NộI Dung

• Các bước
• Lời khuyên
• Cảnh báo

Thông cáo báo chí (hay thông cáo báo chí) là một bản tuyên bố gửi đến giới truyền thông. Nó có thể thông báo nhiều loại tin tức, bao gồm các sự kiện đã lên lịch, khuyến mãi cá nhân, giải thưởng, sản phẩm và dịch vụ mới, báo cáo bán hàng, v.v. Nó cũng có thể được sử dụng để tạo ra một câu chuyện thú vị. Các phóng viên và chuyên gia của thể loại này sẵn sàng xem xét ý tưởng của câu chuyện hơn nếu họ trực tiếp nhận được thông cáo báo chí. Nó là một công cụ cơ bản của công việc quảng cáo, một công cụ có thể được sử dụng bởi bất kỳ ai sẵn sàng sử dụng nó. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện.

Các bước

Phương pháp 1/2: Làm cho nó xuất hiện

1. 

   Viết một dòng tiêu đề chân thực. Nó phải ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu: một phiên bản siêu nhỏ gọn của điểm chính của thông cáo báo chí. Nhiều chuyên gia PR (Thông cáo báo chí) khuyên bạn nên viết dòng tiêu đề ở cuối, sau phần còn lại của văn bản. Và bạn làm theo hướng dẫn đó, tiếp tục và quay lại viết tiêu đề ngay sau khi phần còn lại kết thúc. Tiêu đề được biết đến là yếu tố hấp dẫn và nó rất quan trọng đối với toàn bộ thông cáo báo chí.
   • WikiHow được công nhận là nguồn thông tin đáng tin cậy nhất. Xem làm thế nào nó hoạt động? Bây giờ bạn muốn biết thêm! Tin tức tung ra những tiêu đề có “sức hấp dẫn” để thu hút sự chú ý của các nhà báo - đối với báo chí cũng vậy, khi tiêu đề phục vụ để thu hút độc giả. Nó có thể mô tả thành tích mới nhất của tổ chức, một sự kiện tin tức gần đây, một sản phẩm hoặc dịch vụ mới ...
   • Tiêu đề được viết bằng chữ in đậm! Dòng tiêu đề in đậm thường sử dụng phông chữ lớn hơn văn bản gốc. Các tiêu đề thông cáo báo chí thông thường sử dụng các bài báo chỉ dẫn và loại trừ hiện tại (được xác định hoặc chưa được xác định ”, và thậm chí một số hình thức ngôn từ nhất định.
   • Chữ cái đầu tiên được viết hoa. Cũng giống như tất cả các danh từ. Hầu hết các từ trong tiêu đề xuất hiện ở dạng chữ thường, mặc dù chúng sử dụng phông chữ cách điệu để tạo ra một cái nhìn hấp dẫn hơn. Không đặt TẤT CẢ các từ trong CHỮ HOA.
   • Trích xuất các từ khóa quan trọng. Phương pháp đơn giản nhất để tạo tiêu đề thông cáo báo chí là trích xuất các từ khóa quan trọng nhất từ ​​tài liệu. Với những từ khóa này, hãy cố gắng đưa ra một tuyên bố hợp lý và hấp dẫn. Nếu bạn bao gồm một câu tóm tắt sau dòng tiêu đề, các quy tắc tương tự cũng được áp dụng. Sử dụng từ khóa sớm sẽ giúp bạn hiển thị tốt hơn trong các công cụ tìm kiếm, và sẽ đơn giản hóa công việc mà các nhà báo và độc giả sẽ phải hiểu ý tưởng đằng sau nội dung của thông cáo báo chí. Quan sát các hành động trong bước đầu tiên này và lưu ý cách tất cả chúng có thể trở thành tiêu đề thông cáo báo chí.

2. 

   
   
