NộI Dung

• Các bước
• Lời khuyên
• Cảnh báo

Chúng ta thường đi làm muộn do những hoàn cảnh mà chúng ta không thể kiểm soát, chẳng hạn như con ốm hoặc tắc đường; nhưng, bất kể lý do bạn trì hoãn là gì, bạn sẽ cần phải trao đổi cởi mở và trực tiếp với cấp trên của mình để cho bạn biết về tình hình. Một email ngắn gọn giải thích tình hình sẽ là một lựa chọn tốt nếu đây không phải là lần đầu tiên bạn trì hoãn hoặc nếu bạn đến quá muộn.

Các bước

Phương pháp 1 trong 4: Thông báo trước

1. 

   Đánh giá độ dài của sự chậm trễ. Phân tích những điều không lường trước được để ước tính xem bạn có thể đi làm trong bao lâu - tùy thuộc vào công việc của bạn, một vài phút sẽ không phải là kết thúc, nhưng hãy đảm bảo thông báo cho ai đó nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ đến muộn trong một khoảng thời gian đáng kể.
   • Hãy ước tính chính xác hơn dựa trên thời gian bạn cần để giải quyết tình huống. Ví dụ: sử dụng ứng dụng điều hướng nếu bạn đang bị kẹt xe để biết tốc độ giao thông.
   • Người giám sát của bạn sẽ thoải mái hơn và sẽ có thể sắp xếp cần thiết nếu bạn có ước tính về thời gian đến của bạn.

2. 

   
   
   Gọi cho cơ quan nếu bạn nghĩ rằng sự chậm trễ sẽ lâu hơn mười phút. Trừ khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng bạn sẽ có thể đến đúng giờ, cách tốt nhất là thông báo cho ai đó biết bạn đến muộn - hãy gọi điện để nói cho họ biết chuyện gì đang xảy ra và bạn nghĩ mình sẽ có thể đi làm trong bao lâu.
   • Phòng bệnh hơn chữa bệnh, vì vậy hãy gọi điện ngay cả khi bạn không có cách nào để ước tính thời gian trì hoãn.

3. 

   
   
   Xem xét các sự kiện đã lên lịch cho ngày hôm đó và gọi sớm hơn nếu cần. Tùy thuộc vào các cuộc hẹn trong ngày, sự chậm trễ của bạn có thể gây ra nhiều trở ngại nhỏ - ví dụ: hãy cho mọi người biết ngay lập tức nếu cửa hàng bạn làm việc đang khuyến mại một đợt giảm giá lớn vào ngày hôm đó hoặc nếu bạn có một cuộc họp rất quan trọng ở công ty .
   • Một đồng nghiệp có thể xử lý tình huống nếu bạn gọi ngay để thông báo cho công ty.
4. Yêu cầu nói chuyện trực tiếp với cấp trên của bạn. Ngay sau khi ai đó trả lời điện thoại, hãy yêu cầu nói chuyện với người quản lý, trưởng ca, người giám sát hoặc cấp dưới trực tiếp của sếp - bằng cách đó, bạn có thể chắc chắn rằng tin nhắn được chuyển đến đúng người.
   • Chia sẻ thông tin quan trọng, nếu có, với thư ký giám sát của bạn - cô ấy có thể sẽ ghi chú và ghi lại cuộc gọi.
   • Tránh yêu cầu đồng nghiệp cung cấp thông tin cho cấp trên của bạn - nếu anh ta quá bận hoặc thậm chí bị phân tâm, anh ta có thể quên chuyển thông tin cho đúng người.

Phương pháp 2/4: Tự xin lỗi

1. 

   
   
   Thảo luận vấn đề với sếp của bạn ngay lập tức. Xin lỗi nên là ưu tiên hàng đầu của bạn khi đi làm. Người giám sát của bạn có thể sẽ nói "được" và cho phép bạn bắt đầu làm việc bình thường - nếu không, anh ta sẽ có cơ hội thảo luận vấn đề với bạn.
   • Đích thân xin lỗi, ngay cả khi bạn đã thông báo cho người chịu trách nhiệm qua điện thoại.
   • Bạn có thể tạo ấn tượng rằng bạn là người thờ ơ hoặc vô trách nhiệm nếu cố gắng trì hoãn việc xin lỗi vì quá bận rộn hoặc vì sợ phải đối mặt với sếp, làm tổn hại đến danh tiếng của bạn trong công ty.

