NộI Dung

• Các bước

Phân tích chi phí thể hiện một trong bốn đánh giá kinh tế (ba đánh giá còn lại là chi phí - lợi ích, hiệu quả chi phí và chi phí tiện ích). Quá trình thực hiện, như tên cho thấy, tập trung vào chi phí thực hiện một chương trình mà không tính đến kết quả cuối cùng. Phân tích chi phí là bước đầu tiên quan trọng trước khi chuyển sang các loại nghiên cứu kinh tế khác trong nhiệm vụ xác định xem một dự án tiềm năng có khả thi hoặc phù hợp hay không.

Các bước

Phương pháp 1/3: Xác định phạm vi và mục đích

1. 

   Xác định xem phân tích chi phí có cần thiết hay không. Trọng tâm của nghiên cứu này sẽ phụ thuộc vào mục đích của nó. Vì lý do này, trước khi xem xét bề rộng của phân tích, cần xác định xem cuối cùng cô ấy phải trả lời câu hỏi nào.
   • Nếu bạn đang tiến hành phân tích chi phí chỉ để thiết lập ngân sách hoặc lập kế hoạch chiến lược cho tương lai, thì có thể đưa toàn bộ tổ chức vào nghiên cứu.
   • Mặt khác, một mục đích chặt chẽ hoặc cụ thể hơn (chẳng hạn như xác định liệu hóa đơn hoặc số lượng của một dịch vụ sẽ yêu cầu phân tích chi phí chỉ liên quan đến những chi phí cụ thể đó).

2. 

   
   
   Xác định quan điểm của phân tích chi phí. Ngoài việc xác định lý do nghiên cứu, bạn cũng cần biết từ những người chi phí sẽ được phân tích. Điều này xác định dữ liệu nào sẽ được thu thập và cách thức phân loại.
   • Ví dụ, bạn có thể quan tâm đến chi phí cung cấp một dịch vụ cụ thể cho khách hàng. Bạn cần phải xem chi phí từ quan điểm của họ, có tính đến số tiền đã trả (hoặc sẽ được trả trong tương lai) cho dịch vụ, vận chuyển đến địa điểm và các vấn đề khác.
   • Nếu bạn chỉ muốn xem xét chi phí của chương trình trong mối quan hệ với công ty, hãy chỉ xem xét chi phí tổ chức một cách tổng quát. Cũng có thể phân tích chi phí cơ hội, vì khi xác định việc cung cấp một sản phẩm nhất định có nghĩa là sẽ không thể cung cấp các chương trình khác.

3. 

   
   
   Phân biệt ưu đãi của bạn. Cách bạn phác thảo các chương trình hiện có xác định cách phân bổ chi phí trong phân tích chi phí. Nếu công ty làm việc với các chương trình rất khác nhau, sự phân chia có thể rõ ràng. Tuy nhiên, nếu chúng chồng chéo hoặc chia sẻ tài nguyên, bạn nên quy định cách tách chúng.
   • Các chương trình trùng lặp với nhau có thể được phân tích cùng nhau, không có sự tách biệt. Chọn một trong những điều có ý nghĩa nhất trong hoạt động của công ty của bạn, tránh lặp lại các nỗ lực bất cứ khi nào có thể.
   • Để xác định những chương trình nào nên được tách biệt, hãy xem các dịch vụ được cung cấp bởi từng chương trình, cũng như các nguồn lực cần thiết và chúng sẽ được cung cấp cho ai. Nếu hai trong số chúng giống hệt nhau về hai hoặc ba thứ nguyên này, thì có khả năng chúng sẽ được coi là cùng một chương trình trong phân tích chi phí.

4. 

