NộI Dung

• giai đoạn
• Phương pháp 1 Tăng năng suất trong công việc
• Phương pháp 2 Tăng năng suất của nhân viên
• Phương pháp 3 sử dụng công nghệ

Trong bài viết này: Tăng năng suất tại nơi làm việc Tăng năng suất của nhân viên Công nghệ điều hành24 Tài liệu tham khảo24

Nếu bạn là nhân viên, việc tăng năng suất của bạn có thể cho phép bạn được thăng chức hoặc có nhiều thời gian rảnh hơn. Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp, làm việc hiệu quả hơn sẽ tăng lợi nhuận của bạn và giúp bạn vượt qua những khó khăn tài chính. Trong cả hai trường hợp, bạn nên luôn cố gắng để có năng suất cao hơn. Đối với điều này, nhân viên và ông chủ sẽ phải xem lại thói quen làm việc của họ. Ngoài ra, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cũng có thể thực hiện các bước cần thiết để tạo môi trường thúc đẩy nhân viên và cung cấp cho họ các công cụ cần thiết để thành công, bao gồm các công nghệ cho phép các nhóm linh hoạt hơn và tiết kiệm thời gian.

giai đoạn

Phương pháp 1 Tăng năng suất trong công việc

1. 
   

   
   Bắt đầu với chính mình. Để cải thiện năng suất của doanh nghiệp của bạn, tốt nhất nên bắt đầu bằng cách tổ chức lại ngày làm việc của riêng bạn. Bằng cách tự làm việc hiệu quả hơn, bạn sẽ thúc đẩy kinh doanh và phát triển các kỹ thuật mà sau đó bạn có thể truyền lại cho nhân viên của mình.

2. 
   

   
   Đặt thời hạn và thông báo cho các thành viên trong nhóm của bạn. Với các dự án và nhiệm vụ không có mục đích cụ thể, việc đặt ra thời hạn cho bản thân có thể đủ để cung cấp động lực để làm việc chăm chỉ hơn. Mẹo này sẽ hiệu quả hơn nếu bạn thông báo cho nhân viên của bạn về ngày bạn đã đặt, bởi vì những người này sẽ chịu trách nhiệm về các cam kết của bạn.

3. 
   

   
   
   
   Làm việc trong khoảng thời gian 90 phút. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng sau 90 phút, năng suất bắt đầu giảm. Để tối đa hóa năng suất của bạn, hãy làm việc trong 4 đến 5 phiên 90 phút, cho bạn nghỉ giữa các phiên.

4. 
   

   
   Nghỉ giải lao thường xuyên. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng nghỉ ngắn thường xuyên giúp tập trung và ngăn chặn năng suất giảm. Chỉ cần tập trung một vài phút vào một nhiệm vụ khác vài lần trong một giờ làm việc có thể giúp bạn tập trung tốt hơn trong thời gian dài.
   • Nghỉ ngơi cho một bài tập nhỏ, một lần một ngày, thậm chí là đi bộ ngắn hoặc một vài lần leo núi, sẽ tăng năng suất của bạn hơn nữa.

5. 
   

   
   
   
   Thực hiện theo quy tắc 2 phút. Nếu một nhiệm vụ mà bạn có thể hoàn thành trong hai phút hoặc ít hơn đến với bạn, hãy giải quyết ngay lập tức. Sẽ mất ít thời gian hơn so với việc lấy lại sau này và nhiệm vụ này sẽ là một khoảng nghỉ nhỏ để bạn có thể tập trung tốt hơn vào những gì bạn đang làm.

6. 
   

   
   Tận hưởng thời gian vận chuyển của bạn. Trả lời s, thực hiện danh sách việc cần làm, tìm kiếm ý tưởng hoặc đọc tài liệu là những nhiệm vụ ví dụ mà bạn có thể thực hiện ở bất cứ đâu, ngay khi bạn có một chút thời gian trước mặt, ví dụ như khi bạn đang trong quá trình vận chuyển hoặc trong phòng chờ của bác sĩ.

7. 
   

   
   Làm một vài bản nháp. Tất cả công việc của bạn và không chỉ là các ghi chú bằng văn bản nên được thực hiện trong một số "bản nháp", thay vì cố gắng làm mọi thứ ngay lần đầu tiên. Tạo một phiên bản đầu tiên, yêu cầu ai đó cho bạn ý kiến ​​về công việc này hoặc quay lại sau, khi rảnh rỗi. Bạn sẽ thấy rằng bạn sẽ có thể hoàn thành các dự án của mình nhanh hơn nhiều bằng cách thực hiện chúng trong 4 đến 5 bản nháp, hơn là cố gắng hoàn thành chúng cùng một lúc.

