NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Sắp xếp thời gian và không gian
• Phần 2 Quản lý Email
• Phần 3 Quản lý thời gian
• Phần 4 Duy trì sức khỏe thể chất và tinh thần

Trong bài viết này: Sắp xếp thời gian và không gian Quản lý email Thời gian quản lý Sức khỏe thể chất và tinh thần15 Tài liệu tham khảo15

Được tổ chức là một chất lượng được tìm kiếm bởi các nhà tuyển dụng, vì nó là một trong những tài sản tốt nhất để cung cấp chất lượng công việc. Nhiều nhân viên vẫn phải đối mặt với những khó khăn tổ chức ở các mức độ khác nhau.Nếu bạn là một phần của nó, hãy biết rằng có những giải pháp đơn giản và hiệu quả. cung cấp cho bạn một số mẹo để làm cho cuộc sống chuyên nghiệp của bạn dễ dàng hơn thông qua một tổ chức tốt hơn.

giai đoạn

Phần 1 Sắp xếp thời gian và không gian

1. 
   

   
   Ghi lại hoạt động của bạn trên một tờ báo. Dành một tuần để đánh giá từng hoạt động của bạn khi bạn đi. Tuần thông thường này sẽ cho phép bạn có một cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ hàng ngày của bạn. Bạn sẽ có thể phân loại chúng theo thời gian mà chúng yêu cầu và các mục tiêu sẽ cho phép bạn đạt được.

2. 
   

   
   Xác định đỉnh năng suất của bạn. Một số người hoạt động nhiều hơn vào buổi sáng trong khi những người khác hiệu quả hơn sau bữa trưa. Dù thời gian tốt nhất cho bạn là gì, hãy tận dụng nó để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng và phức tạp nhất.

3. 
   

   
   
   
   Ưu tiên công việc của bạn. Tập thói quen có một cuốn nhật ký ở dạng giấy hoặc dạng kỹ thuật số. Trước khi rời đi vào ban đêm hoặc đến vào buổi sáng, hãy đánh dấu các hoạt động quan trọng nhất: báo cáo sẽ được thực hiện trong một thời gian ngắn, chuẩn bị một cuộc hẹn ... Điều này sẽ cho phép bạn cung cấp thời gian và năng lượng cần thiết cho mỗi nhiệm vụ mà không làm phân tán bạn. Tuy nhiên, vẫn đủ linh hoạt để kết hợp các yêu cầu mới trong trường hợp thay đổi hoàn cảnh. Nếu bạn không chắc chắn về tầm quan trọng tương đối của một nhiệm vụ, hãy hỏi cộng tác viên hoặc người giám sát của bạn để biết chi tiết.

4. 
   

   
   Nhanh chóng gửi các nhiệm vụ nhỏ. Ưu tiên không có nghĩa là chần chừ! Nói cách khác, nếu bạn có những nhiệm vụ không quan trọng nhưng có thể đạt được một cách dễ dàng, đừng bỏ qua đêm. Hãy chăm sóc những hoạt động nhỏ này càng nhanh càng tốt để bạn có thể tập trung vào những điểm quan trọng nhất.

5. 
   

   
   
   
   Tổ chức không gian làm việc của bạn. Cho dù bạn có một văn phòng nhỏ hay một căn phòng thực sự, không gian của bạn phải thuận lợi cho công việc hiệu quả! Một không gian làm việc lộn xộn có thể gây căng thẳng và hạn chế năng suất của bạn. Đó không phải là về việc trở thành một kẻ cuồng nhà vệ sinh! Bạn chỉ cần có thói quen dọn dẹp bàn làm việc của bạn.
   • Lưu trữ không gian làm việc của bạn. Loại bỏ tất cả các tập tin và rác thải xả rác văn phòng của bạn. Ngược lại, cẩn thận xếp hạng các phần quan trọng. Lưu trữ và làm sạch không gian làm việc của bạn ngay khi bạn có cơ hội: trong một khoảng thời gian hoạt động, trong giờ nghỉ, giữa hai nhiệm vụ ...
   • Làm sạch khi bạn đi. Bằng cách này, bạn tránh tích lũy giấy tờ hoặc thức ăn thừa trên bàn làm việc.
   • Giữ mọi thứ trong tầm tay: điện thoại, bút, giấy lót ... Sắp xếp không gian làm việc của bạn để làm cho nó hoạt động tốt nhất có thể.