   
   
   Xác định khoảng thời gian cần phân tích. Cách phân loại và tính toán chi phí của họ khác nhau cho dù phân tích là dài hạn (tháng hoặc năm) hay ngắn hạn (tuần hoặc thậm chí một ứng dụng).
   • Ví dụ, nếu bạn đang cố gắng quyết định có tính phí cho một dịch vụ cụ thể hay không, trước tiên bạn cần xác định chi phí sản xuất. Tiếp theo, bạn sẽ thực hiện phân tích chi phí dài hạn để xác định xem liệu công ty có thể khắc phục được khoản lỗ tiềm năng khi chào bán hay không.
   • Thông thường, tốt nhất là chọn khoảng thời gian mà bạn có thể nhận được dữ liệu thu nhập chính xác, thay vì ước tính. Điều này sẽ giúp ích nếu có kế hoạch sử dụng phân tích chi phí làm cơ sở để đánh giá kinh tế hơn nữa.

Phương pháp 2/3: Phân loại chi phí

1. 

   Xem lại các báo cáo trước đó, nếu có. Nếu công ty đã thực hiện phân tích chi phí trong quá khứ, hãy sử dụng các phương pháp tương tự hoặc tương tự để phân loại chúng. Việc duy trì tính liên tục này cho phép so sánh các báo cáo, giúp chúng hữu ích hơn theo thời gian.
   • Bạn thậm chí có thể tìm kiếm các bản phân tích chi phí của các công ty lân cận đã thực hiện các chương trình hoặc cung cấp các dịch vụ tương tự.

2. 

   Liệt kê tất cả các chi phí trực tiếp của chương trình đang được phân tích. Chúng bao gồm tiền lương và phúc lợi cho các thành viên trong nhóm, vật tư và vật liệu, cũng như đồ đạc và cấu trúc quan trọng. Tùy thuộc vào loại chương trình hoặc dịch vụ được cung cấp, bạn vẫn có thể có chi phí hợp đồng, giấy phép hoặc bảo hiểm.
   • Chi phí trực tiếp dành riêng cho chương trình hoặc dịch vụ được đánh giá trong phân tích của bạn - chúng không được chia sẻ với các lĩnh vực khác.
   • Các chi phí như tiền thuê nhà, điện và nước có thể là chi phí trực tiếp nếu chương trình hoặc dịch vụ có địa điểm riêng.

3. 

   Bao gồm các chi phí gián tiếp. Chúng bao gồm tiền lương và lợi ích quản lý và điều hành chung, cơ sở hạ tầng, thiết bị và bất kỳ thứ gì khác được chia sẻ bởi nhiều chương trình hoặc dịch vụ. Những gì được phân loại là chi phí gián tiếp sẽ phụ thuộc vào cách các chương trình hoặc dịch vụ được phân tách trong công ty.
   • Cuối cùng, khi tính toán chi phí của một chương trình hoặc dịch vụ cụ thể, cần phải phân bổ nó.

4. 

   Tổ chức chi phí để phản ánh mục đích của phân tích. Đối với mục đích của bạn, báo cáo của bạn phải hữu ích cho công ty. Thay vì dựa vào các danh mục tài chính rộng, hãy sử dụng những danh mục phản ánh chính xác cách phân tích sẽ được sử dụng.
   • Trong số các hạng mục phổ biến nhất, có thể kể đến chi phí nhân sự, chi phí vận hành và chi phí khởi động. Trong mỗi chúng, cần phải xác định chi phí nào là trực tiếp và chi phí nào là gián tiếp.

Phương pháp 3/3: Tính toán chi phí

1. 

   Thu thập thông tin và hồ sơ tài chính. Đối với mỗi loại chi phí được đưa vào phân tích, hãy ghi lại dữ liệu cần thiết để tính toán chi phí đó đến từ đâu. Nếu bất kỳ thông tin nào trong số chúng cần được ước tính, hãy ghi lại thông tin làm cho chúng đáng tin cậy sẽ được lấy ở đâu.
   • Sử dụng dữ liệu chi phí thực tế bất cứ khi nào có thể. Điều này làm tăng tính hữu ích và độ tin cậy của phân tích cuối cùng của bạn.
   • Đối với các ước tính, hãy tìm các nguồn đáng tin cậy có thể được áp dụng cụ thể nhất có thể. Ví dụ, nếu cần ước tính việc trả lương, hãy sử dụng tỷ giá trung bình thực tế tại thị trường địa phương thay vì tỷ giá quốc gia.

