên và hướng dẫn của người đó.
   • Tùy thuộc vào hình thức của cuộc họp, nhiều hành động trong số này có thể được phân loại là "chuyển động". Trong các cuộc họp ít trang trọng hơn, bạn cũng cần phải chú ý lắng nghe những quyết định có tổ chức kém rõ ràng hơn.
   • Đề cập ngắn gọn lý do đằng sau một quyết định, nếu một quyết định được đưa ra.

7. 

   Ghi lại tất cả các điểm của lệnh và quyết định. Bất cứ khi nào phản đối một thủ tục được đưa ra, hãy viết ra toàn bộ phản đối và cơ sở của nó, cũng như toàn bộ quyết định của tổng thống.
   • Bao gồm bất kỳ tham chiếu nào đến Quy tắc đặt hàng của Robert, chính sách tổ chức hoặc giao thức công ty.

8. 

   Chỉ viết tóm tắt các cuộc thảo luận nếu được yêu cầu. Về mặt chính thức, biên bản ghi lại những gì đã làm xong, không phải cái gì nóiTuy nhiên, hãy thực hiện mọi yêu cầu cụ thể mà tổ chức đưa ra cho bạn.
   • Khi ghi lại các cuộc thảo luận, hãy khách quan nhất có thể. Bao gồm các luận điểm cụ thể, không phải ý kiến ​​và hạn chế tối đa việc sử dụng tính từ và trạng từ. Mục tiêu của bạn là viết một cách khô khan, thực tế và tẻ nhạt!
   • Không nêu tên mọi người trong phần tóm tắt thảo luận. Điều đặc biệt quan trọng là không nên làm điều này trong các cuộc thảo luận sôi nổi có thể làm mất lòng bạn.

9. 

   Buộc các kết thúc vào cuối cuộc họp. Ghi lại thời gian nó kết thúc và nhớ lấy bản sao của các báo cáo hoặc nhắc ai đó gửi chúng cho bạn.
   • Hãy xem các ghi chú của bạn để xem có điều gì bị thiếu hoặc cần làm rõ. Nếu bạn cần hỏi ai đó điều gì đó, hãy làm điều đó trước khi người đó rời đi.

Phần 3/4: Ghi biên bản

1. 

   Bắt đầu quá trình này ngay khi bạn có thể. Tốt nhất là bạn nên ghi lại biên bản chính thức ngay sau cuộc họp, khi các sự kiện vẫn còn mới mẻ trong tâm trí bạn.

2. 

   Sử dụng máy tính để nhập ghi chú cho cuộc họp. Bạn có thể đã làm điều này nếu bạn sử dụng sổ ghi chép. Lưu ghi chú của bạn và bắt đầu một tài liệu mới trong vài phút, vì vậy bạn có thể so sánh hai điều này cạnh nhau.

3. 

   Định dạng ghi chú của bạn thành các đoạn văn có tổ chức. Mỗi chuyển động, quyết định hoặc điểm ra lệnh mới phải nằm trong đoạn văn của chính nó. Khi định dạng chúng, hãy đảm bảo rằng:
   • Bạn đã sử dụng đúng chính tả và ngữ pháp. Sử dụng trình kiểm tra chính tả nếu bạn cần.
   • Ông đã sử dụng cùng một thì trong suốt văn bản. Sử dụng thì quá khứ hoàn thành hoặc thì hiện tại hoàn thành, nhưng không thay thế chúng trong cùng một tài liệu.
   • Nó càng khách quan càng tốt. Ý kiến ​​của bạn không nên xuất hiện trong biên bản, vì bạn đang muốn tạo ra một hồ sơ khách quan mà mọi người có thể sử dụng.
   • Anh ấy đã sử dụng ngôn ngữ đơn giản và chính xác. Bất kỳ ngôn ngữ mơ hồ nào phải được thay thế bằng những từ chính xác và những mô tả bổ sung phải được loại bỏ.
   • Nó chỉ bao gồm các hành động được thực hiện, không phải các cuộc thảo luận. Trừ khi bạn được yêu cầu viết ra các cuộc thảo luận, hãy tập trung vào những gì đã làm xong, không phải cái gì nói.
   • Anh đánh số trang để dễ tham khảo.

