NộI Dung

• Các bước
• Câu hỏi và câu trả lời của cộng đồng

Các phần khác

Nếu bạn đang nhận được giấy phép hành nghề hoặc đăng ký tham gia một kỳ thi, bạn có thể cần phải viết một lá thư xác nhận rằng bạn đã đáp ứng các yêu cầu. Bạn cũng có thể có đồng nghiệp cũ hoặc nhân viên gọi bạn viết thư xác nhận vì họ đang nộp đơn xin việc mới. Thông qua một lá thư chứng thực, bạn xác nhận rằng bạn đã tận mắt chứng kiến ​​điều gì đó hoặc biết nó là sự thật. Thư xác nhận thường được viết như một lá thư kinh doanh chính thức.

Các bước

Phần 1/3: Định dạng lá thư của bạn

1. 

   Sử dụng giấy tiêu đề nếu bạn có. Đặc biệt nếu bạn đang viết thư của mình với tư cách chuyên môn, thì tiêu đề thư từ công ty hoặc công ty của bạn sẽ được ưu tiên hơn cho thư xác nhận. Tuy nhiên, không sử dụng tiêu đề thư của công ty nếu bạn đang viết với tư cách cá nhân của mình.
   • Ví dụ: nếu bạn đang viết thư xác nhận cho một nhân viên cũ để chứng thực kỹ năng và chuyên môn của họ, bạn sẽ muốn sử dụng giấy tiêu đề của công ty.
   • Nếu bạn đang viết thư xác nhận cho chính mình, đừng sử dụng tiêu đề thư công ty nếu chủ đề của thư không liên quan đến công việc của bạn cho công ty.

2. 

   
   
   Chọn một phông chữ có thể đọc được. Đối với một bức thư xác nhận, bạn thường muốn sử dụng một phông chữ trang trọng, bảo thủ hơn, chẳng hạn như Times New Roman. Phông chữ này có sẵn trên bất kỳ ứng dụng xử lý văn bản nào.
   • Bạn cũng có thể sử dụng phông chữ mặc định, chẳng hạn như Arial hoặc Helvetica.

3. 

   
   
   Ngày thư của bạn. Dòng trên cùng của lá thư của bạn phải là ngày bạn viết thư. Bạn có thể muốn đăng ngày của bức thư nếu bạn không nghĩ rằng mình sẽ có thể gửi nó trong một hoặc hai ngày. Viết ra tháng thay vì sử dụng chữ số.
   • Nếu bạn đang sử dụng mẫu thư thương mại thông qua ứng dụng xử lý văn bản của mình, mẫu này có thể chèn ngày hiện tại theo mặc định.

4. 

   
   
   Bao gồm địa chỉ của người nhận. Bao gồm tên đầy đủ của người nhận, nếu biết và chức danh công việc của họ. Nếu bạn chỉ đơn giản là viết thư cho một trường học, công ty hoặc hội đồng chuyên môn, thì tên của tổ chức là đủ.
   • Địa chỉ trên thư công việc thường được thực hiện ở định dạng khối, tương tự như cách bạn viết chúng trên phong bì. Nếu bạn đang sử dụng một mẫu từ ứng dụng xử lý văn bản của mình, nó sẽ có các hộp văn bản này được thiết lập cho bạn.
   • Nếu bạn không sử dụng tiêu đề thư, khối đầu tiên trên thư của bạn sẽ là tên và địa chỉ của bạn. Sau đó, bạn sẽ theo dõi tên và địa chỉ của người nhận.

5. 

   Cung cấp dòng chủ đề. Dòng tiêu đề cho người nhận biết nội dung của bức thư. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn không gửi thư cho một người cụ thể. Ai mở nó ra cần phải biết cách chỉ đạo để đúng người nhìn thấy nó.
   • Dòng tiêu đề thường là lý do bạn viết thư chứng thực. Nếu bạn đang viết thư cho một người khác, bạn có thể sử dụng tên của họ làm dòng chủ đề. Ví dụ, bạn có thể viết: "Thư xác nhận cho Sally Sunshine."

6. 

