NộI Dung

• Các bước
• Lời khuyên
• Cảnh báo

Nói chuyện qua điện thoại hoàn toàn khác với nói chuyện trực tiếp. Đối với một số người thì đó là điều dễ dàng, đối với những người khác thì đó là điều cần phải học. Một số cảm thấy lo lắng khi cần nói chuyện điện thoại vì họ thấy lạ khi nghe thấy giọng nói của ai đó mà không nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể. Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng của mình, đây là một số mẹo về những gì bạn nên làm để chuẩn bị cho cuộc gọi tiếp theo của mình.

Các bước

Phương pháp 1/3: Nói chuyện với bạn bè hoặc gia đình

1. 

   Trước khi nhấc điện thoại lên để gọi cho ai đó, hãy ghi nhớ một số điều sau. Viết trên giấy, nếu điều đó có ích. Đừng viết toàn bộ câu, điều cuối cùng bạn muốn là đọc một kịch bản! Viết một vài từ, chỉ để nhớ những gì bạn muốn nói. Nếu bạn không có bất kỳ chủ đề cụ thể nào muốn nói, đây là một số ý tưởng:
   • Đọc báo hoặc xem tin tức để tìm hiểu những gì đang diễn ra trên thế giới, vì vậy bạn có thể nói về các sự kiện hiện tại.
   • Nói về một bộ phim hoặc chương trình truyền hình mà cả bạn và người ấy đã xem. Thảo luận xem bạn có thích nó hay không, đưa ra ý kiến ​​của bạn về nó.
   • Nói về một sự cố vui đã xảy ra với bạn. Nó có thể là một cái gì đó gần đây hoặc một cái gì đó đã xảy ra một thời gian trước.
   • Hãy hỏi xem có điều gì đó thú vị đang diễn ra trong cuộc sống của người đó hay điều gì đó tốt đẹp đã xảy ra gần đây không.

2. 

   
   
   Xác định thời gian cuộc gọi. Các cuộc gọi điện thoại thông thường có thể kéo dài thời gian, tùy thuộc vào người bạn đang nói chuyện. Nếu đó là người bạn đã lâu không nói chuyện hoặc bạn không gặp thường xuyên, cuộc trò chuyện có thể sẽ kéo dài hơn. Nếu đó là một người bạn mà bạn gặp hàng tuần, bạn sẽ không có nhiều điều để nói chuyện với anh ấy, vì vậy cuộc gọi không nên kéo dài.
   • Ưu điểm của việc suy nghĩ trước về mọi thứ và giả định cuộc gọi sẽ kéo dài trong bao lâu là bạn có thể tránh một cuộc trò chuyện quá ngắn hoặc quá dài.

3. 

   
   
   Đừng nói nhiều nữa. Nếu bạn không có gì để nói, hãy để người kia nói thêm và chỉ cần tiếp tục cuộc trò chuyện. Đừng ngắt lời khi cô ấy đang nói. Một phần quan trọng để có một cuộc trò chuyện điện thoại tốt chỉ đơn giản là lắng nghe.
   • Chuẩn bị sẵn một số câu hỏi, đặc biệt là cho những khoảnh khắc im lặng, cũng có thể hữu ích. Một số ý tưởng về những gì bạn có thể hỏi:
     • Ngày của bạn thế nào?
     • Công việc đó như thế nào?
     • Cuối tuần của bạn như thế nào?
     • Bạn đang làm việc trong một dự án?
     • Gần đây bạn có xem bộ phim nào hay không?

4. 

   
   
   Biết khi nào kết thúc cuộc gọi. Bạn không muốn một cuộc trò chuyện tốt đẹp bị mai một. Mục đích là để kết thúc cuộc trò chuyện với người đối diện với cảm giác "Thật là một cuộc trò chuyện tốt, tôi sẽ gọi lại cho bạn một lúc nào đó".
   • Thời điểm tốt nhất để kết thúc cuộc điện thoại là khi thời gian nghỉ bắt đầu trở nên thường xuyên hơn và bạn không còn chủ đề nữa. Các yếu tố khác cần xem xét là tính cách của người kia và tần suất bạn gặp hoặc nói chuyện với họ.
   • Khi bạn cảm thấy cuộc trò chuyện sắp kết thúc, hãy kết thúc cuộc gọi một cách tự nhiên như khi bạn đang nói chuyện trực tiếp với ai đó và phải rời đi. Cấu trúc của lời kết thúc điện thoại nên là: một câu nói tích cực về cuộc trò chuyện, nói rằng bạn sẽ làm gì tiếp theo (tùy chọn), nói rằng bạn muốn nói chuyện lại với người đó và cuối cùng là nói lời tạm biệt. Ví dụ: “Thật vui khi được nói chuyện với bạn. Tôi cần chuẩn bị bữa tối ngay bây giờ, nhưng chúng ta hãy nói chuyện lại. Hẹn gặp lại ”. Để người đó nói giữa câu này với câu khác.

Phương pháp 2/3: Thực hiện cuộc gọi chính thức

1. 

