NộI Dung

• Các bước

Giờ công đại diện cho một yếu tố quan trọng trong việc tạo ra bất kỳ ngân sách chiến thắng nào, ngoài việc quan trọng trong việc tính phí cho một công việc đã hoàn thành. Vì lao động chiếm một phần lớn trong bất kỳ hợp đồng nào nên việc ước tính và báo cáo chính xác những giá trị này là điều cần thiết để thành công trong doanh nghiệp.

Các bước

Phương pháp 1/2: Ước tính giờ công trong ngân sách

1. 

   Chia dự án thành nhiều phần. Phần đầu tiên của tính toán cần làm là chia dự án thành các thành phần nhỏ hơn. Tiếp theo, ước tính số giờ cần thiết để hoàn thành mỗi việc. Chúng phải được xác định dựa trên loại lao động liên quan. Ví dụ, nếu bạn đang xây dựng một căn hộ, bạn sẽ cần phải xử lý các vấn đề liên quan đến đào đất, xây dựng, điện, hệ thống ống nước, v.v. Mỗi thành phần của dự án phải được đưa vào dự toán.

2. 

   
   
   Xác định loại công nhân cần thiết. Điều này sẽ phụ thuộc rất nhiều vào mức độ phức tạp của các nhiệm vụ được thực hiện. Bạn không cần một người xây dựng chính cho mọi dự án. Các nhiệm vụ đơn giản hơn có thể được thực hiện ngay cả bởi trợ lý hoặc người học việc. Việc xác định điểm này khó hơn trong các công trình lớn, đòi hỏi sự kết hợp của nhiều loại lao động khác nhau, với các công việc từ đơn giản đến phức tạp.

3. 

   
   
   Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng thành phần. Khi bạn đã xác định được ai sẽ tham gia và loại lao động cần thiết, hãy ước tính tổng số giờ công sẽ dành để hoàn thành từng công việc, từ đầu đến cuối. Trong tính toán này, không bao gồm các khoảng nghỉ. Con số kết quả thể hiện số giờ lao động chuyên dụng cần thiết để hoàn thành một bước.
   • Nếu bạn đã biết loại công việc phải thực hiện ở một bước nhất định, bạn có thể sử dụng kiến ​​thức của mình về các dự án trước đây để ước tính. Ví dụ: nếu bạn biết rằng một nhân viên cần mười giờ để cài đặt bốn cửa sổ mới, hoặc hai giờ rưỡi cho mỗi cửa sổ, thì dự án hiện tại của bạn có khả năng có thời gian tương tự.
   • Nếu một bước cụ thể trong dự án bao gồm những thứ bạn không quen, điều quan trọng là bạn phải nghiên cứu để chuẩn bị ước tính. Tùy thuộc vào dự án, bạn có thể có được thông tin có giá trị trên internet hoặc từ các nhà thầu khác. Cũng có thể thuê một nhà tư vấn về loại lao động cần thiết. Người đó sẽ có thể giúp bạn ước tính số giờ cần thiết ở một bước nhất định.
   • Hãy xem xét các điểm như độ khó của dịch vụ khi thực hiện ước tính. Nếu các cửa sổ trong dự án của bạn nằm trên tầng bảy của một tòa nhà và các cửa sổ trong dự án cũ ở tầng trệt, hãy tăng số giờ trên mỗi cửa sổ để phản ánh sự khác biệt này.
   • Bao gồm các ước tính về thời gian dành cho các công việc hành chính có thể được yêu cầu trong hợp đồng.

4. 

   
   
   Bao gồm giờ cho người giám sát. Bạn cũng có thể bao gồm các giá trị giờ cho một chủ xây dựng hoặc người quản lý, chịu trách nhiệm lãnh đạo công nhân, ngoài việc quản lý hồ sơ chi tiết và lịch trình làm việc. Một số dự án có thể cần nhiều hơn một người giám sát hoặc tổng công trình viên, chịu trách nhiệm cho các phần khác nhau của dự án. Trong các trường hợp khác, các dự án nhất định sẽ cần các cấp giám sát khác nhau. Bạn có thể có những bậc thầy ở các giai đoạn khác nhau của dự án và một người giám sát chung, người sẽ dẫn dắt tất cả.

5. 