4. 

   Phát bản thảo biên bản cho các thành viên. Gửi một bản sao cho mỗi người bằng cách sử dụng thông tin liên hệ trên bảng điểm danh. Nếu bạn không có thông tin này, người lãnh đạo cuộc họp có thể liên hệ với bạn.

5. 

   Nhận được sự chấp thuận của biên bản. Bạn có thể được yêu cầu đọc to nó trong cuộc họp tiếp theo và gửi nó để phê duyệt. Nếu chuyển động được truyền đi, hãy ghi lại.
   • Nếu biên bản được sửa chữa trước khi được chấp nhận, hãy thực hiện các thay đổi đối với tài liệu và ghi rõ vào cuối biên bản rằng biên bản đã được sửa chữa mà không mô tả các sửa chữa cụ thể.
   • Nếu một kiến ​​nghị được thực hiện để sửa lại biên bản sau khi chúng đã được chấp thuận, hãy đưa các từ chính xác của kiến ​​nghị đó vào biên bản có liên quan và liệu nó đã được chấp thuận hay chưa.

Phần 4/4: Sử dụng mẫu biên bản họp

1. 

   Đi đến một trang web mẫu cuộc họp. Các mẫu được tạo sẵn này sẽ tiết kiệm thời gian sắp xếp biên bản và giúp tránh sai sót.

2. 

   Dành thời gian xem từng trang web. Sử dụng các tính năng tìm kiếm của họ và duyệt qua các tùy chọn để tìm cái tốt nhất cho bạn.
   • Nếu bạn cần một mô hình cụ thể, chẳng hạn như chung hoặc tiêu chuẩn, hãy tìm kiếm các trang web cho nhu cầu cụ thể của bạn và tải xuống các mô hình bằng cách nhấp vào các nút thích hợp. Lưu chúng vào vị trí dễ tìm để không bị mất.

3. 

   Mở tập tin. Sau khi tải xuống, hãy giải nén và mở nó trong Microsoft Word hoặc Excel. Để cải thiện chất lượng và tính dễ sử dụng, hãy sử dụng phiên bản mới nhất của Microsoft Word, vì luôn cập nhật phiên bản này sẽ giúp mọi thứ dễ dàng hơn và cho phép bạn tận dụng các tính năng mới.

4. 

   Thêm logo và bản quyền công ty của bạn vào tiêu đề. Xóa biểu trưng mẫu, nhưng không phải là không đọc trước các điều khoản sử dụng mà bạn nhận được mẫu. Rốt cuộc thì không cần vướng mắc pháp lý đúng không?

5. 

   Thay đổi tiêu đề. Trong khu vực tiêu đề, đánh dấu các từ "Cuộc họp / Nhóm" và viết tiêu đề của biên bản của bạn.

6. 

   Thay đổi chủ đề (tùy chọn). Để làm cho mô hình biên bản của bạn đẹp hơn và chuyên nghiệp hơn, hãy cân nhắc thay đổi màu sắc hoặc chọn một chủ đề có sẵn. Thật dễ dàng: tìm tab "Bố cục trang" và làm theo nó đến phần "Màu sắc và chủ đề". Ở đó, bạn có thể tùy chỉnh hình thức của mô hình và thậm chí làm cho nó phù hợp với màu sắc của logo công ty bạn.

7. 

   Đặt tên cho các phần của mẫu. Nên có một số tên trường trong suốt mô hình. Bạn có thể cần nhiều hơn hoặc ít hơn, hoặc bạn vẫn không thích cách các phần được đặt tên. Tùy chỉnh chúng để đáp ứng nhu cầu cuộc họp của bạn.