2. 

   Đưa ra một lý do ngắn gọn cho sự chậm trễ. Giải thích các trường hợp gây ra sự chậm trễ, nói một cách cởi mở, trực tiếp và trung thực - câu chuyện càng chi tiết thì càng có vẻ như bạn đang nói dối.
   • Đừng tô điểm câu chuyện bằng những chi tiết không cần thiết; thay vào đó, chỉ cần nói điều gì đó như "Xin lỗi, tôi đến muộn. Con trai út của tôi bắt đầu cảm thấy buồn nôn khi tôi chuẩn bị ra khỏi nhà".
   • Tránh chia sẻ những chi tiết không phù hợp với công việc - nếu bạn đến muộn vì bị phân tâm bởi một cuộc điện thoại cá nhân hoặc vì bạn đã trải qua một giờ trong phòng tắm với cơn đau bụng, có lẽ hành động tốt nhất là xin lỗi mà không cần nêu lý do.

3. 

   Hãy chân thành. Cố gắng truyền đạt giọng điệu hối lỗi chân thành trong khi xin lỗi - cấp trên của bạn không hề ngu ngốc và sẽ để ý nếu bạn không quan tâm. Điều tốt nhất nên làm đơn giản là trung thực và nhận trách nhiệm về sai lầm của mình.
   • Đừng cười, nói đùa hoặc cố gắng làm nhẹ sự trì hoãn - hành vi này có thể bị coi là thiếu tôn trọng.

4. 

   Kết thúc cuộc trò chuyện bằng một câu "cảm ơn". Không có vấn đề gì nếu cấp trên của bạn tức giận hoặc thậm chí không gọi sự chậm trễ, bằng cách này hay cách khác, hãy dành một chút thời gian để nói lời cảm ơn - cuối cùng, người đó là lý do bạn vẫn còn việc làm. Một cử chỉ biết ơn cũng có thể làm mềm lòng sếp của bạn một chút nếu ông ấy không hài lòng với sự chậm trễ.
   • Thể hiện lòng biết ơn bằng cách nói điều gì đó như, “Cảm ơn vì bạn đã thấu hiểu. Tôi hứa rằng điều này sẽ không xảy ra nữa ".
   • Nuốt sự tự hào trước mặt sếp của bạn có thể khó, nhưng đó là lựa chọn ngoại giao nhất, đặc biệt nếu bạn là người có lỗi vì sự chậm trễ.

Phương pháp 3/4: Xin lỗi bằng văn bản

1. 

   Gửi email xin lỗi nếu bạn đến muộn đặc biệt. Đối với sự chậm trễ hơn một giờ, bổ sung lời xin lỗi bằng một tin nhắn văn bản có thể là một ý kiến ​​hay. Bạn sẽ thể hiện rằng bạn thực sự xin lỗi nếu bạn dành thời gian để viết một email chính thức, vì vậy bạn có thể "giành lại" cấp trên của mình.
   • E-mail cũng sẽ là một ý tưởng hay cho những người đến muộn vào thời điểm khác, hoặc nếu sự chậm trễ gây ra vấn đề nghiêm trọng cho công ty, chẳng hạn như mất khách hàng hoặc vi phạm bảo mật.

2. 

   Viết văn bản bằng cách sử dụng cấu trúc trang trọng. Đặt tên đầy đủ và địa chỉ email của bạn ở đầu tài liệu và ở dòng tiếp theo, bao gồm ngày được đề cập. Bên dưới, hãy viết tên và email của sếp, cũng như địa chỉ công ty.
   • Đặt địa chỉ của văn phòng chi nhánh của bạn, thay vì đặt trụ sở chính, nếu công ty rất lớn và có nhiều tòa nhà.

3. 

   Bắt đầu email bằng một lời chào truyền thống. Bắt đầu bằng cách viết "Dear Guy" - ở Brazil, việc dùng tên của người giám sát là khá phổ biến, nhưng bạn cũng có thể sử dụng "Mr." hoặc "Mrs." nếu nó cảm thấy phù hợp hơn với người được đề cập.
   • Hầu hết các email xin lỗi sẽ bắt đầu bằng những thứ như "Dear Luis" hoặc "Dear Marina".
   • Bạn cũng có thể chỉ sử dụng tên người giám sát của mình, theo sau là dấu phẩy, nếu bạn cho rằng "Kính gửi" là hơi gượng ép.
   • Hãy cẩn thận đừng nói quá thân mật, nếu không bạn có thể nghe thiếu tôn trọng.

