NộI Dung

• Các bước
• Lời khuyên
• Cảnh báo

Tại một số điểm, hầu hết mọi người phải viết một lá thư yêu cầu một cái gì đó. Cho dù đó là một khoản đóng góp từ thiện, một cơ hội bỏ lỡ một kỳ thi, một cuộc gặp gỡ với chuyên gia trong lĩnh vực của bạn hoặc một tài liệu bạn cần cho một báo cáo bạn đang viết, phong cách viết những bức thư này vẫn như cũ. Làm theo các hướng dẫn sau để làm cho thư đặt hàng của bạn chuyên nghiệp và thuyết phục hơn.

Các bước

Phần 1/3: Chuẩn bị viết

1. 

   Thu thập những ý tưởng quan trọng nhất. Để viết một bức thư rõ ràng và hiệu quả, điều cần thiết là bạn phải có ý thức rõ ràng về mục tiêu và mục đích của mình.
   • Một cách tốt để đảm bảo rằng suy nghĩ của bạn về những chủ đề này rõ ràng là lấy ba mảnh giấy trắng và dán nhãn "tại sao tôi viết bức thư này", "mục đích của bức thư này" và "những suy nghĩ khác".
   • Đừng lo lắng quá nhiều về các chi tiết, hãy dành vài phút và viết ra suy nghĩ của bạn trên ba mảnh giấy này. Lập danh sách và thảo luận về những ý tưởng tuyệt vời mà bạn có về tình huống khiến bạn viết thư, liệu bạn có nhận được những gì bạn mong đợi từ nó và bất kỳ thông tin quan trọng nào khác mà bạn có thể cần hay không.

2. 

   
   
   Cân nhắc đối tượng của bạn. Điều cần thiết để thiết lập giọng điệu phù hợp cho bức thư của bạn là sự hiểu biết về đối tượng mà bạn viết thư. Sau cảm hứng ban đầu của bạn, hãy viết lên một mảnh giấy khác những gì bạn biết về người nhận thư.
   • Ví dụ, vị trí của người đó là gì, người đó có thể giúp gì cho bạn? Người đó có thể đưa ra quyết định cuối cùng về yêu cầu của bạn hoặc đưa ra quyết định về việc có chuyển yêu cầu của bạn lên cơ quan có thẩm quyền cao hơn hay không?
   • Bạn cũng nên xem xét kiến ​​thức của người nhận về thông điệp bạn đang viết. Nếu người đọc không thông thạo chủ đề bạn đang viết, điều này sẽ yêu cầu một kiểu viết khác (nghĩa là sử dụng ngôn ngữ đơn giản hơn và bao gồm nhiều thông tin cơ bản hơn), so với việc người nhận của bạn đã là một chuyên gia về chủ đề này.

3. 

   
   
   Vẽ phác thảo. Trước khi bắt đầu thực sự soạn thư, hãy lập dàn ý để sắp xếp các suy nghĩ của bạn theo một trình tự hợp lý và mạch lạc.
   • Xem xét những điểm chính bạn muốn giải quyết và những điểm phụ bạn sẽ sử dụng để hỗ trợ những điểm đó. Đảm bảo rằng các ý tưởng của bạn được sắp xếp theo cách có ý nghĩa đối với người đọc.

Phần 2/3: Viết bản nháp

1. 

   
   
   Sử dụng định dạng thích hợp. Viết thư của bạn theo đúng định dạng chuyên nghiệp của một bức thư kinh doanh là một cách tốt để tạo ấn tượng tích cực đầu tiên.
   • Ở góc trên bên trái, bạn phải bao gồm, đầu tiên, địa chỉ đầy đủ của bạn, thứ hai, ngày tháng và thứ ba, địa chỉ trả hàng đầy đủ. Không nên có một khoảng cách giữa mỗi dòng.
   • Bạn cũng có thể bao gồm một dòng chủ đề sau địa chỉ của người nhận, nhưng điều này là tùy chọn.

2. 