8. 
   

   
   Quản lý doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn Trung bình, một công nhân dành khoảng 28% ngày làm việc để quản lý doanh nghiệp của mình. Điều này tương ứng với 11 giờ trong một tuần làm việc 40 giờ. Để tiết kiệm thời gian cho nhiệm vụ này, hãy xem xét các mẹo sau.
   • Đặt giờ để tham khảo hộp thư của bạn. Mở hộp thư của bạn chắc chắn là một phần của nhiệm vụ của bạn, nhưng nó vẫn là một nhiệm vụ dễ dàng hơn nhiều so với những người khác. Đối với điều này, nhiều người bị cám dỗ kiểm tra email của họ mười lần một giờ. Thói quen này là một sự lãng phí thời gian thực sự. Thích tham khảo hộp thư của bạn chỉ ba lần một ngày: khi bạn đến nơi làm việc, sau bữa trưa và trước khi rời văn phòng. Nhiều nhất, kiểm tra của bạn một lần một giờ.
   • Không tạo thư mục. Bạn có thể nghĩ rằng đây là một cách rất tốt để giữ ngăn nắp, nhưng sẽ dễ dàng hơn nhiều cho bạn để tìm thư của bạn bằng cách để tất cả chúng trong hộp thư đến của bạn.
   • Hủy đăng ký từ danh sách gửi thư. Trung bình, 50% công nhân nhận được thư không mong muốn. Xóa loại thư này chỉ mất vài giây, nhưng tích lũy trong suốt một năm, những giây này nhanh chóng trở thành giờ.

Phương pháp 2 Tăng năng suất của nhân viên

1. 
   

   
   Áp dụng cho nhân viên của bạn các kỹ thuật tương tự bạn sử dụng chính mình. Một khi bạn đã học được cách tăng năng suất của chính mình, hãy thử, nếu có thể, để áp dụng các kỹ thuật này cho các nhóm làm việc của bạn.
   • Khuyến khích nghỉ. Nói nhân viên của bạn nghỉ giải lao có thể không đủ. Trong trường hợp này, hãy tự tạo ra những giờ giải lao này: ăn mừng sinh nhật, tổ chức các hoạt động nhóm hoặc ăn trưa theo nhóm.
   • Quy định việc sử dụng s. Nếu một nhân viên cần phản hồi ngay lập tức, họ sẽ phải liên hệ với đồng nghiệp của họ qua điện thoại hoặc đến văn phòng của họ. Bằng cách mong đợi mọi người đọc chúng ngay lập tức, nhân viên đến liên tục kiểm tra hộp thư của họ và mất thời gian quý giá.
   • Đặt thời hạn. Ngay cả đối với các dự án không có ngày kết thúc cụ thể, nhân viên của bạn sẽ làm việc với nhiều động lực hơn nếu bạn đặt mục tiêu cho họ và thời hạn đáp ứng.
   • Cung cấp cho họ quyền truy cập vào một phòng tập thể dục. Bằng cách thiết lập một phòng tập thể dục trong cơ sở kinh doanh hoặc bằng cách cung cấp một thuê bao cho một phòng hàng xóm cho tất cả nhân viên của bạn, bạn sẽ khuyến khích họ tập thể dục và do đó thúc đẩy năng suất của họ. Bạn cũng có thể tăng cường sự tham gia của các nhóm của mình bằng cách tổ chức các thử thách hàng tháng.

2. 
   

   
   Cho phép làm việc và lịch trình từ xa. Không quan trọng nhân viên của bạn làm việc ở đâu và khi nào, miễn là họ làm những gì được mong đợi hai. Một nghiên cứu của Gallup cho thấy các nhân viên làm việc từ xa một phần trong tuần có liên quan nhiều hơn đến công việc của họ và thậm chí nhiều hơn. Hãy cho nhân viên của bạn cơ hội làm việc ở đâu và khi nào họ làm việc hiệu quả nhất.

3. 
   

   
   Tận hưởng công việc của nhân viên của bạn. Công nhân cảm thấy rằng giá trị của họ được công nhận sẽ có động lực và năng suất cao hơn. Trong một cuộc họp, công khai chúc mừng nhân viên của bạn. Giải thưởng. Giới thiệu đội của bạn và công việc của họ trong các ấn phẩm của công ty. Nếu một nhân viên đặc biệt xuất sắc trong một dự án, hãy ghi nhận những nỗ lực của họ. Nếu bạn không thưởng cho công việc của họ, nhân viên của bạn sẽ không cho bạn hai người tốt nhất.

4. 
   