   Sử dụng các ước tính để chuẩn bị lịch trình. Khách hàng có thể sẽ chỉ định thời hạn hoàn thành dự án. Anh ta thậm chí có thể yêu cầu bạn chỉ ra trong ngân sách thời hạn tối thiểu cho kết luận này. Bạn có thể sử dụng các bước và thời gian tính toán để lập lịch trình. Xác định thành phần nào có thể được hoàn thành đồng thời và thành phần nào nên được thực hiện theo trình tự, trong trường hợp việc bắt đầu một bước phụ thuộc vào việc hoàn thành bước khác. Nếu bạn biết thời điểm hoàn thành mỗi bước, bạn có thể chia giá trị của số giờ cần thiết để hoàn thành cho giá trị trong tám giờ làm việc hàng ngày trong khoảng thời gian đã chỉ định. Như vậy, bằng cách tăng hoặc giảm số lượng công nhân, có thể tăng hoặc giảm thời hạn của dự án. Số lượng càng nhiều, bạn sẽ hoàn thành một bước nhất định càng nhanh.
   • Một số dự án có thể yêu cầu ngày hơn tám giờ hoặc tuần trên 40 giờ để đáp ứng tiến độ. Vì vậy, sẽ có thời gian làm thêm giờ phải được tính.
   • Ví dụ, nếu bạn có một tháng để làm phần móng của một ngôi nhà và bạn biết rằng sẽ cần 1.000 giờ làm việc, hãy chia 1.000 cho số ngày tám giờ trong tháng để tính số công nhân cần thuê. để hoàn thành bước này đúng tiến độ (1.000 giờ dự án / 20 ngày làm việc mỗi tháng = 50 giờ mỗi ngày; 50 giờ mỗi ngày / 8 giờ cho mỗi công nhân = 6,25 công nhân cần thiết). Làm tròn số công nhân lên hoặc xuống để có số nguyên và thực hiện điều chỉnh theo số ngày cần thiết cho công việc.
   • Hãy thực tế về số lượng công nhân sẽ được thuê trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu cần bảy thợ điện để hoàn thành hệ thống dây điện trong một tuần, thì mục tiêu này có thể không thành hiện thực với sự sẵn có của thợ điện trong khu vực. Có thể cần phải kéo dài thời gian biểu để đáp ứng sự sẵn có của nhân lực cho dự án.
   • Nếu bạn dự định thực hiện đồng thời nhiều bước, thì sẽ cần có những công nhân riêng biệt để thực hiện từng bước.

6. 

   Chuẩn bị và gửi ngân sách. Thêm số giờ cho từng loại công việc cần thiết để đạt được tổng số giờ cho tất cả chúng. Nếu bạn chỉ cần một loại lao động, bạn có thể gộp tất cả số giờ dự án thành một con số duy nhất. Mặt khác, nếu cần một số loại lao động, thì ngân sách phải xác định tổng số giờ cần thiết của từng loại lao động đó. Điều quan trọng là phải bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến lao động, bao gồm thuế và phúc lợi. Ngoài ra, cần xem xét bất kỳ tỷ suất lợi nhuận nào được tính.
   • Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng bạn đã được thuê để lắp đặt một nhà bếp mới trong một ngôi nhà cỡ vừa. Dự án được chia thành các bước, mỗi bước yêu cầu hệ thống ống nước, điện và công việc xây dựng chung. Ngân sách phải phản ánh tổng số giờ công cho các công việc điện, hệ thống ống nước và xây dựng, bên cạnh chi phí của từng công việc.

7. 

   Khi dự án tiến triển, hãy điều chỉnh ước tính giờ công. Vì ước tính chỉ là suy đoán, bạn nên cập nhật chúng khi dự án được phát triển. Khách hàng có thể bị tính phí dựa trên số giờ làm việc của nhóm của bạn, vì vậy bạn nên cung cấp cho họ ước tính hàng giờ cập nhật khi thời gian trôi qua. Điều này giúp tránh bất ngờ khi nói đến thanh toán.
   • Bao gồm "yếu tố bất ngờ", với ước tính mức tăng do các sự kiện tiềm ẩn không lường trước được. Giá trị này phụ thuộc vào mức độ phức tạp của công việc, sự sẵn có của lao động, sự phụ thuộc vào các tác nhân bên ngoài và mối quan hệ giữa quá trình này với quá trình khác.
   • Hầu hết các chuyên gia nói rất rõ ràng rằng ngân sách chỉ là ước tính, số giờ thực tế có thể thay đổi và khách hàng sẽ trả tiền cho tổng số giờ làm việc khi dự án tiến triển. Tuy nhiên, rất có thể anh ta muốn trả một khoản tiền dựa trên ước tính, thay vì thực hiện hàng giờ liền. Hãy chú ý đến bất kỳ ngôn ngữ hợp đồng nào củng cố kiểu sắp xếp này, vốn đòi hỏi nhà thầu phải ước tính rất cẩn thận.
   • Nếu khách hàng trả tiền dựa trên tổng số giờ làm việc, hãy nhớ rằng ngân sách đóng vai trò như một ước tính và bạn không nên tính số tiền cao hơn tổng số mà không có sự biện minh hợp lý. Nếu bạn gặp sự cố và biết rằng giá trị sẽ vượt quá ước tính, hãy thông báo cho khách hàng để tránh hiểu lầm.
   • Lập một hợp đồng bằng văn bản xác định các chi phí cuối cùng cho công việc phụ. Cũng bao gồm quá trình xác định và phê duyệt những thay đổi này, chẳng hạn như các phê duyệt và tài liệu cần thiết.

Phương pháp 2/2: Xác định giờ làm việc theo hợp đồng

1. 