   Bắt đầu bằng một lời chào. Bắt đầu văn bản chính của bức thư của bạn bằng một lời chào trân trọng thích hợp.
   • Nếu bạn biết người bạn đang viết thư cho, bạn có thể sử dụng tên của mình, ví dụ: "Renato thân mến". Nếu không, bạn phải sử dụng họ và chức danh thích hợp của người đó (ví dụ: Tiến sĩ, thưa bà, thưa bà).
   • Nếu bạn không biết tên của người bạn đang viết thư, hãy sử dụng lời chào như "Dear Sir hoặc Madam" hoặc "Dành cho những ai có thể quan tâm".

3. 

   Viết một đoạn văn giới thiệu. Trong đoạn đầu tiên của bất kỳ lá đơn xin việc nào, bạn sẽ cần phải trình bày rõ ràng và ngắn gọn về mục đích của lá đơn, ví dụ: “Tôi viết thư với hy vọng bạn sẽ cân nhắc đóng góp cho Quỹ từ thiện.
   • Nếu bạn đã có bất kỳ tương tác nào trước đây với người nhận thư, đoạn mở đầu cũng là một nơi tốt để nhắc bạn về bản chất hoặc sự liên kết của bạn, hoặc mối liên hệ mà bạn đã có trong quá khứ.
   • Ví dụ: "Tôi là học sinh trong lớp kịch 101 của bạn" hoặc "Tôi là chủ tịch của Quỹ từ thiện, một tổ chức mà bạn đã hào phóng giúp đỡ trong 10 năm qua" hoặc "Tôi đã liên hệ với bạn vào tháng trước về khả năng có một chuyến đi lớp đến công viên giải trí của bạn ".
   • Việc thiết lập một kết nối không chỉ hữu ích cho người nhận mà còn có thể thúc đẩy cảm xúc thân thiết với bạn, điều này có thể làm tăng cơ hội được chấp nhận yêu cầu của bạn.

4. 

   Viết đoạn văn cho thân bài. Điều này (hoặc những thứ này) phải cung cấp ngữ cảnh và thông tin bổ sung và chi tiết cụ thể hơn về đơn đặt hàng của bạn. Đây là cơ hội để bạn giải thích chính xác những gì bạn đang yêu cầu và nói lý do tại sao yêu cầu của bạn nên được chấp nhận.
   • Hãy kỹ lưỡng, nhưng ngắn gọn. Bạn phải giải thích rõ ràng những gì bạn đang yêu cầu và đó là lý do tại sao chủ đề đáng được xem xét, nhưng người đọc sẽ không muốn đọc câu chuyện cuộc đời bạn.
   • Trực tiếp và cụ thể về những gì bạn đang yêu cầu. Người nhận không nên bị nghi ngờ về những gì bạn muốn. Ví dụ: "Tôi hy vọng rằng bạn sẽ xem xét lặp lại khoản đóng góp hào phóng của mình trong năm nay" hoặc "Tôi trân trọng đề nghị một cơ hội để gửi lại yêu cầu này".
   • Lịch sự và sử dụng giọng điệu phù hợp với người đọc.
   • Hãy sống thật và kiểm soát cảm xúc của bạn. Nếu bạn phải thảo luận về cảm xúc của mình về một chủ đề, vui lòng chỉ ra điều đó thay vì thực sự xúc động, chẳng hạn như "Tôi rất thất vọng khi nhìn thấy ghi chú của mình", chứ không phải "Tôi rất cuồng bộ truyện này!"

5. 

   Viết một đoạn văn kết luận. Trong đoạn cuối cùng của bạn, bạn phải làm cho người nhận của bạn biết về bất kỳ hạn chế liên quan nào và cũng bày tỏ lòng biết ơn vì đã xem xét đơn đặt hàng của bạn.
   • Ví dụ, nếu bạn đang viết thư để yêu cầu cung cấp thông tin hoặc một cuộc họp với ai đó phải diễn ra trước một ngày nhất định mới có ích, hãy lịch sự làm rõ điều này ở phần kết luận.
   • Ngay cả khi người nhận cuối cùng không chấp nhận yêu cầu của bạn, thì việc bạn đã có thời gian đọc thư và cân nhắc mong muốn của mình là điều đáng cảm ơn.

