NộI Dung

• Các bước
• Lời khuyên

Quy chế là một công cụ cực kỳ quan trọng, thường được gọi là “sổ tay hướng dẫn vận hành”. Vì lý do này, nó là tài nguyên được công nhận hợp pháp, được các tổ chức và cơ quan sử dụng để thiết lập chức năng của nó. Nếu bạn chịu trách nhiệm viết điều lệ tổ chức của mình, hãy tự cấu trúc và bắt đầu đọc bài viết này.

Các bước

Phần 1/4: Hoạch định Quy chế

1. 

   Hiểu quy chế là gì. Đây là tài liệu chứa các quy tắc của tổ chức, điều này rất quan trọng để giải quyết các vấn đề và xung đột. Giả sử bạn đang yêu một nhân viên; đọc quy chế sẽ thông báo cho bạn về các bước bạn có thể thực hiện để giải quyết bế tắc. Các chủ đề khác của quy chế là:
   • Tên của tổ chức;
   • Mục đích;
   • Yêu cầu về tư cách thành viên;
   • Quyền và nhiệm vụ của người lao động;
   • Phương thức tuyển dụng;
   • Các cuộc họp sẽ được tổ chức như thế nào và khi nào.

2. 

   
   
   Chọn các thành viên sẽ viết quy chế. Trước hết, hãy tham khảo ý kiến ​​của tất cả những người đã tham gia và đóng góp vào sự tồn tại của tổ chức - chọn hai hoặc ba người trong số họ và yêu cầu họ giúp bạn viết tài liệu.
   • Ví dụ, nếu bạn đang thành lập một tổ chức phi chính phủ, bạn sẽ cần xác định giám đốc sẽ là ai và hỏi ý kiến ​​của họ trong việc soạn thảo các điều luật. Làm việc theo nhóm sẽ bao gồm tất cả các quan điểm và đảm bảo rằng mỗi quy tắc được tuân thủ.
   • Ban nội quy nên phản ánh mặt cắt ngang của tổ chức. Điều quan trọng là không chỉ có một phần hoặc mức phân cấp để tạo tài liệu - hãy tham khảo ý kiến ​​của mọi người từ tất cả các hoạt động.

3. 

   
   
   Thu thập thông tin. Tìm hiểu tổ chức trước khi viết dự thảo quy chế; bạn nên biết những điều như mục tiêu, những nhân viên phải làm việc để đạt được những mục tiêu nhất định và cách đạt được mục tiêu cuối cùng của tổ chức. Gặp gỡ các thành viên và thảo luận về tầm nhìn của họ về các mục đích, cũng như những vị trí cần thiết để tiếp cận họ.
   • Tổ chức phải có các tài liệu quan trọng khác tương thích với các quy định của pháp luật, chẳng hạn như chính sách quản trị, hợp đồng xã hội và các hướng dẫn hoạt động khác. Lấy những tài liệu đó và bắt đầu phác thảo.
   • Điều đặc biệt quan trọng là số lượng và mô tả các vị trí đều giống nhau trong tất cả các tài liệu; các ngày họp phải luôn giống nhau, trong số các chi tiết khác. Ngoài ra, nếu bạn có một vị trí trong một tổ chức khác, chẳng hạn như sở giáo dục tiểu bang chẳng hạn, thì địa vị của bạn phải phù hợp với kỳ vọng và yêu cầu của họ.

4. 

   
   
   Tìm kiếm các mẫu trạng thái. Đọc tài liệu từ các tổ chức tương tự như của bạn để có ý tưởng - điều đó không có nghĩa là bạn nên sao chép nó, mà hãy sử dụng nó làm cơ sở để viết tài liệu của riêng bạn.
   • Gọi cho các tổ chức này và hỏi xem bạn có thể nhận được bản sao của quy chế hay không.

5. 

   Nói chuyện với luật sư. Tìm một chuyên gia chuyên về các tổ chức phi lợi nhuận để xem liệu bạn đã bao gồm tất cả các khía cạnh cần thiết, cũng như liệu chúng có phù hợp với luật pháp của đất nước hay không. Các luật liên quan đến các tổ chức phi lợi nhuận và các tổ chức phi chính phủ có thể bao gồm các điều cấm và giới hạn đối với phiếu bầu theo ủy quyền và bạn nên biết về chúng trước khi bắt đầu. Các bài báo không tuân thủ pháp luật sẽ bị coi là không hợp lệ.
   • Liên hệ với Hiệp hội Luật sư Brazil (OAB) và yêu cầu giới thiệu từ luật sư chuyên về các lĩnh vực này.
   • Nếu chi phí là mối quan tâm, hãy tìm một tổ chức pro bono có thể đưa ra lời khuyên pháp lý. Chuyên gia pro bono họ thường cung cấp hỗ trợ cho những người vô gia cư và nghèo khổ, nhưng họ cũng có thể giúp đỡ các tổ chức phi lợi nhuận. Liên hệ với OAB và tìm hiểu.

6. 