4. 

   Bao gồm lời xin lỗi trong nội dung email. Giải thích rằng lý do của tin nhắn không chỉ là một lời xin lỗi bằng lời nói đơn giản và sau đó tóm tắt lý do của sự chậm trễ, ngay cả khi bạn đã thảo luận với cấp trên của mình. Đảm bảo bao gồm ngày và thời gian xảy ra sự cố để cung cấp thêm bối cảnh cho tình huống.
   • Lời giải thích có thể là "Tôi muốn chân thành xin lỗi vì sự chậm trễ hai giờ của tôi vào thứ Sáu tuần trước, ngày 10 tháng 8 năm 2018, khi tôi gặp tai nạn ở nhà và cần được chú ý ngay lập tức. Tôi hiểu rằng sự vắng mặt của tôi xảy ra trong một khoảnh khắc rất không may mắn đối với công ty và một lần nữa tôi muốn nói rằng tôi rất tiếc ".
   • Viết một văn bản ngắn và trực tiếp.Lý tưởng nhất là nó chỉ nên có một vài dòng - phần mở đầu, giải thích nhanh và nhận lỗi.

5. 

   Chứng tỏ rằng bạn hiểu rõ hậu quả của việc trì hoãn. Không phải lúc nào bạn cũng dễ dàng nhận ra giọng điệu của một lời xin lỗi bằng văn bản, vì vậy hãy bao gồm một dòng để nói rõ rằng bạn rất tiếc - thừa nhận sai lầm đã làm tổn thương cấp trên và đồng nghiệp của bạn như thế nào hoặc mức độ thiệt hại mà nó gây ra cho công ty , nếu có bất kỳ hậu quả tài chính nào.
   • Viết một cái gì đó như "Khi tôi bỏ lỡ cuộc họp đã được lên lịch vào 10:00, tôi biết rằng tôi đã mất một khách hàng tiềm năng và tôi đã làm hỏng danh tiếng của công ty vì một công ty tư vấn tập trung vào sự hài lòng của khách hàng"

6. 

   Kết thúc email nói rằng bạn muốn sửa lỗi như thế nào. Giải thích những gì bạn dự định làm để tránh bị trì hoãn thêm, mô tả các bước chính xác mà bạn dự định thực hiện từ bây giờ, chẳng hạn như rời khỏi nhà sớm hoặc lên lịch họp cẩn thận hơn. Bằng cách đó, bạn sẽ cho thấy rằng bạn đang tập trung vào các giải pháp thực tế, thay vì những lời bào chữa suông đơn giản.
   • Hãy thể hiện thiện chí bằng cách kết thúc bức thư với một câu đại loại như “Để điều đó không xảy ra nữa, tôi đã nói chuyện với người hàng xóm của mình và nhờ anh ấy giúp đỡ tôi trong những tình huống tương tự”.

7. 

   Bày tỏ lòng biết ơn trước khi ký. Cảm ơn người nhận vì sự hiểu biết và kiên nhẫn của họ, cũng như dành thời gian để đọc email. Một câu nói tử tế sẽ giúp đánh bay mọi sự oán giận còn sót lại, mang đến một giai điệu tích cực cho các tương tác trong tương lai với cấp trên của bạn.
   • Câu cuối cùng này không cần phải quá to tát, đơn giản là "Tôi cảm ơn vì sự kiên nhẫn và bình tĩnh của bạn trong suốt tình huống, và tôi mong có cơ hội tiếp theo để chứng minh lòng trung thành của mình với công ty".
   • Nếu bạn muốn điều gì đó đơn giản hơn nữa, hãy kết thúc bằng câu "Cảm ơn bạn đã hiểu những khó khăn của tôi và kế hoạch của tôi để vượt qua chúng".

8. 

   Ký tên ở cuối tài liệu. Nhập tên đầy đủ của bạn, sử dụng họ mà bạn được biết đến tại nơi làm việc. Nếu bạn quyết định gửi thư bằng bản in, thay vì gửi bằng e-mail, hãy để lại một khoảng cách nhỏ giữa tên của bạn và đoạn cuối của văn bản để bạn có thể ký vào thư sau khi in.
   • Bạn cũng có thể gửi kèm "Trân trọng" trước khi ký.
   • Nếu bạn làm việc cho một công ty rất lớn, hãy bao gồm chức danh công việc của bạn để giúp cấp trên xác định người gửi.