6. 
   

   
   Lên kế hoạch cho ngày của bạn. Để tổ chức hiệu quả, bạn cần lên lịch các cuộc hẹn, nhưng tất cả các nhiệm vụ chuyên môn khác như đọc email, viết báo cáo ... Ví dụ: bạn có thể dành một hoặc hai ngày trong các cuộc hẹn trong tuần bạn và phần còn lại của tuần để thực hiện các nhiệm vụ khác của bạn. Đừng cố gắng lấp đầy khoảng thời gian trống bằng mọi giá. Tận dụng cơ hội để thư giãn hoặc suy nghĩ về những vấn đề ít tức thời hơn. Những giai đoạn hoạt động thấp cũng có thể dự đoán dự kiến.
   • Sử dụng lịch hoặc lịch. Bạn có thể chọn chương trình nghị sự bằng giấy, lịch điện tử hoặc các ứng dụng như iCalendar hoặc Google Hiện tại.
   • Phân loại các hoạt động của bạn. Ví dụ: bạn có thể phân loại chúng theo loại (dự án, sự kiện, cuộc họp, nghỉ ...) hoặc theo thứ tự quan trọng. Chọn một hệ thống cho phép bạn xem nhanh các hoạt động chính của mình.
   • Tối ưu hóa việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số. Ví dụ: Outlook có thể được sử dụng như một sổ địa chỉ, lịch hoặc danh sách các hoạt động để làm. Bằng cách sử dụng cùng một công cụ để lập kế hoạch cho cuộc sống chuyên nghiệp của bạn, bạn đạt được hiệu quả.
   • Nếu có thể, hãy ủy thác một số công việc của bạn. Có thể khó tải một trợ lý với các nhiệm vụ được giao cho bạn hoặc để thu hút sự giúp đỡ của đồng nghiệp. Tuy nhiên, điều này cho phép bạn tập trung vào các hoạt động mà bạn có thể làm và tối ưu hóa việc quản lý thời gian của mình.

Phần 2 Quản lý Email

1. 
   

   
   Nếu có thể, hãy lên lịch đọc email của bạn. Một số bài viết có thể yêu cầu kết nối vĩnh viễn đến s của bạn. Nếu đây không phải là trường hợp của bạn, đừng đọc email của bạn cho đến thời gian dự kiến ​​trong ngày.

2. 
   

   
   Sắp xếp thư của bạn. Đánh dấu các cuộc hội thoại quan trọng và phân loại email của bạn theo mục đích của họ, người gửi của họ ... Sử dụng các tính năng được cung cấp bởi Outlook (thư mục và thư mục con) hoặc Gmail (nhãn).
   • Xóa các s khi chúng được xử lý. Lưu trữ các cuộc hội thoại và email quan trọng mà bạn có thể cần. Có một hộp trống, tất cả chúng đã được đọc và xử lý, có thể là một cứu trợ vào cuối ngày. Nếu bạn biến nó thành một quy tắc chung, hãy đảm bảo rằng bạn không vội vàng xử lý email của mình.

3. 
   

   
   Tối ưu hóa các phương tiện truyền thông. Cho dù giữa các đồng nghiệp hoặc với các đối tác, đừng giới hạn cuộc trò chuyện qua email. Cuộc trò chuyện tức thời hoặc đơn giản là điện thoại là giải pháp ưa thích cho tốc độ và sự tiếp xúc của con người. Họ có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu và giúp bạn bớt căng thẳng khi chờ phản hồi của bạn. Ngoài ra, việc trao đổi thông tin trong chủ đề của một cuộc trò chuyện bằng miệng sẽ dễ dàng hơn so với bằng văn bản.