8. 

   Lưu mẫu vào sổ tay của bạn để bạn có thể mang nó đến các cuộc họp và bắt đầu lập biên bản. Nếu bạn tiếp tục sử dụng Microsoft Office, mọi thứ sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng và bạn có thể theo dõi cuộc họp thậm chí còn được tổ chức và chính xác hơn trước. Ngoài ra, bạn có thể in mẫu của mình để viết ra bằng tay, nhưng hãy giữ nguyên độ cao của các trường để bạn có thể đưa nhiều thông tin tùy ý.

9. 

   Xem lại mô hình của bạn. Xin chúc mừng! Mẫu biên bản cuộc họp của bạn đã hoàn tất.Năng suất và độ chính xác của bạn trong các cuộc họp dự kiến ​​sẽ tăng theo cấp số nhân, bây giờ bạn có một mô hình để hướng dẫn bạn và tổ chức suy nghĩ của bạn. Như với bất kỳ dự án nào, hãy xem lại chi tiết để xem có điều gì bị thiếu hoặc khó hiểu. Một khi bạn chắc chắn rằng mọi thứ đều theo thứ tự, bạn sẽ hoàn thành mô hình của mình và sẵn sàng cho các cuộc họp tiếp theo.

Lời khuyên

• Nhập biên bản ngay sau khi cuộc họp kết thúc, vì tốt nhất nên giữ chúng trong khi các sự kiện vẫn còn mới trong tâm trí. Điều quan trọng nữa là những người tham gia phải có được bản sao các hành động họ cần thực hiện càng sớm càng tốt sau khi cuộc họp kết thúc.
• Ngồi gần người lãnh đạo cuộc họp nhất có thể để bạn có thể nghe thấy mọi thứ và yêu cầu làm rõ mà không cần phải cao giọng.
• Giữ biên bản trong hồ sơ ở một nơi an toàn.
• Yêu cầu mọi người viết ra giấy chuyển động của họ để họ không phải đăng ký ngay tại chỗ.
• Đừng ngại ngắt lời và yêu cầu làm rõ bất cứ lúc nào.
• Biên bản này rất quan trọng: chúng được lưu giữ và có thể được sử dụng nhiều năm sau đó. Ví dụ: nếu vấn đề là hợp pháp, danh tiếng của ai đó có thể phụ thuộc vào số phút.
• Đọc một số phần của Cập nhật Quy tắc Đặt hàng Robert, đặc biệt là phần nói về việc làm thư ký.
• Viết mọi thứ ra giấy khi chúng xảy ra. Nếu cùng một chủ đề xuất hiện hai lần, đừng nhóm chúng lại với nhau.

Cảnh báo

• Không nên đưa quá nhiều chi tiết vào biên bản. Ngay cả khi bạn được yêu cầu ghi lại các cuộc thảo luận, hãy giữ chúng ngắn gọn và khách quan nhất có thể. Hạn chế bản thân chỉ báo cáo những điểm chính phát sinh, nếu không bạn sẽ bị choáng ngợp và điền vào tài liệu với những chi tiết không cần thiết.
• Các giải thích và cảm nhận cá nhân của người chịu trách nhiệm về biên bản không được đưa vào hồ sơ.
• Nếu một phần của cuộc họp là bí mật, Không báo cáo. Thay vào đó, hãy viết rằng "hội đồng đã báo cáo rằng cuộc thảo luận là bí mật. Do đó, nó không được ghi lại."
• Nếu bạn được yêu cầu ghi lại một cuộc thảo luận bí mật, chẳng hạn như cuộc họp giữa luật sư và khách hàng của bạn, hãy làm như vậy sau một phút ly thân và tránh xa biên bản cuộc họp chung. Đánh dấu nó là bí mật và nói rõ ai sẽ có quyền truy cập vào nó.