   Viết bản sao của sự phát triển. Thông cáo báo chí nên được viết theo cách xuất hiện trên một tờ báo. Và hãy nhớ điều này: hầu hết các nhà báo đều quá bận rộn và không có thời gian để nghiên cứu quảng cáo lớn của công ty họ. Những gì bạn viết trong thông cáo báo chí sẽ là những gì các nhà báo sẽ sử dụng khi truyền thông về sự kiện lớn. Bất kể bạn muốn họ nói gì, đây là nơi bạn tập trung.
   • Bắt đầu với ngày và thành phố mà thông cáo báo chí bắt đầu. Thành phố có thể được bỏ qua nếu nó gây ra sự nhầm lẫn - ví dụ, nếu thông cáo được viết bằng Florianópolis và đề cập đến các sự kiện sẽ xảy ra trong bộ phận São Paulo.
   • Câu đầu tiên nên thu hút người đọc và nói ngắn gọn những gì đang xảy ra. Ví dụ: nếu dòng tiêu đề là "Carpren Editora ra mắt cuốn tiểu thuyết mới về Thế chiến thứ hai", thì câu đầu tiên có thể giống như: "Carpren Editora, Ltd., hôm nay đã ra mắt tác phẩm đầu tiên về Thế chiến thứ hai, của tác giả nổi tiếng Arcy Kay". Điều này mở rộng tiêu đề đủ để thêm một số chi tiết và khiến người đọc đào sâu hơn vào câu chuyện. Các câu tiếp theo nên mở rộng nội dung của câu đầu tiên.
   • Đoạn phát triển của thông cáo báo chí phải cô đọng. Tránh sử dụng các câu và đoạn văn quá dài. Tránh lặp lại và lạm dụng biệt ngữ và ngôn ngữ có văn hóa cao. Tìm kiếm sự đơn giản và không lãng phí lời nói.
   • Đoạn đầu tiên (hai đến ba câu) nên tóm tắt toàn bộ thông cáo báo chí, và phần nội dung bổ sung cần phải xây dựng chi tiết. Trong một thế giới có nhịp độ nhanh, cả nhà báo và độc giả đều không muốn đọc toàn bộ thông cáo báo chí nếu phần đầu của nó không gây được hứng thú.
   • Xử lý các sự kiện - sự kiện, sản phẩm, dịch vụ, con người, mục tiêu, mục tiêu, kế hoạch, dự án. Cố gắng tận dụng tối đa những dữ kiện khó. Đây là tin tức. Một phương pháp đơn giản để viết một thông cáo báo chí hiệu quả là tạo một danh sách với những nội dung làm rõ sau: Ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và như thế nào.

3. 

   
   
   Truyền đạt năm câu hỏi rõ ràng: WHO? Cái gì / cái nào? Khi nào? Ở đâu? Bởi vì? Làm sao? Năm câu hỏi nên chỉ ra cho người đọc tất cả những gì anh ta cần biết. Hãy xem xét danh sách việc cần làm bên dưới trong ngữ cảnh bằng cách sử dụng ví dụ trên để tạo thông cáo báo chí của chúng tôi:
   • Đây là về ai? Carpren Editora.
   • Tin tức là gì? Carpren Editora đang ra mắt một cuốn sách.
   • Khi nào điều này sẽ xảy ra? Ngày mai.
   • Điều này sẽ xảy ra ở đâu? Ở tất cả các thị trường lớn, ngày mai.
   • Tại sao lại có tin này? Tại sao cuốn sách được viết bởi tác giả nổi tiếng, Arcy Kay.
   • Làm thế nào điều này sẽ xảy ra? Sự kiện chính là ra mắt tại São Paulo, sau đó là chuyến tham quan tại tất cả các khu vực nội thành của thành phố.
     • Với những điều cơ bản đã xác định, hãy điền vào các khoảng trống còn lại với thông tin về người, sản phẩm, mặt hàng, ngày tháng và những thứ khác liên quan đến tin tức.
     • Nếu công ty của bạn không phải là chủ đề chính của tin tức, nhưng là nguồn của thông cáo báo chí, hãy làm rõ điều này trong quá trình phát triển.
   • Giữ nó ngắn gọn và trực tiếp. Nếu bạn đang gửi một bản sao, văn bản phải có khoảng cách đôi.
   • Thông cáo báo chí càng được chú ý thì càng có cơ hội được nhà báo quan tâm đến việc xuất bản nó lựa chọn. Tìm hiểu "tin tức" có nghĩa là gì đối với một thị trường nhất định và sử dụng kiến ​​thức đó để thu hút biên tập viên hoặc phóng viên.

4. 

   
   