4. 
   

   
   Hạn chế gián đoạn công việc không kịp thời. Đó là điều cần thiết để nghỉ ngơi trong ngày. Mặt khác, làm gián đoạn bạn giữa một nhiệm vụ để trả lời điện thoại hoặc một đồng nghiệp đi ngang qua bàn của bạn phá vỡ lịch trình làm việc của bạn và lãng phí thời gian. Không tự cô lập hoàn toàn, đừng ngần ngại đóng cửa hoặc để điện thoại trên máy trả lời. Khi nhiệm vụ của bạn hoàn thành, hãy đáp ứng các yêu cầu khác nhau. Điều đó nói rằng, không đưa ra một quy tắc tuyệt đối có nguy cơ xuất hiện xã hội hoặc không thể truy cập!

5. 
   

   
   Sử dụng điện toán đám mây. Công nghệ này giúp lưu trữ số lượng lớn thông tin qua máy chủ từ xa. Do đó, nó không tốn kém và cải thiện khả năng tiếp cận dữ liệu. Do đó, bạn có thể làm việc từ bất kỳ thiết bị nào miễn là anh ta có quyền truy cập internet. các điện toán đám mây có thể cải thiện chất lượng công việc và quản lý thời gian của bạn vì nó cho phép bạn làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn. Dịch vụ này thường có sẵn như là một thuê bao được trả bởi công ty. Đừng ngần ngại đề xuất sử dụng công nghệ này cho dịch vụ của bạn.

6. 
   

   
   Sử dụng các tính năng được cung cấp bởi các công cụ tìm kiếm. Bạn có thể đã có thói quen ghi lại và xếp hạng các trang web trong mục yêu thích của bạn trên cơ sở cá nhân. Đừng ngần ngại làm điều tương tự tại văn phòng, đặc biệt nếu bạn có máy tính của riêng mình. Ví dụ: các trang web đối tác của công ty hoặc thông tin chung là các nguồn bạn cần truy cập nhanh.

Phần 3 Quản lý thời gian

1. 
   

   
   Đừng cố gắng làm nhiều hơn một nhiệm vụ cùng một lúc. Trong một thế giới bị chi phối bởi công nghệ thông tin và truyền thông, nhân viên dự kiến ​​sẽ luôn sẵn sàng và đáp ứng tất cả các yêu cầu cùng một lúc. Tất cả các chuyên gia đều muốn nói rằng hiện tượng này đa nhiệm dẫn, trái với sự xuất hiện, mất thời gian và chất lượng công việc. Khi bộ não của chúng ta đã bão hòa thông tin, nó không có thời gian để phân tích mọi thứ. Do đó, thực hiện một số nhiệm vụ cùng một lúc làm tăng căng thẳng và giảm khả năng phân tích và tập trung. Nó có ý nghĩa hơn để giải quyết một vấn đề tại một thời điểm.

2. 
   

   
   Tạo lịch trình của riêng bạn. Ngoài việc thiết lập một chương trình cụ thể (cuộc họp, sự kiện, cuộc họp ...), thật tốt khi có một lịch trình chung trong ngày của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn dự đoán các đỉnh của hoạt động và thời gian nghỉ ngơi.
   • Một số hoạt động, chẳng hạn như suy nghĩ về một dự án hoặc nghiên cứu tệp của khách hàng, đòi hỏi sự tập trung và phân tích. Để cải thiện hiệu quả của bạn, hãy lập kế hoạch thời gian cụ thể dành cho loại hoạt động này. Nếu bạn di chuyển tệp hoặc dự án, khả năng trí tuệ của bạn có thể giảm, khiến bạn kém hiệu quả hơn. Tương tự, các nhiệm vụ tẻ nhạt hơn như đọc thư hoặc báo cáo phải được giới hạn về thời gian. Nếu không, bạn có thể cảm thấy buồn chán và trì hoãn hoặc trì hoãn hoạt động.
   • Cho phép thêm thời gian cho một số hoạt động. Thật vậy, các cuộc họp hoặc cuộc hẹn có thể mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Dựa trên kinh nghiệm của bạn, hãy đưa vào lịch trình của bạn một phạm vi thời gian lớn hơn thời lượng được công bố của sự kiện.