   
   Tạo văn hóa trách nhiệm. Bằng cách có thể thực sự thưởng cho công việc của họ và biết rằng họ sẽ nhận được phản hồi về những gì họ đã làm, nhân viên của bạn sẽ làm việc với nhiều ứng dụng hơn. Trao quyền cho nhân viên của bạn cũng có nghĩa là bạn sẽ cần trình bày cho họ một chiến lược kinh doanh rõ ràng và cho họ thấy công việc của họ đóng góp cho sự tiến bộ của công ty theo hướng đó như thế nào. Nếu họ thực sự cảm thấy rằng công việc của họ là quan trọng và không chỉ là cầm đồ, nhân viên của bạn sẽ làm việc chăm chỉ hơn.
   • Cung cấp các ưu đãi tài chính với các mục tiêu rõ ràng là một cách tuyệt vời để khuyến khích sự tham gia và động lực của nhân viên ở tất cả các cấp của công ty.

5. 
   

   
   Thúc đẩy tinh thần đồng đội. Làm việc theo nhóm thường có thể cải thiện năng suất của nhóm bằng cách tập hợp các quan điểm khác nhau. Trong một nhóm, nhân viên cũng có xu hướng làm việc với nhiều ứng dụng hơn vì họ không muốn làm đồng nghiệp thất vọng hoặc có vẻ kém năng lực hơn những người khác. Cuối cùng, làm việc nhóm giúp ngăn chặn sự cô lập thường khiến một số nhân viên cảm thấy vô dụng và bị bỏ qua.

6. 
   

   
   Thay đổi nhiệm vụ của nhân viên của bạn. Nếu hầu hết các công việc của mỗi nhân viên phù hợp với trình độ của họ, làm đi làm lại nhiều lần có thể dẫn đến kiệt sức. Thay đổi loại công việc và môi trường làm việc (ví dụ: solo hoặc trong nhóm), giúp tránh sự mệt mỏi của nhân viên và phát triển kỹ năng của nhóm, giúp họ có cái nhìn toàn diện hơn về công ty.

7. 
   

   
   Đầu tư vào đào tạo. Việc đào tạo sẽ mang lại lợi ích cho tất cả nhân viên của bạn bởi vì họ sẽ trở nên thành công hơn và cảm thấy mang ơn công ty, điều này sẽ truyền cảm hứng cho họ làm việc chăm chỉ hơn. Đặc biệt chú ý đến các giám sát viên và quản lý cấp trung, những người mới chỉ nhập vai trò lãnh đạo. Vị trí quan trọng của họ cho phép họ truyền đạt cho nhân viên tầm nhìn của quản lý cấp cao và tổ chức các nhóm một cách hiệu quả. Tập trung quản lý đào tạo vào các vị trí này sẽ cải thiện năng suất của toàn bộ công ty.

8. 
   

   
   Có xu hướng cải thiện. Để liên tục tăng năng suất kinh doanh của họ, các nhà quản lý phải tham gia vào một quá trình thay đổi vĩnh viễn. Quá trình này bao gồm bốn phần.
   • Xác định một điểm tham chiếu. Nếu bạn bán dịch vụ, tổng doanh thu mỗi giờ của công ty là bao nhiêu? Các dịch vụ cơ bản bạn cung cấp là gì và bạn thường cần bao nhiêu thời gian? Nếu bạn sản xuất hàng hóa, thường mất bao lâu để sản xuất hàng hóa trong câu hỏi? Bạn có dư thừa nguyên liệu hoặc quá nhiều chứng khoán? Tỷ lệ sản phẩm bị lỗi bạn sản xuất là bao nhiêu?
   • Xác định các khu vực để cải thiện Có lẽ bạn muốn sản xuất nhiều hơn mà không cần thuê thêm nhân viên. Hoặc có thể bạn muốn giảm số lượng sản phẩm bị lỗi cần phải làm lại.
   • Thiết lập một quá trình thay đổi và đo lường thành công. Quá trình này có thể mất vài tháng hoặc thậm chí nhiều năm. Bạn sẽ cần phải kiểm tra các quy trình mới và xem liệu chúng có cải thiện lợi nhuận của bạn hay không, tham khảo hệ thống đo lường của bạn.
   • Áp dụng các phương pháp mới và đào tạo đội của bạn. Nếu một thủ tục có hiệu quả, bạn sẽ phải bắt đầu bằng cách đào tạo người quản lý của mình, người sau đó sẽ chịu trách nhiệm triển khai chúng cho nhân viên của bạn.

Phương pháp 3 sử dụng công nghệ

1. 
   