   Tạo một thông cáo báo chí rõ ràng, nhanh nhẹn và phù hợp cho khán giả của bạn. Người nhận được thông cáo báo chí có khả năng có hàng tá tài liệu tương tự đang chờ bị bỏ qua. Nếu bạn muốn của bạn được chọn, nó cần phải tốt. Nó không chỉ cần phải tốt, mà còn phải rất gần với việc “có thể xuất bản”.
   • Khi một biên tập viên nhìn vào tác phẩm của bạn, anh ta sẽ nghĩ, trong giây đầu tiên, sẽ mất bao lâu để in nó. Nếu tác phẩm của bạn đầy sai sót, không có nội dung, hoặc cần được phục hồi, các nhà báo sẽ không lãng phí thời gian. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn có một ngữ pháp tốt, tất cả những điều cơ bản và một chủ đề tốt để đối phó.
   • Tại sao những người này phải quan tâm đến những gì bạn phải nói? Nếu bạn đang gửi thông tin này đến đúng đối tượng, điều đó sẽ hiển nhiên.Nếu không, tại sao bạn lại lãng phí thời gian? Đưa tin tức đến đúng người (tin tức, không phải quảng cáo) và bạn sẽ ổn trên con đường của mình.
     • Mọi người sẽ quan tâm hơn nếu bạn gửi tài liệu vào buổi sáng. Điều này cho họ thời gian để xem xét bản phát hành của họ trong khi họ đang làm việc. Hãy đẹp trai.

5. 

   Đặt nó tất cả cùng nhau. Cung cấp liên kết đến thông tin bổ sung để hỗ trợ thông cáo báo chí. Công ty bạn đang bán có cung cấp thêm thông tin trực tuyến có thể khiến người đọc quan tâm không? Tuyệt vời - thêm chúng.
   • Nếu bạn lo lắng về những gì bạn có, hãy nghiên cứu một chút về những gì đã được phát hành. Ai đó có thể đã viết một cái gì đó về một sự kiện tương tự như sự kiện mà bạn đang đề cập.

Phương pháp 2/2: Làm chủ định dạng

1. 

   Hiểu cấu trúc cơ bản. Được rồi, bây giờ bạn đã có số lượng lớn, làm thế nào để bạn đặt nó trên giấy? Vâng, để bắt đầu, hãy cắt phần mở rộng. Thông cáo Báo chí tối đa phải có một trang mở rộng. Không ai sẽ lãng phí thời gian cho 5 đoạn văn nếu bạn không đề cập đến bất cứ điều gì khác ngoài Thế chiến II. Bạn sẽ cần điều này (một số yếu tố đã được nhận xét):
   • ĐỂ LẬP TỨC NGAY sẽ xuất hiện ở đầu trang, ở lề trái.
     • Nếu việc phát hành bị cấm vận, hãy đặt "EMBARGADO UNTIL ..." với ngày câu chuyện sẽ được xuất bản. Một bản phát hành không có ngày xuất bản có lẽ sẽ phải được phát hành ngay lập tức.
   • Dòng tiêu đề, thường được in đậm, nên được căn giữa bên dưới dòng tiêu đề đó.
     • Nếu bạn muốn, hãy đặt tiêu đề phụ in nghiêng (tạo tiêu đề ngắn gọn).
   • Đoạn đầu tiên: Thông tin quan trọng nhất. Nó có thể trông giống như tin tức, vì nó bắt đầu bằng ngày tháng hoặc nơi xuất phát thông tin.
   • (Các) đoạn thứ hai (và có thể là thứ ba) : thông tin thứ cấp. Nó phải bao gồm các trích dẫn và sự kiện.
   • Thông tin chuẩn: thêm về của bạn Công ty. Bạn thực sự là ai? Sơ yếu lý lịch của bạn là gì? Mục tiêu của bạn là gì?
   • Thông tin liên lạc: thêm về người viết (có thể là bạn!). Nếu tài liệu thu hút sự quan tâm của ai đó, họ sẽ tìm cách tìm hiểu thêm về bạn!
   • Đa phương tiện: trong thời đại hiện nay, luôn có nhiều việc phải làm qua Twitter.

2. 

   Viết thông tin tiêu chuẩn bên dưới sự phát triển của bản phát hành. Điều này có nghĩa là bây giờ đã đến lúc đưa thông tin về công ty của bạn. Khi một nhà báo chọn thông cáo báo chí của bạn, tất nhiên, họ nên đề cập đến công ty của bạn trong bản tin. Các nhà báo có thể lấy thông tin về công ty trong phần này.
   • Tiêu đề cho phần này phải là “Giới thiệu (Công ty XYZ)”.
   • Sau tiêu đề, hãy sử dụng một hoặc hai đoạn văn để mô tả công ty của bạn. Mỗi đoạn phải từ 5 đến 6 dòng. Văn bản cần mô tả công ty, hoạt động kinh doanh và chính sách của nó. Nhiều công ty đã có tài liệu quảng cáo, thuyết trình, kế hoạch kinh doanh, v.v. được viết chuyên nghiệp. Văn bản giới thiệu này có thể được đặt ở đây.
   • Ở cuối phần này, cho biết trang web của bạn. Liên kết phải chính xác và đầy đủ, không nhúng, để liên kết được in theo cách của nó. Ví dụ: http://www.example.com, và không Nhấp vào đây để truy cập trang web.
   • Các công ty duy trì một trang truyền thông riêng biệt trên trang web của họ nên chỉ ra URL này tại đây. Trang truyền thông thường có thông tin liên hệ và bộ báo chí.