   Tạo khối chữ ký của bạn. Bỏ qua một vài dòng để chừa khoảng trống cho nội dung thư, sau đó tiếp tục và định dạng khu vực bạn sẽ đặt chữ ký của mình. Sử dụng cách đóng cơ bản, chẳng hạn như "Trân trọng", thả xuống bốn dòng, sau đó nhập họ và tên của bạn.
   • Nếu bạn đang lên kế hoạch công chứng thư của mình, bạn cũng sẽ muốn bao gồm một khối công chứng. Tìm kiếm trực tuyến cho một khối công chứng mà bạn có thể sao chép. Ở Hoa Kỳ, bạn thường có thể tìm thấy những điều này trên trang web dành cho Ngoại trưởng của tiểu bang của bạn.

Phần 2/3: Soạn thảo lá thư của bạn

1. 

   Gửi thư cho cá nhân hoặc tổ chức thích hợp. Thông thường, bạn không cần bắt đầu bằng từ "Kính gửi" trong lời chào của một lá thư kinh doanh trang trọng. Chỉ cần gõ tên của cá nhân hoặc bộ phận sẽ nhận được thư.
   • Ví dụ: nếu bạn đang viết thư chứng thực xác nhận rằng bạn đã đáp ứng các yêu cầu giáo dục thường xuyên để được cấp giấy phép, bạn có thể đề cập đến "Ban cấp phép", sau dấu hai chấm.
   • Sử dụng tên của bộ phận hoặc hội đồng quản trị cụ thể khi có thể, thay vì đặt tên là "Người có thể quan tâm."
   • Nếu bạn đang viết thư chứng thực thay mặt cho một cá nhân khác, chẳng hạn như một nhân viên cũ, hãy cố gắng gửi thư bằng tên cho người nhận nếu có thể.

2. 

   Giới thiệu bản thân nếu thích hợp. Đặc biệt nếu bạn thay mặt người khác viết thư xác nhận, hãy sử dụng đoạn đầu tiên của lá thư để giải thích bạn là ai. Bao gồm mối quan hệ của bạn với người đó và mọi chứng chỉ hiện hành mà bạn có.
   • Ví dụ: nếu bạn đang viết thư xác nhận cho một nhân viên cũ, bạn có thể bắt đầu bằng cách mô tả chức danh công việc của mình trong công ty và thời gian bạn đã làm việc ở đó.
   • Nếu bạn đang viết bức thư cho chính mình, bạn có thể không cần bất kỳ lời giới thiệu nào ngoài tên của bạn. Ví dụ: bạn có thể viết "Tôi, Sally Sunshine, chứng thực rằng tôi đã hoàn thành buổi hội thảo cuối tuần ở Sunny Valley, được tổ chức từ ngày 3 - 7 tháng 10". Đối với loại thư chứng thực đó, phần nội dung của thư thường chỉ là một hoặc hai câu.

3. 

   Xác định người mà bạn đang viết thư. Nếu bạn thay mặt người khác viết thư xác nhận, bạn nên cung cấp tên của họ ngay sau khi giới thiệu bản thân. Bạn có thể chọn đưa nó vào câu đầu tiên, sau đó tiếp tục giới thiệu bản thân.
   • Ví dụ: nếu bạn đang viết thư xác nhận cho một nhân viên cũ, bạn có thể viết: "Tôi là Holly Henderson, chủ tịch của Henderson Motors. Tôi viết thư này để chứng thực chuyên môn cơ khí của Sally Sunshine."

4. 

   Cung cấp các dữ kiện hoặc thông tin mà bạn chứng thực. Phần lớn nội dung bức thư của bạn được tạo thành từ bất kỳ thông tin nào bạn muốn xác nhận thông qua bức thư. Tùy thuộc vào lý do viết của bạn, đây có thể là một câu, hoặc nó có thể kéo dài đến một vài trang.
   • Bám sát sự kiện và giữ cho bài viết của bạn rõ ràng và ngắn gọn nhất có thể bằng cách sử dụng giọng nói tích cực.

5. 