   
   Trang bị cho mình những công nghệ đòi hỏi ít thời gian và công sức. Mục đích của công nghệ là nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian của người dùng. Nếu bạn cần nhiều nhân viên toàn thời gian để quản lý hệ thống của mình hoặc các nhóm của bạn liên tục gặp sự cố, hệ thống này không đáp ứng nhu cầu của bạn. Lựa chọn giải pháp sẽ mất ít thời gian và công sức nhất cho việc cài đặt và bảo trì.

2. 
   

   
   Nhận nhân viên của bạn các máy tính họ cần. Máy tính cũ có thể rẻ hơn, nhưng những giây bị mất mỗi ngày để khởi động lại máy hoặc chờ đợi sự tan băng bạn làm, về lâu dài, lãng phí thời gian quý báu. Đầu tư vào máy tính mới sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và cho các nhóm của bạn biết rằng bạn muốn cung cấp cho họ những công cụ tốt nhất có thể. Đổi lại, nhân viên của bạn sẽ cho bạn những nỗ lực tốt nhất của họ.

3. 
   

   
   Cung cấp cho nhóm của bạn các thiết bị cần thiết để làm việc từ xa. Nó đã được chứng minh rằng nhân viên làm việc một phần từ xa có năng suất cao hơn. Và một cách tốt để có năng suất cao hơn là tận dụng thời gian "thưởng", chẳng hạn như thời gian dành cho giao thông công cộng hoặc chờ một cuộc hẹn, để tiếp tục với công việc của bạn. Để có thể làm việc vào những thời điểm này, nhân viên của bạn sẽ phải có quyền truy cập vào một công nghệ phù hợp.
   • Máy tính xách tay. Một máy tính xách tay là điều cần thiết để nhân viên của bạn làm việc từ xa, nhưng công cụ sẽ cần phải đồng bộ hóa với các chương trình và máy tính để bàn.
   • Điện thoại thông minh và máy tính bảng. Những công cụ này cho phép nhân viên của bạn kiểm tra hộp thư của họ và làm việc trên các tài liệu mọi lúc mọi nơi.
   • Các chương trình đồng bộ hóa nhiều thiết bị. Tất cả các tệp và tài liệu có sẵn trên máy tính để bàn của nhân viên cũng phải có sẵn trên máy tính xách tay, điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ. Bạn sẽ tạo ra một lực lượng lao động linh hoạt và kết nối. Nếu nhân viên của bạn chỉ có quyền truy cập vào một số chương trình nhất định từ máy tính để bàn của họ, họ sẽ mất tính linh hoạt mà họ có thể đã sử dụng trong công việc.
   • Công nghệ hợp tác. Đầu tư vào các mạng xã hội chuyên nghiệp như Tibbr, Jive hoặc Yammer và sử dụng các dịch vụ liên lạc như Skype và Google Hangouts để giữ cho nhân viên của bạn được kết nối ngay cả khi họ không ở nơi làm việc.
   • Đám mây. Bằng cách kết nối doanh nghiệp của bạn với đám mây, nhân viên của bạn có thể dễ dàng chia sẻ và truy cập công việc của họ mọi lúc mọi nơi.

4. 
   

   
   Tổ chức theo dõi nhiệm vụ ảo. Hãy nghĩ về tất cả thời gian nhân viên của bạn dành cho việc kiểm tra với nhau rằng một nhiệm vụ đã được hoàn thành hoặc thảo luận về tiến trình của họ tại các cuộc họp. Phần mềm theo dõi nhiệm vụ như Flow, HiTask, Producteev và Asana cho phép các thành viên trong nhóm cập nhật ngay tiến trình của họ trên một dự án để đồng nghiệp có thể truy cập thông tin này mọi lúc mọi nơi. Cách tiếp cận này sẽ cho phép bạn giới hạn các cuộc họp và trao đổi DS và do đó cải thiện năng suất của các nhóm.

5. 
   

   
   Yêu cầu nhân viên của bạn làm một số danh sách việc cần làm. Có các chương trình rất dễ truy cập, chẳng hạn như Todoist, Wunderlist, Nhiệm vụ và Danh sách bỏ túi, ưu tiên các nhiệm vụ theo thời hạn và các tham số khác, để đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng hạn.

6. 
   

   
   Đầu tư vào các chương trình thích nghi khác nhau. Thích đầu tư vào các chương trình khác nhau thích ứng với các nhiệm vụ khác nhau, thay vì cố gắng làm nhiều hơn với một phần mềm. Phần mềm được thiết kế cho các chức năng cụ thể, chẳng hạn như mối quan hệ khách hàng, mạnh hơn và dễ sử dụng hơn cho các tác vụ này so với các chương trình chung hơn, chẳng hạn như Excel. Tăng năng suất cho doanh nghiệp của bạn bằng cách cung cấp phần mềm phù hợp với từng nhiệm vụ.