   Phác thảo cấu trúc trạng thái. Cấu trúc cơ bản của tài liệu nên có các đoạn văn, được gọi là phần, với tiêu đề được gọi là bài báo. Cấu trúc này đảm bảo rằng các quy chế thống nhất với nhau, ngoài việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định các vấn đề như quy tắc bỏ phiếu, ủy ban và các vấn đề khác ảnh hưởng đến cách tổ chức được tiến hành.

7. 

   Bắt đầu tất cả các tiêu đề bằng từ "Bài báo". Chữ phải luôn viết in hoa, in đậm; các bài báo phải được đánh số la mã ở giữa trang.
   • Ví dụ: bài viết đầu tiên có thể là “ĐIỀU I: TỔ CHỨC”. Điều thứ hai có thể là “ĐIỀU II: MỤC ĐÍCH”.

8. 

   Đánh số từng phần có trong các bài báo. Cung cấp cho mỗi phần một con số rõ ràng và mô tả ngắn gọn, một hoặc hai từ.
   • Ví dụ: bạn có thể viết “Phần 1: Các cuộc họp thường kỳ”, sau đó là mô tả ngắn về các giao thức sẽ được thông qua tại các cuộc họp này. Sau đó, bạn có thể viết “Phần 2: Các cuộc họp bất thường”, kèm theo mô tả ngắn về cách chúng sẽ được tiến hành.

9. 

   Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và rõ ràng. Quy chế là văn bản có giá trị pháp lý và phải có tính chuyên nghiệp. Khi tìm kiếm các mẫu để viết cho riêng bạn, hãy xem từ vựng được sử dụng. Điều chỉnh giọng điệu của bạn và sử dụng các thuật ngữ dễ hiểu.
   • Mặc dù là văn bản quy phạm pháp luật, nhưng quy chế không cần thiết phải viết bằng chữ "hợp pháp". Thích ngôn ngữ hàng ngày, dễ hiểu.
   • Các chi tiết phải dành cho các chính sách của tổ chức và không được đưa vào các văn bản luật; nó là kim chỉ nam để thực hiện các chính sách cụ thể và phải linh hoạt và dễ hiểu nếu được phân tích cùng với các chính sách chi tiết hơn. Trong quy chế, bạn nên duy trì một giọng điệu chung hơn.

10. 

    Xây dựng quy chế theo tổ chức của bạn. Nhiều mô hình và hướng dẫn theo luật định là có chủ đích hời hợt, vì điều này giúp dễ dàng điều chỉnh chúng cho phù hợp với thực tế của mỗi tổ chức. Bạn phải có những nhu cầu cụ thể đòi hỏi những yếu tố mà những người khác không có.
    • Viết quy chế của một nhà thờ: trong trường hợp này, một phần về chức vụ của giáo đoàn được bao gồm, chẳng hạn như trình độ của linh mục, mối quan hệ của anh ta với giáo đoàn, và các quy trình loại bỏ và tuyển dụng. Một ví dụ có thể là “Mục sư là nhà lãnh đạo tôn giáo và tinh thần của nhà thờ, một cựu thành viên chính thức của hội đồng quản trị và tất cả các ủy ban, ngoại trừ ủy ban đề cử. Người đó thích tự do trên bục giảng và biểu đạt.
    • Viết quy chế công ty: Trong trường hợp này, bạn có thể bao gồm các phần giải quyết các cuộc họp cổ đông, các vấn đề liên quan đến hoạt động của tổ chức, v.v.

Phần 2/4: Viết bài báo của bạn

1. 

   Viết bài với tên của tổ chức. Nó phải chứa một tuyên bố ngắn gọn với tên xác định tổ chức của bạn, nhưng bạn cũng có thể bao gồm vị trí của trụ sở chính. Tất nhiên, điều này là không cần thiết nếu không có địa chỉ thực (như trường hợp của các nhóm trực tuyến).
   • Trong phần này, bạn có thể viết "Tên của tổ chức sẽ là Tổ chức Phụ huynh và Giáo viên XYZ".

2. 

   Viết bài báo có đề xuất của tổ chức. Nó sẽ bao gồm các chủ đề như tuyên bố sứ mệnh và tổng quan của tổ chức. Quyết định giữa viết một đoạn văn hay hai dòng đơn giản hơn là của bạn.
   • Một ví dụ về đề xuất sẽ là "Tổ chức được thành lập với mục đích hỗ trợ đào tạo và giáo dục trẻ em học tại trường XYZ thông qua mối quan hệ lâu dài giữa nhà trường, giáo viên và phụ huynh".

3. 