   Bao gồm một tuyên bố nếu bạn đang viết bức thư cho chính mình. Nếu bạn đang viết thư cho một tổ chức hoặc pháp nhân để chứng nhận điều gì đó về bản thân, bạn thường đóng thư bằng lời tuyên bố rằng mọi thứ trong thư đều đúng sự thật và chính xác theo hiểu biết của bạn.
   • Ví dụ: câu cuối cùng của bạn có thể là: "Bằng cách ký tên dưới đây, tôi tuyên bố rằng tất cả thông tin trên là đúng sự thật và chính xác theo hiểu biết của tôi."
   • Loại tuyên bố này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang có kế hoạch công chứng chữ ký của mình.

Phần 3/3: Hoàn thiện Thư của bạn

1. 

   Đọc kỹ lá thư của bạn. Chính tả và ngữ pháp trong thư xác nhận có thể ảnh hưởng đến cách nhận thư của bạn. Nếu nó có nhiều lỗi chính tả và lỗi, người nhận có thể không coi trọng nó.
   • Kiểm tra dữ kiện của bạn là tốt. Khi bạn ký vào lá thư của mình, bạn sẽ chứng nhận rằng mọi thứ trong đó là sự thật. Kiểm tra kỹ mọi con số, ngày tháng và các số liệu khác để đảm bảo chúng chính xác.

2. 

   In thư của bạn. Nếu bạn đang gửi thư qua đường bưu điện, hãy in nó trên giấy tiêu đề thư chính thức hoặc giấy chất lượng cao. Tránh sử dụng giấy sao chép thông thường, có thể làm cho nó trông kém trang trọng. Nếu không có bất kỳ loại giấy chất lượng cao nào, bạn có thể mua một chiếc hộp nhỏ tại cửa hàng đồ dùng văn phòng địa phương.
   • Đảm bảo rằng bức thư được in sạch sẽ và lề đủ. Phải có ít nhất 1 inch (2,5 cm) trên tất cả các mặt của trang.
   • Nếu thư của bạn có nhiều hơn một trang, hãy đảm bảo các trang được đánh số. Sử dụng định dạng "1 trong 2" sẽ giúp người nhận xác nhận rằng họ có tất cả các trang.

3. 

   Ký thư của bạn trước mặt công chứng viên, nếu cần. Không phải lúc nào cũng cần công chứng thư xác nhận. Trong nhiều trường hợp, chỉ cần chữ ký của bạn là đủ. Liên hệ với người nhận để tìm hiểu xem có cần công chứng hay không.
   • Thông thường cần phải công chứng nếu thư chứng thực có ý nghĩa pháp lý. Ví dụ: nếu bạn đang gửi thư chứng thực để xác nhận rằng bạn đã đáp ứng các yêu cầu đối với giấy phép hành nghề, thì bạn có thể phải công chứng.

4. 

   Gửi thư của bạn đến người nhận. Bạn có thể phải liên hệ với người nhận để tìm ra phương pháp nhận thư chứng thực của bạn ưa thích. Đối với một tài liệu chính thức như vậy, bạn muốn gửi nó nếu có thể. Tuy nhiên, một số người nhận có thể thích email hoặc fax hơn.
   • Nếu bạn đang gửi thư chứng thực qua email, hãy in nó và ký tên trước. Sau đó, quét tài liệu gốc để bạn có thể đính kèm bản PDF của bức thư đã ký.

Câu hỏi và câu trả lời của cộng đồng

Mỗi ngày tại wikiHow, chúng tôi làm việc chăm chỉ để cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các hướng dẫn và thông tin sẽ giúp bạn có cuộc sống tốt hơn, cho dù điều đó giúp bạn an toàn hơn, khỏe mạnh hơn hay cải thiện sức khỏe của bạn. Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế và sức khỏe cộng đồng hiện nay, khi thế giới đang chuyển mình mạnh mẽ và tất cả chúng ta đang học hỏi và thích nghi với những thay đổi trong cuộc sống hàng ngày, mọi người cần wikiHow hơn bao giờ hết. Sự ủng hộ của bạn giúp wikiHow tạo ra nhiều bài báo và video minh họa chuyên sâu hơn và chia sẻ thương hiệu đáng tin cậy của chúng tôi về nội dung hướng dẫn với hàng triệu người trên khắp thế giới. Hãy cân nhắc đóng góp cho wikiHow hôm nay.