NộI Dung

• Các bước
• Câu hỏi và câu trả lời của cộng đồng
• Lời khuyên

Các phần khác

Cuộc họp một đối một (còn được gọi là "1: 1") là cuộc họp định kỳ (1-4 tuần một lần) giữa người quản lý và thành viên trong nhóm, với chương trình làm việc của các thành viên trong nhóm. Trực tiếp giúp các nhà quản lý kết nối và xây dựng lòng tin bằng các báo cáo trực tiếp của họ, hiểu được cảm giác của họ về công việc, đội ngũ, tổ chức, sự nghiệp tương lai và tiềm năng phát triển của họ. 1: 1 là không gian an toàn để kết nối các thành viên trong nhóm, phát hiện ra các vấn đề tiềm ẩn và giải quyết các yếu tố cản trở.

Các bước

Phần 1/3: Chuẩn bị cho 1: 1s của bạn

1. Xác định tần số. Nhịp điệu phổ biến nhất cho các cuộc họp riêng là một lần mỗi tuần hoặc hai tuần một lần. Lên lịch cho một sự kiện lịch lặp lại và bám sát nó nhiều nhất có thể. Lên lịch lại hoặc chỉ hủy chúng nếu bạn thực sự cần. Tần suất các cuộc họp của bạn có thể phụ thuộc vào:
   • Thành viên trong nhóm có thâm niên như thế nào (mức độ trưởng thành liên quan đến nhiệm vụ của họ)? Thông thường, nhiều thành viên trong nhóm cấp dưới cần các cuộc họp thường xuyên hơn và kéo dài hơn.
   • Bạn thường tương tác với người này như thế nào? Nếu bạn làm việc chặt chẽ với một người nào đó mỗi ngày, bạn có thể chỉ cần gặp một người một lần mỗi tháng.
   • Bạn biết người đó rõ như thế nào? Thông thường, bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn với những người mới đến để tìm hiểu nhau, ít hơn với những người kỳ cựu trong nhóm của bạn.
   • Quy mô nhóm của bạn. Bạn càng có nhiều báo cáo trực tiếp, bạn càng có thể dành ít thời gian hơn cho từng báo cáo.
2. Lên lịch đủ thời gian. Thời lượng lý tưởng cho các cuộc họp 1-1 là 30-40 phút. Các phiên dài hơn có thể giống như một gánh nặng và có xu hướng trở nên kém hiệu quả hơn. Nếu bạn mới bắt đầu, một cách tốt là lên lịch các cuộc họp dài hơn (trong 1 giờ) và chuyển sang các phiên ngắn hơn khi bạn cảm thấy mình đang diễn ra tốt đẹp. Mặt khác, hãy sắp xếp đủ thời gian để bạn không bao giờ vội vàng trong các cuộc họp 1: 1. Khi các thành viên trong nhóm cảm thấy như bạn đang vội vã vượt qua, họ sẽ không cảm thấy an toàn khi cởi mở và nói về những vấn đề quan trọng khó khăn. Thời lượng cuộc họp cũng sẽ phụ thuộc vào tần suất bạn gặp gỡ với người đó.
   • Đối với các cuộc họp hàng tuần / hai tuần một lần, 30 phút là đủ.
   • Đối với các cuộc họp hàng tháng (hoặc ít thường xuyên hơn), hãy lên lịch 1 giờ.
3. Cộng tác trong chương trình làm việc. Bạn hiếm khi có một cuộc họp hiệu quả nếu không ai trong số những người tham gia có chủ đề để thảo luận. Đó là lý do tại sao điều cần thiết là phải cộng tác và chuẩn bị ít nhất một số mục trong chương trình làm việc trước cuộc họp. Yêu cầu một người tham gia khác vài giờ / ngày trước cuộc họp suy nghĩ về (những) điều họ muốn nói. Có một tài liệu được chia sẻ, chẳng hạn như tài liệu cuộc họp 1-1 trên Google Doc / Notion được liên kết với sự kiện lịch, rất hữu ích để cộng tác dễ dàng trong chương trình làm việc 1-1. Một số chủ đề cuộc họp 1-1 phổ biến có thể là:
   • Tìm hiểu nhau nhiều hơn.
   • Để thảo luận về các vấn đề hoặc trình chặn.
   • Để chia sẻ phản hồi về hiệu suất / giao tiếp.
   • Chia sẻ phản hồi về nhóm / tổ chức.
   • Thảo luận về định hướng nghề nghiệp / cơ hội phát triển.