   Nhận thông tin từ công nhân của bạn. Lưu giữ hồ sơ chính xác cho tất cả nhân viên làm việc trong dự án. Chúng phải bao gồm bảng lương và tất cả các tài liệu cần thiết. Nếu bạn đang sử dụng kỹ sư, thợ điện, thợ ống nước hoặc những công nhân được cấp phép khác, thì cần phải có bằng chứng về các chứng chỉ đang hoạt động của bạn. Đây là một yêu cầu trong hầu hết các dự án kỹ thuật và xây dựng, trong các công trình công cộng và tư nhân. Bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng mọi người làm việc trên trang web đều được chứng nhận, kể cả các bên thứ ba đã ký hợp đồng.
   • Bạn cũng có thể trả tiền cho những người không được tuyển dụng để làm việc trong dự án. Công việc thuê ngoài cho bạn, bên ký hợp đồng và ngân sách sẽ được giao cho khách hàng có tính đến nhân công. Ngay cả khi họ không phải là nhân viên của bạn, bạn cũng phải có dữ liệu chứng nhận cho tất cả họ trong hồ sơ. Với tư cách là nhà thầu, bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả các nhà thầu làm việc trong dự án đều có đủ năng lực, trừ khi được quy định trong hợp đồng.
   • Các hợp đồng chính phủ thường yêu cầu thêm thông tin về người sử dụng lao động và người lao động, chứng minh họ tuân thủ luật pháp. Ngoài số tiền được trả, có thể cần ghi lại các dữ liệu như giới tính, tuổi tác hoặc tổ tiên, như một sự đảm bảo rằng không có sự phân biệt đối xử nào đang diễn ra tại nơi làm việc. Nếu bạn có hợp đồng với chính phủ, hãy đọc kỹ và làm theo tất cả các hướng dẫn liên quan đến việc thuê và đăng ký để tránh những khó khăn về thanh toán.

2. 

   Đánh dấu khoảng thời gian đã làm việc của nhân viên. Để cung cấp các báo cáo chính xác, bạn cần một phương pháp đáng tin cậy để ghi lại số giờ làm việc của nhân viên. Có thể sử dụng đồng hồ bấm giờ hoặc thậm chí bảng chấm công, nhưng các bản ghi này phải được kiểm tra để xác nhận độ chính xác của chúng. Tùy thuộc vào hợp đồng, bạn có thể phải kiểm tra định kỳ, trong đó có thể yêu cầu bằng chứng rằng số giờ đã ghi là hợp lý.
   • Một cách để đảm bảo việc chấm công chính xác là phân công người giám sát cho từng công nhân hoặc nhóm công nhân. Vào cuối tuần, khi mỗi em gửi đơn của mình, giám thị sẽ xem xét và ký tên, đảm bảo rằng thông tin trong đó là đúng sự thật. Điều này tránh gửi thẻ với giờ không hoạt động.
   • Bạn cũng có thể sử dụng hệ thống điểm điện tử để ghi lại công việc của mọi người trong dự án. Tuy nhiên, hệ thống phải được kiểm soát để ngăn chặn sự lạm dụng. Nếu hồ sơ theo giờ được hỏi, điều quan trọng là phải chứng minh được rằng đây là trường hợp.
   • Các khách hàng chính phủ cần thu thập tất cả thông tin này trước khi thanh toán cho nhà thầu, vì họ đang sử dụng tiền thuế từ dân chúng để trả cho công việc. Cần có một mức độ giám sát đáng kể khi báo cáo số giờ làm việc trong những tình huống này. Cẩn thận làm theo tất cả các hướng dẫn báo cáo được chỉ định trong hợp đồng của bạn.

3. 

   Gửi báo cáo thanh toán thường xuyên cho khách hàng. Hợp đồng phải ghi rõ tần suất gửi giờ công cho khách hàng để nhận tiền thanh toán. Khi gửi các báo cáo này, bạn có khả năng cung cấp dữ liệu thanh toán và tài liệu liên quan đến số giờ làm việc, so sánh số tiền đó và việc thanh toán của bạn với các ước tính đã gửi trước đó. Nếu có sự khác biệt đáng kể giữa số giờ làm việc và ước tính, bạn sẽ phải giải thích chi tiết hơn về những thay đổi này cho khách hàng.

4. 

   Sử dụng các bản ghi để chuẩn bị các ước tính trong tương lai. Khi kết thúc một dự án, thông tin về số giờ làm việc sẽ rất có giá trị, vì chúng cung cấp cho bạn chi tiết về thời gian cần thiết để hoàn thành các dự án cụ thể. Bạn có thể sử dụng dữ liệu này để tạo ước tính hàng giờ, chẳng hạn như số giờ trên một mét vuông cần thiết để phủ một mét vuông sàn hoặc thời gian chờ sau khi sử dụng xi măng tươi. Sử dụng dữ liệu này để cải thiện ngân sách trong tương lai và giữ cho doanh nghiệp của bạn có lãi.