3. 

   Thêm thông tin liên hệ của bạn. Nếu thông cáo báo chí thực sự là tin tức, các nhà báo có thể muốn biết thêm thông tin hoặc phỏng vấn những người liên quan đến thông cáo báo chí. Nếu bạn cảm thấy thoải mái với ý tưởng, thông tin liên hệ có thể được cung cấp trên trang thông cáo báo chí. Ví dụ: trong trường hợp đổi mới, bạn có thể cung cấp thông tin liên hệ của nhóm nghiên cứu / kỹ thuật của mình cho giới truyền thông.
   • Nếu không, bạn cần cung cấp thông tin chi tiết trong bộ phận truyền thông của mình trong phần "Danh bạ". Nếu bạn không có một nhóm dành riêng cho vai trò này, bạn sẽ cần chỉ định một người đóng vai trò như một liên kết giữa giới truyền thông và con người.
   • Chi tiết liên hệ cần được giới hạn và chỉ cụ thể trong thông cáo báo chí hiện tại. Chi tiết liên hệ phải bao gồm:
     • Tên chính thức của công ty
     • Tên chính thức của bộ phận truyền thông và nhân sự cần liên hệ
     • Địa chỉ văn phòng
     • Số fax và điện thoại, với mã thành phố được đánh dấu
     • Số điện thoại di động (tùy chọn)
     • Thời gian khả dụng
     • Địa chỉ e-mail
     • Địa chỉ trang web

4. 

   Nếu có thể, hãy bao gồm một liên kết đến một bản sao trực tuyến của cùng một bản phát hành. Thực hành tốt là ghi nhật ký tất cả các thông cáo báo chí của bạn trên một trang web. Điều này có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo ra các liên kết, ngoài việc duy trì hồ sơ cho các mục đích lịch sử.

5. 

   Ký tên vào cuối thông cáo báo chí bằng ba ký hiệu thẻ bắt đầu bằng # ###. Căn giữa chúng ngay bên dưới câu cuối cùng của tài liệu. Đây là một mô hình báo chí. Có vẻ như bạn đang tweet, nhưng điều đó không đúng. Đó là cách nó được thực hiện.

Lời khuyên

• Bao gồm "nơi để tìm" trong bản phát hành của bạn. Thông tin này dựa trên những gì bạn muốn công chúng làm với thông tin bạn đang cung cấp. Ví dụ, bạn có muốn người đọc mua sản phẩm của bạn không? Nếu vậy, hãy bao gồm thông tin về nơi sản phẩm có sẵn. Bạn có muốn độc giả truy cập trang web của bạn để tham gia một cuộc thi hoặc tìm hiểu thêm về công ty của bạn? Sau đó, bao gồm địa chỉ trang web hoặc số điện thoại.
• Đặt tên công ty của bạn trong dòng tiêu đề, dòng tiêu đề phụ và đoạn đầu tiên của văn bản để hiển thị nhiều hơn trong các công cụ tìm kiếm và cho các nhà báo cũng như độc giả. Nếu bạn đang gửi một bản sao sẵn sàng, vui lòng bao gồm tiêu đề công ty.
• Tìm kiếm trên internet các thông cáo báo chí gần đây để hiểu giọng điệu, ngôn ngữ và cấu trúc của chúng.
• Cá nhân hóa mỗi thông cáo báo chí với tên của loại phương tiện truyền thông và phóng viên bao gồm lĩnh vực liên quan đến chủ đề của bạn. Thông tin này có thể được tìm thấy trên trang web truyền thông. Việc gửi cùng một thông cáo báo chí đến một số kênh truyền thông khác nhau cho thấy rằng bạn đang đi "đường tắt" thay vì tập trung vào một thị trường cụ thể.
• Gửi bản phát hành của bạn qua email và sử dụng định dạng đơn giản. Một thông cáo báo chí quá dài hoặc quá sặc sỡ không giúp thu hút sự chú ý của độc giả; họ bị phân tâm bởi nó. Gửi thông cáo báo chí trong nội dung email, không phải dưới dạng tệp đính kèm. Nếu bạn cần gửi tệp đính kèm, hãy thực hiện ở định dạng txt. Tài liệu Word được chấp nhận trên hầu hết các máy tính, nhưng nếu bạn sử dụng phiên bản mới nhất (.docx), hãy lưu nó vào phiên bản cũ hơn (.doc). Đặc biệt, báo chí có ngân sách hạn chế và không có phiên bản mới nhất. Chỉ sử dụng định dạng PDF nếu bạn gửi một bộ báo chí có nhiều đồ họa. Đừng gửi một tệp viết tay và quét - nó sẽ rất lãng phí thời gian. Chỉ cần nhập thông báo trực tiếp vào nội dung email.
• Một cuộc gọi sau có thể giúp biến thông cáo báo chí thành tin tức đầy đủ.
• Tránh sử dụng biệt ngữ hoặc thuật ngữ kỹ thuật cụ thể. Nếu độ chính xác yêu cầu sử dụng thuật ngữ dành riêng cho ngành, hãy xác định nó.
• Thời điểm của thông cáo báo chí là rất quan trọng. Nó phải phù hợp và gần đây, và không quá cũ hoặc xa.
• Sử dụng tiêu đề làm chủ đề của email. Nếu bạn đã viết một dòng tiêu đề bắt mắt, nó sẽ giúp thông điệp của bạn nổi bật trong hộp thư điện tử của nhà xuất bản.
• Đừng lãng phí thời gian viết tiêu đề cho đến khi bản phát hành sẵn sàng. Các biên tập viên báo chí sẽ viết những dòng tiêu đề thật, nhưng điều quan trọng là phải tạo sự hấp dẫn cho bản phát hành. Tiêu đề có thể là cơ hội duy nhất của bạn. Giữ nó ngắn gọn và thực tế. Bạn sẽ lãng phí thời gian để viết nó trước khi kết thúc bản phát hành. Bạn vẫn không biết chính xác người của bạn hoặc người được phỏng vấn sẽ nói gì. Khi bạn đã hoàn thành bản nháp của mình, bạn có thể sửa lại văn bản chính hoặc không. Chỉ sau khi hoàn thành bản nháp, hãy tạo tiêu đề.