Phần 2/3: Trong 1: 1s

1. Lắng nghe tích cực. Công việc chính của bạn với tư cách là người quản lý là lắng nghe và giúp đỡ. Một cuộc họp giữa một người tốt là khi bạn nói ít hơn và lắng nghe cẩn thận trong hầu hết thời gian. Một đối một không giống như hầu hết các cuộc họp khác. Hãy dành một chút thời gian để có được suy nghĩ đúng đắn, kết nối với sự trợ giúp của những người phá băng và những câu hỏi cá nhân khi bắt đầu để cả hai có thể xây dựng lòng tin và cởi mở hơn. Hãy thể hiện rằng bạn quan tâm bằng cách lắng nghe tích cực. Làm cho người trực tiếp của bạn trở nên sâu sắc bằng cách tập trung vào đồng nghiệp của bạn và thực sự cố gắng hiểu khía cạnh của họ và học hỏi điều gì đó mới từ họ. Một số mẹo đơn giản giúp bạn lắng nghe tích cực:
   • Tránh nhìn chằm chằm vào điện thoại hoặc máy tính của bạn hầu hết thời gian.
   • Đừng cố gắng lấp đầy những khoảng trống im lặng ngay lập tức.
   • Đừng quên theo dõi các điểm quan trọng.
2. Ghi chép. Khi bạn viết ghi chú, bạn lưu giữ thông tin tốt hơn nhiều, vì vậy bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn. Có ghi chú sẽ giúp bạn có một khởi đầu vững chắc trước cuộc trò chuyện tiếp theo, bạn đừng quên theo dõi những điểm cần thiết. Nó sẽ cho phép bạn xem lại cuộc trò chuyện trước đây của bạn với người đó và hiểu người đó tiến triển như thế nào theo thời gian. Ghi chú cũng giúp bạn nắm bắt các bước hành động mà bạn đồng ý trong cuộc họp và theo dõi chúng sau này. Viết và chia sẻ ghi chú với những người tham gia của bạn cho thấy tầm quan trọng của các cuộc họp, thể hiện cam kết công khai. Nó nâng cao trách nhiệm giải trình cho cả hai bên. Một số người thích viết ghi chú bằng tay, những người khác - trong trình chỉnh sửa trực tuyến hoặc Google Tài liệu. Bất cứ điều gì làm việc tốt nhất cho bạn. Chỉ cần đừng quên số hóa chúng sau đó và chia sẻ với người tham gia.
3. Giữ cuộc trò chuyện bình thường. Đừng quên rằng hướng dẫn này (và bất kỳ hướng dẫn nào khác) chỉ là một đề xuất. Đừng dính chặt vào bất kỳ mẫu nào hoặc bất kỳ danh sách câu hỏi nào. Mỗi đội và mỗi tình huống là duy nhất, đừng bao giờ quên điều đó. Giữ cho cuộc trò chuyện diễn ra tự nhiên, khi nó trôi chảy. Khi bạn tập trung vào thành viên trong nhóm của mình, bạn sẽ hiểu những gì người đó lo lắng. Bằng cách đó, bạn sẽ biết cách nói chuyện với cô ấy / anh ấy, những gì cần thảo luận bây giờ và những gì sau này. Đừng biến việc một người của bạn thành một việc cần làm khác mà bạn sẽ thực hiện trong 30 phút và đánh dấu vào danh sách việc cần làm của mình. Hãy coi nó như một khoản đầu tư quý giá cho thời gian của bạn với tư cách là người quản lý (và là một trong những người quan trọng nhất).