6. 

   Thêm một đóng cửa. Cuối cùng, bức thư của bạn cần một cách kết thúc phù hợp và lịch sự. Các tùy chọn tốt bao gồm "Trân trọng", "Trân trọng" hoặc "Trân trọng", theo sau là tên của bạn.
   • Nếu bạn đang gửi một bức thư thực, hãy để trống bốn dòng giữa phần đóng và tên đã nhập của bạn. Trong không gian này, ký tên của bạn bằng bút.
   • Nếu bạn đang viết bằng chữ viết tay của mình, thông tin này phải xuất hiện sau khi đóng, ví dụ: "Phần đính kèm: 2".

Phần 3/3: Hoàn thành bức thư

1. 

   Thư giãn. Sau khi hoàn thành bản nháp đầu tiên của bức thư, hãy đặt nó sang một bên trong vài ngày, nếu thời tiết cho phép. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn khác về điều này khi bạn quay lại với nó.

2. 

   Xem lại và viết lại bức thư. Đọc kỹ để đảm bảo rằng bài viết của bạn rõ ràng, trôi chảy và đáp ứng các mục tiêu bạn đã đề ra để hoàn thành trong phần 1. Thực hiện các sửa đổi cần thiết.
   • Một cách tốt để đánh giá bài viết của bạn là đọc to bức thư. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện bất kỳ từ nào còn thiếu và nhìn chung có thể biết được liệu ngôn ngữ có trôi chảy và đạt đúng giai điệu hay không.

3. 

   Chỉnh sửa bản phác thảo cuối cùng. Sau khi bạn đã thực hiện tất cả các chỉnh sửa nền, hãy xem lại bức thư một lần nữa để kiểm tra tất cả các lỗi chính tả và ngữ pháp mà bạn đã mắc phải lần đầu tiên.
   • Bạn cũng nên nhờ ai đó đọc thư của bạn vì mục đích này. Sẽ dễ dàng hơn nhiều để bỏ qua những sai lầm của chính bạn.

4. 

   Gửi thư của bạn. Gửi thư của bạn đến người nhận của bạn. Đảm bảo giữ một bản sao hồ sơ của bạn cho đến khi vấn đề được giải quyết.

Lời khuyên

• Làm cho đơn đặt hàng của bạn dễ thực hiện nhất có thể, làm rõ cách người nhận có thể làm để giúp bạn và cung cấp bất kỳ thông tin nào có thể hữu ích cho họ trong việc cấp đơn đặt hàng của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang yêu cầu một thư giới thiệu, hãy xem xét đưa vào sơ yếu lý lịch của bạn.
• Đồng thời, hãy đảm bảo giữ điểm chính của bức thư của bạn. Quá nhiều thông tin, đặc biệt là khi nó không có giá trị đối với người đọc, có thể gây xáo trộn và khó hiểu.
• Hãy đặt hàng một cách tự tin và thuyết phục, nhưng đừng đưa ra yêu cầu.

Cảnh báo

• Chính tả và ngữ pháp tồi có thể gây ra rất nhiều thiệt hại cho một bức thư. Nó có thể gây mất tập trung cho người đọc của bạn và có thể tạo ra ấn tượng rằng bạn không quan tâm đủ đến thứ tự của mình để làm đúng. Luôn luôn sửa và bất cứ khi nào có thể, hãy nhờ người đọc thứ hai xem thư của bạn.
• Đừng cố gắng thao túng người đọc của bạn bằng những lời kêu gọi, đe dọa về mặt cảm xúc hoặc những lời hứa không thực tế. Những kiểu kêu gọi này có nhiều khả năng làm mất lòng người đọc hơn là thuyết phục bạn.