2. 

   Thêm chi phí trực tiếp của chương trình. Với thông tin tích lũy được cho đến nay, hãy thêm tiền lương, vật tư, vật liệu và các chi phí khác áp dụng cho chương trình đang được phân tích. Mở rộng chúng trong khoảng thời gian được quan sát bởi nghiên cứu.
   • Nếu bạn đang thực hiện phân tích chi phí dài hạn, hãy tính toán chi phí trực tiếp của bạn hàng tuần hoặc hàng tháng, sau đó mở rộng nó.
   • Khi tính toán chi phí nhân sự, hãy nhớ bao gồm chi phí (hoặc số tiền) phúc lợi được cung cấp cho nhân viên tích cực trong chương trình.

3. 

   Phân tích các chi phí gián tiếp trong chương trình đang học. Đối với sự tách biệt này, hãy xác định xem mỗi phần có thể được chia bao nhiêu giữa các khu vực khác nhau. Tiếp theo, tính tỷ lệ chi phí này được sử dụng bởi chương trình.
   • Ví dụ, giả sử rằng bạn đang phân bổ tiền lương của giám đốc nhân sự. Vì đây là trách nhiệm của khu vực nhân sự, nên chia tiền lương cho số lượng cá nhân có mặt trong nhóm là rất hợp lý. Nếu có tất cả mười nhân viên, trong đó có hai nhân viên cống hiến cho dịch vụ đang được phân tích, bạn có thể tách 20% lương của ban quản lý chương trình trong phân tích chi phí của mình.

4. 

   Tính khấu hao của tài sản. Nếu tài sản của công ty (bao gồm đồ đạc, thiết bị hoặc cấu trúc) được sử dụng để thực hiện chương trình hoặc cung cấp dịch vụ đang được phân tích, thì cần phải tính khấu hao của nó trong tổng chi phí.
   • Tính khấu hao có thể là một quá trình phức tạp. Nếu bạn không có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, hãy tin tưởng vào sự trợ giúp của một kế toán chuyên nghiệp.

5. 

   Tính đến chi phí ẩn. Tùy thuộc vào tổ chức và chương trình được phân tích, có thể có các khoản chi phí bổ sung không xuất hiện trên bất kỳ bảng tính ngân sách hoặc báo cáo tài chính nào. Bao gồm ước tính của các giá trị này mang lại cho nghiên cứu của bạn uy tín hơn.
   • Ví dụ: nếu bạn đang thực hiện phân tích chi phí chương trình của một tổ chức phi lợi nhuận, thì các chi phí ẩn có thể bao gồm số giờ tình nguyện ước tính, tài liệu quyên góp hoặc quyên góp không gian.
   • Chi phí ẩn cũng có thể bao gồm chi phí cơ hội. Ví dụ, mở một chương trình có thể ảnh hưởng đến khả năng cung cấp cho người khác của công ty.

6. 

   Rút ra kết luận dựa trên kết quả. Hãy nhớ tiền đề ban đầu của việc phân tích chi phí của bạn và xác định những hành động cần được thực hiện. Bạn có thể bao gồm các dự đoán hoặc ước tính về chi phí tương lai liên quan đến chương trình hoặc dịch vụ.
   • Ít nhất, phân tích chi phí phải cung cấp cho công ty một cái nhìn chính xác về chi phí bao nhiêu để thực hiện chương trình hoặc cung cấp một dịch vụ cụ thể.
   • Việc phân tích chi phí cũng có thể đặt ra các câu hỏi khác, cho thấy rằng cần phải nghiên cứu thêm trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.