Phần 3/3: Chương trình họp 1: 1 điển hình

1. Ấm lên. Bắt đầu cuộc gặp gỡ với tàu phá băng và thiết lập kết nối cá nhân luôn luôn là điều tuyệt vời. Nó sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các thành viên trong nhóm của mình và giúp bạn hiểu cảm giác của người đó lúc này. Điều quan trọng là bạn phải biết liệu người đó có cần hỗ trợ, thúc đẩy hay chỉ để được lắng nghe. Nếu người đó có chủ đề để bắt đầu, thì tốt nhất bạn nên ưu tiên và thảo luận trước. Luôn luôn kiểm tra về điều đó trước khi đi vào các chủ đề của bạn. Câu hỏi ví dụ:
   • Cuộc sống thế nào? Bạn đã làm gì vào cuối tuần này?
   • Ưu tiên hàng đầu của bạn trong tuần này là gì?
   • Điều gì đang kìm hãm bạn trong công việc?
   • Điều gì đang diễn ra tốt đẹp? Chiến thắng gần đây của bạn là gì?
   • Bạn đang nghĩ gì vậy? Những gì bạn muốn bắt đầu với?
2. Làm việc theo nhóm. Trong cuộc họp trực tiếp đầu tiên, hãy đảm bảo bạn giải thích mục đích của các cuộc họp này là gì. Chia sẻ chi tiết về cách nhóm của bạn hoạt động và tất cả thông tin quan trọng cần biết để bắt đầu làm việc tốt cùng nhau. Nó cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu bạn chia sẻ trước phong cách quản lý của mình và những gì người đó sẽ mong đợi bạn cư xử. Phong cách giao tiếp / làm việc của bạn có thể rất quen thuộc với các thành viên khác trong nhóm, nhưng với những người mới thì không. Và hãy nhớ hỏi người quản lý mong đợi điều gì ở bạn. Hãy lắng nghe cẩn thận ở đây và viết ra; tốt hơn bạn nên kết hợp thông tin này vào công việc sau này hoặc thảo luận chi tiết hơn trong các cuộc họp trong tương lai. Câu hỏi ví dụ:
   • Hãy nói về các cuộc họp 1: 1 của chúng tôi, tại sao chúng tôi thực hiện chúng và tần suất.
   • Hãy nói về nhóm của chúng tôi và cách chúng tôi làm việc cùng nhau.
   • Dưới đây là những điều bạn nên biết về tính cách của tôi và cách tôi muốn làm việc.
   • Bạn mong đợi điều gì ở tôi với tư cách là một người quản lý?
3. Sự nghiệp và kế hoạch. Tìm hiểu xem nhóm / tổ chức của bạn có giúp người đó phát triển hay không, sở thích của người đó là gì, những kỹ năng mà người đó cần hoặc muốn cải thiện. Nhân viên luôn suy nghĩ về sự nghiệp của họ, hãy đảm bảo rằng bạn cũng hiểu được kế hoạch và nguyện vọng của họ, để bạn có thể giúp họ đạt được điều đó trong đội của mình. Câu hỏi ví dụ:
   • Hãy nói về những gì tôi mong đợi ở bạn với tư cách là một chuyên gia.
   • Bạn thấy sự nghiệp của mình ở đâu trong 1 đến 3 năm nữa? Bạn muốn hoàn thành điều gì?
   • Bạn cần tôi giúp gì để đạt được điều đó?
   • Có điều gì bạn nghĩ là quan trọng để chia sẻ với tôi không?
4. Khả năng giao tiếp. Các điểm cần nói là phần để bạn xây dựng một chương trình làm việc cụ thể cho nhóm và công ty của bạn. Thảo luận về các sự kiện và hoạt động gần đây trong tổ chức của bạn, những điểm nổi bật và điểm nổi bật, bất cứ điều gì bạn cảm thấy là cần thiết để chia sẻ với đồng nghiệp của mình. Câu hỏi ví dụ:
   • Bạn có ấn tượng gì về hình ảnh 1: 1 của chúng tôi? Làm thế nào chúng tôi có thể làm cho chúng hữu ích hơn cho bạn?
   • Bạn có muốn chia sẻ bất kỳ phản hồi hoặc suy nghĩ nào không?

Câu hỏi và câu trả lời của cộng đồng

Lời khuyên

• Tránh biến một người của bạn thành cập nhật trạng thái. Việc truy cập công cụ theo dõi hoặc quản lý dự án của bạn và tự mình kiểm tra trạng thái mới nhất thường dễ dàng hơn. Nó cũng cho thấy rằng bạn, với tư cách là một người quản lý, đã không làm điều đó và không đầu tư dù chỉ một chút thời gian vào nó.
• Luôn bắt đầu với khởi động và tàu phá băng ngay từ đầu. Khởi động sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các thành viên mới trong nhóm của mình và giúp bạn hiểu sở thích, nguyện vọng trong cuộc sống, sở thích của họ là gì, v.v. Đó là một cách hiệu quả để xây dựng lòng tin và thể hiện bạn quan tâm đến người đó.
• Gặp gỡ thường xuyên. Có hai ba cuộc họp mỗi năm sẽ không giúp bạn nhiều để hiểu nhau hơn và giải quyết các vấn đề đúng hạn. Quá nhiều việc xảy ra trong một thời gian dài, và những vấn đề nhỏ có thể biến thành vấn đề lớn.