Cảnh báo

• Luôn bao gồm một trích dẫn - tốt nhất là từ người lãnh đạo có liên quan đến chủ đề của thông cáo báo chí. Văn bản phải có trích dẫn hiện tại và phải đúng sự thật. Trong mọi trường hợp, điều cần thiết là phải kiểm tra xem người được trích dẫn có đồng ý với trích dẫn hay không. Câu trích dẫn cho phép một nhà báo bận rộn có thể chuẩn bị một bài báo đầy đủ mà không cần phải phỏng vấn người đó.
• Luôn nhớ rằng nhiều biên tập viên bị quá tải và đội ngũ bị giảm. Nếu bạn có thể làm cho cuộc sống của họ dễ dàng hơn, bạn có nhiều khả năng được xuất bản bản phát hành của mình. Thông cáo Báo chí sẽ được xuất bản với số lượng ấn bản tối thiểu nếu nó được viết với mục đích xem chính ấn phẩm đó. Nhưng nếu bạn điền vào văn bản bằng các cụm từ quảng cáo và không sử dụng ngôn ngữ báo chí, v.v., người biên tập chắc chắn sẽ coi thường văn bản của bạn và xóa nó. Mọi người đều nói rằng họ là những nhà lãnh đạo. Đừng lãng phí thời gian của người biên tập. Nơi đặt mô tả công ty là trong phần “về công ty XX”. Đừng quên cung cấp thông tin chính xác và thực tế.
• Các bài báo nên tích cực và hoạt hình càng nhiều càng tốt. Tránh các cụm từ như "sau khi chủ tịch tiền nhiệm của công ty từ chức" hoặc "sau một thời gian không hoạt động". Nhà báo có thể quyết định điều tra những vấn đề này thay vì viết về chủ đề của thông cáo báo chí. Ngay cả khi những trường hợp hoàn toàn vô hại, chẳng hạn như tổng thống rời bỏ vì lý do sức khỏe, kết quả có thể không như mong đợi.
• Không liên lạc với người khác mà không có sự đồng ý của họ. Ngoài ra, người đó phải có mặt tại tất cả các giờ làm việc trong vài ngày sau khi tiết lộ.
• Khi gửi thông cáo báo chí, không đặt thuật ngữ "thông cáo báo chí" trong dòng tiêu đề của email. Bạn sẽ chỉ hòa vào đám đông. Cố gắng thu hút sự chú ý của người biên tập bằng cách đưa ra một chủ đề hấp dẫn, ví dụ: "Công ty Thương hiệu giành được 30 tỷ đô la trong các hợp đồng chính phủ."