3. 
   

   
   Bạn có thể sử dụng một báo động. Nó có thể nhắc nhở bạn về một sự kiện, báo hiệu kết thúc thời gian được phân bổ cho việc hoàn thành một nhiệm vụ hoặc đơn giản là cung cấp cho bạn một nhịp điệu công việc. Tuy nhiên, tránh làm cho nó đổ chuông bất ngờ, vì điều này có thể làm bạn căng thẳng mà không làm bạn hiệu quả hơn.

4. 
   

   
   Không thực hiện nhiệm vụ của bạn mà không có lý do hợp lệ. Lennui, mệt mỏi, mong muốn rời khỏi văn phòng sớm hơn ... đều là những lý do tồi tệ để hoãn một hoạt động. Chần chừ là một sự lãng phí thời gian và hiệu quả thực sự. Tuy nhiên, bạn phải duy trì sự linh hoạt. Nếu một sự kiện bất ngờ xảy ra (cuộc họp vào phút cuối, sửa đổi tệp khẩn cấp ...), hãy lưu ý những gì bạn phải làm và tiếp tục hoạt động của mình sau đó. Bạn cũng có thể thiết lập một giải pháp thay thế. Ví dụ: nếu bạn không thể đi đến một cuộc họp, hãy thử thiết lập một cuộc gọi hội nghị.

Phần 4 Duy trì sức khỏe thể chất và tinh thần

1. 
   

   
   Nghỉ giải lao. Như đã đề cập trong bài viết, bắt buộc phải lập kế hoạch cho các giai đoạn nghỉ ngơi về thể chất và trí tuệ. Thật vậy, nghỉ ngơi vào buổi chiều để làm những gì chúng ta không có thời gian để làm vào buổi sáng là vô ích. Giờ nghỉ cho phép bạn lùi lại một bước, đánh giá cao công việc đã hoàn thành và trao đổi với đồng nghiệp. Ngoài ra, nó giúp tổ chức tốt hơn và cải thiện năng suất. Nếu bạn quá mải mê với công việc, hãy nhập thời gian nghỉ trong lịch để không quên điều đó. Nếu cần thiết, lập kế hoạch báo động.

2. 
   

   
   Ngủ đủ giấc. Những lợi ích của giấc ngủ luôn được công nhận. Tuy nhiên, nhiều công nhân không ngủ đủ. Thiết lập thói quen để có giấc ngủ ngon trong bảy hoặc tám giờ.

3. 
   

   
   Đừng so sánh bản thân với đồng nghiệp của bạn. Mọi người đều có một vai trò đặc biệt mà anh ấy nắm bắt khác nhau. Một phương pháp tổ chức hiệu quả cho đồng nghiệp sẽ không nhất thiết phải dành cho bạn. Bạn có thể thảo luận về các thực tiễn tốt nhất, nhưng bạn cần tìm hệ thống của riêng bạn.

4. 
   

   
   Tổ chức là một quá trình tốn thời gian. Lịch trình của bạn sẽ được đưa ra khi bạn làm việc trong công ty. Đừng cố làm theo chương trình nghị sự của bạn bằng mọi giá và hãy linh hoạt. Bắt đầu với một tổ chức chung (văn phòng có trật tự, phân phối thời gian giữa công việc và nghỉ ngơi ...) và sau đó tinh chỉnh nó dần dần.