   Hãy ghi nhớ mục đích của cuộc gọi. Một cuộc gọi chính thức có thể là bất cứ điều gì, chẳng hạn như đặt lịch hẹn với nha sĩ hoặc gọi cho khách hàng như một phần công việc của bạn. Mục đích là những gì sẽ xác định cách chuẩn bị cho cuộc gọi. Trang trọng nhất có thể được phân thành các loại sau:
   • Gọi điện cho khách hàng: nhân viên lễ tân, đại diện và một loạt các chức năng khác cần thực hiện cuộc gọi tới khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng.
   • Đặt lịch: Bất cứ lúc nào bạn cần gọi điện thoại để đặt lịch hẹn, cho dù đó là cuộc hẹn với nha sĩ hay thay dầu xe hơi.
   • Cuộc gọi đến nơi làm việc: Có thể là một cuộc điện thoại báo cho bạn biết bạn bị ốm hoặc gọi cho sếp để nói về một dự án đang thực hiện.

2. 

   Lập kế hoạch từ khóa của bạn. Khi mục đích của cuộc gọi đã được xác định, bước tiếp theo là xác định những gì sẽ nói. Có một số vấn đề và câu hỏi mà bạn sẽ cần hỏi trong cuộc gọi, vì vậy điều quan trọng là phải chuẩn bị trước.

3. 

   Giao tiếp đơn giản và ngắn gọn. Tốt nhất bạn nên để người kia dẫn dắt cuộc trò chuyện, đặc biệt nếu đó là khách hàng hoặc cấp trên của bạn. Hãy nhớ rằng điều làm nên thành công của một cuộc gọi là đối thoại chứ không chỉ nói chuyện. Cho phép người khác trả lời nhận xét và câu hỏi của bạn và theo dõi các câu trả lời một cách cẩn thận, thay vì chỉ đơn giản là bỏ qua chủ đề tiếp theo.

4. 

   Lịch sự và trang trọng hơn. Đối với các cuộc điện thoại chính thức, giọng nói của bạn cần phải nghiêm túc hơn một cuộc gọi thông thường. Đó là sự khác biệt về giọng điệu như khi bạn nói chuyện với bạn bè và khi bạn nói chuyện trong một cuộc họp kinh doanh chẳng hạn. Một số mẹo cơ bản:
   • Không sử dụng tiếng lóng hoặc từ ngữ không chính thức.
   • Sử dụng chức danh thích hợp của người đó khi nói chuyện với họ.
   • Nếu bạn cần tạm dừng khách hàng, hãy xin phép trước.
   • Nói chậm rãi và rõ ràng.
   • Nếu bạn không hiểu hoặc không nghe thấy người kia nói gì, đừng nói "Cái gì?" Nói, "Xin lỗi, tôi không hiểu" hoặc "Xin lỗi?"

Phương pháp 3/3: Giảm lo lắng

1. 

   Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của chính bạn. Chỉ vì bạn không thể nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể của người khác, điều đó không có nghĩa là bạn không quan trọng. Nếu có ích, hãy đi bộ quanh phòng trong khi nói chuyện điện thoại hoặc thực hiện các cử chỉ bằng bàn tay còn lại của bạn. Mỉm cười khi nói sẽ giúp bạn dễ nghe và cảm thấy dễ tiếp thu và thân thiện hơn.
   • Một số người thích soi gương khi nói chuyện điện thoại.

2. 

   Thư giãn. Trước khi gọi điện hoặc trả lời điện thoại, hãy hít thở sâu và nhắm mắt lại. Nếu bạn có một thói quen giúp bạn thư giãn, hãy thực hiện nó trước hoặc trong khi gọi.

3. 

   Thực hành. Giống như mọi thứ trong cuộc sống, thực hành làm cho hoàn hảo. Nếu bạn thực sự muốn cải thiện điện thoại mà không lo lắng, hãy kiếm một công việc liên quan đến thực hiện cuộc gọi. Theo thời gian, điều khiến bạn e ngại ngày hôm nay sẽ trở thành điều mà bạn làm mà không cần suy nghĩ nhiều. Một cách khác để thực hành là gọi cho bạn bè hoặc gia đình để trò chuyện. Lên kế hoạch cho các cuộc trò chuyện ngắn, vì vậy bạn không phải lo lắng về thời gian diễn ra.

4. 

   Sử dụng các cụm từ làm sẵn. Nếu bạn phải thường xuyên gọi điện vì công việc và cảm thấy lo lắng, hãy cố gắng chuẩn bị trước một vài câu. Sẽ không thú vị nếu bạn chỉ tin tưởng họ, nhưng đó là điểm khởi đầu. Hơn nữa, nếu trong cuộc trò chuyện, bạn không chắc mình phải nói gì, bạn có thể xem qua.
   • Khi nói chuyện với khách hàng, bạn có thể nói những câu như "Tôi hy vọng bạn hài lòng với việc kinh doanh với chúng tôi" hoặc "Cảm ơn bạn đã gọi điện, * tên *, tôi có thể giúp gì cho bạn?".

Lời khuyên

• Không dập máy trên người, lỡ cúp máy thì gọi lại ngay.
• Khen ngợi người đó khiến anh ta nói nhiều hơn.

Cảnh báo

1. Nếu bạn đang gọi từ điện thoại di động của mình, hãy cẩn thận để không đạt đến giới hạn phút.
2. Tránh gọi điện cho người đó mỗi ngày nếu không cần thiết. Cô ấy cũng có công việc của mình.