Phương pháp 4/4: Trung thực và đáng tin cậy

1. Tránh nói dối hoặc bao biện. Việc bịa ra một câu chuyện để biện minh cho sự trì hoãn có thể khá hấp dẫn, nhưng hãy phản kháng lại - lý do của sự trì hoãn không quan trọng bằng việc làm rõ rằng bạn sẽ làm mọi thứ trong khả năng của mình để ngăn vấn đề tái diễn. Hơn nữa, tình hình sẽ còn tồi tệ hơn nếu bị phát hiện ra.
   • Ngay cả những khởi sắc nhỏ cũng có thể làm phức tạp thêm tình hình của bạn. Một báo cáo giao thông đơn giản sẽ đủ để bác bỏ tuyên bố rằng bạn đến muộn vì tắc nghẽn.
   • Tập trung vào việc sự chậm trễ đã ảnh hưởng đến người khác như thế nào, thay vì cố gắng giảm thiểu sai sót, sẽ tạo ấn tượng tích cực hơn. Ví dụ: "Cảm ơn bạn đã sắp xếp lại cuộc họp vào phút cuối", nghe hay hơn nhiều so với "Đại lộ đã bị dừng hoàn toàn".

2. 

   Chờ cho đến khi kết thúc cuộc họp để xin lỗi. Thời điểm duy nhất chúng ta không nên xin lỗi ngay lập tức là khi đến muộn trong một cuộc họp quan trọng vẫn đang diễn ra - trong trường hợp đó, lựa chọn tốt nhất là vào phòng họp ngay lập tức. Lời xin lỗi có thể đợi.
   • Cố gắng tạo ra ít tiếng ồn nhất có thể để vào cuộc họp mà không bị chú ý.
   • Một lời xin lỗi trong cuộc họp sẽ chỉ làm gián đoạn cuộc trò chuyện và khiến bạn xấu hổ, vì bạn sẽ phải làm điều này trước mặt đồng nghiệp và người giám sát của mình.

3. 

   Cố gắng hết sức để tránh sự chậm trễ hơn nữa trong tương lai. Rõ ràng, thỉnh thoảng ai cũng đi muộn, nhưng bạn sẽ bị mang tiếng không đáng có ở nơi làm việc nếu biến việc đi muộn thành thói quen. Bất kể số lượng và cường độ của những lời xin lỗi, việc lặp đi lặp lại cùng một sai lầm sẽ gửi đi thông điệp rằng bạn không thực sự xin lỗi vì những gì bạn đã làm.
   • Bắt đầu thức dậy sớm nửa giờ, nếu cần, để có thêm thời gian cho thói quen buổi sáng và việc đi làm của bạn.
   • Có khả năng bạn sẽ bị khiển trách, bị phạt hoặc thậm chí bị sa thải nếu bắt đầu đi muộn.

Lời khuyên

• Đúng giờ là một yêu cầu quan trọng trong bất kỳ công việc nào, nhưng một số nhà thầu coi trọng điều này hơn những nhà thầu khác - hãy gọi cho người quản lý ngay cả khi bạn sẽ đến muộn chỉ vài phút nếu sự chậm trễ được văn hóa công ty xem là tiêu cực.
• Thông báo tin tức trước khi đồng nghiệp làm điều đó cho bạn - đừng để người khác thông báo cho cấp trên của bạn về sự chậm trễ.
• Giả sử bạn muốn làm điều gì đó để bù đắp sự chậm trễ nếu bạn cảm thấy cần thiết - chẳng hạn như đề nghị đi làm muộn hoặc đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn trong một dự án.
• Hãy mua một vài món quà cho cả văn phòng vào lần tới khi bạn đến muộn - có thể họ sẽ xem lòng tốt là lý do của sự chậm trễ, vì vậy nhiều khả năng họ sẽ tha thứ cho bạn.

Cảnh báo

• Nhà thầu của bạn có thể không thấy bất kỳ vấn đề nào với sự chậm trễ thường xuyên, nhưng một số công ty có chính sách không khoan nhượng khi nói đến đúng giờ. Trong trường hợp đó, hãy chuẩn bị để giữ lời khi hứa để tránh mắc sai lầm trong tương lai, nếu không, sự chậm trễ có thể khiến bạn mất việc.