   Lập dàn ý cho bài viết về việc gia nhập tổ chức. Nó phải chứa một số phần, chẳng hạn như tính đủ điều kiện để trở thành thành viên và cách thực hiện điều đó, liệu có các khoản phí tiền tệ hàng tháng, hàng quý, hàng năm, v.v., phân loại thành viên (ví dụ: giữa hoạt động và không hoạt động), các yêu cầu để duy trì danh hiệu của thành viên và cách ngắt kết nối khỏi tổ chức.
   • Một ví dụ về những gì cần được giải quyết và cách mô tả nó: “Tất cả những người xác định với các giá trị và nguyên tắc của tổ chức, không phân biệt chủng tộc, tín ngưỡng, giới tính, khuynh hướng tình dục, tuổi tác, nguồn gốc, vị trí xã hội, tình trạng thể chất và / hoặc tinh thần, v.v. ”.
   • Tiếp tục các phần tiếp theo mô tả các khoản phí, yêu cầu duy trì chức danh và cách ngắt kết nối với tổ chức.

4. 

   Viết bài về nhân viên. Trong phần này, bạn sẽ bao gồm các phần bao gồm tất cả mọi thứ về nhân viên, chẳng hạn như danh sách với từng văn phòng, nhiệm vụ và thực hành cho từng văn phòng, cách nhân viên được bổ nhiệm và bầu chọn, họ có thể phục vụ tổ chức trong bao lâu và cách tổ chức các kỳ nghỉ.
   • Ví dụ, viết trong phần đầu tiên "Nhân viên của tổ chức là chủ tịch, phó chủ tịch, thư ký, thủ quỹ và ba giám đốc". Tiếp tục với các phần thích hợp khác, cụ thể là bao gồm nhân viên, nhiệm vụ của mặt một, v.v.

5. 

   Viết bài báo về các cuộc họp. Nó nên bao gồm một số phần về cách các cuộc họp sẽ được tổ chức, tần suất của chúng (hàng tuần, hai tháng, hàng năm, v.v.), nơi chúng sẽ diễn ra và cách thức hoạt động của hệ thống bỏ phiếu.
   • Ngoài thông tin này, bài viết này phải bao gồm số lượng cần thiết để đáp ứng túc số, hoặc số lượng thành viên tối thiểu trong cuộc họp để bỏ phiếu cho các hành động được đề xuất. Giả sử tổ chức của bạn có chín thành viên trong hội đồng quản trị; nó có thể được thiết lập rằng phải có ít nhất sáu thành viên hội đồng quản trị có mặt để cổ phần được đề xuất và biểu quyết, và điều lệ yêu cầu hai phần ba thành viên hội đồng quản trị có đủ số đại biểu. Điều này có nghĩa là ít nhất sáu thành viên phải có mặt để đưa ra quyết định. Liên hệ với chính quyền tiểu bang của bạn để tìm hiểu những quy tắc nào cần được tuân thủ.
   • Ví dụ, bạn có thể viết "Các cuộc họp định kỳ của tổ chức nên được tổ chức vào thứ Ba đầu tiên của mỗi tháng." Tiếp tục với các phần khác của bài viết này.

6. 

   Viết bài báo của ủy ban. Những điều này sẽ dành riêng cho tổ chức của bạn, nhưng có thể bao gồm ủy ban tình nguyện, ủy ban gây quỹ, v.v. Mô tả ngắn gọn từng ủy ban và tiến hành phần đó, nói về cách các ủy ban có thể được thành lập, nếu được hội đồng bầu chọn, v.v.
   • Ví dụ, viết: “Tổ chức sẽ bao gồm các ủy ban sau” và tiếp tục với danh sách các ủy ban đó và mô tả ngắn gọn về từng ủy ban được thành lập.

7. 

   Phác thảo bài báo tài chính. Bạn phải xác định rõ khi nào ngân sách sẽ được thực hiện, ai sẽ chịu trách nhiệm duy trì các tài liệu tài chính (thường là thủ quỹ), các khoản chi sẽ được phê duyệt như thế nào và điều gì sẽ xảy ra với số tiền huy động được nếu tổ chức bị giải tán.
   • Đây là một ví dụ: "Ngân sách sẽ được thực hiện vào đầu năm tài chính tiếp theo và phải được thông qua bởi đa số phiếu trong hội đồng quản trị."
   • Sau đó, giao cho thủ quỹ hoặc nhân viên khác chịu trách nhiệm tài chính, chẳng hạn như lưu giữ hồ sơ và tài liệu: "Thủ quỹ sẽ chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ tài chính theo thứ tự, viết ra những thứ như giải ngân, tín dụng và dòng tiền vào, ngoài thông tin ngân hàng về tổ chức" .

8. 

   Viết Quyển Ứng Xử Cho Các Cuộc Họp Có Chủ Ý. Nó là một cẩm nang với các hướng dẫn hướng dẫn các quy trình tổ chức của tổ chức. Ý tưởng là có một hướng dẫn về cách tiến hành các cuộc họp để tất cả các tiếng nói tham gia đều được lắng nghe và xem xét; một tài liệu cơ sở tốt là Sách Thực hành tốt cho Đại hội Cổ đông, của IBGC - Viện Quản trị Doanh nghiệp Brazil.
   • Tài liệu này cũng chỉ ra các nguồn chi phối các quy định và thủ tục hoạt động của tổ chức.
   • Ví dụ: "Các cuộc họp phải dựa trên Sách Thực hành Tốt cho Đại hội Cổ đông của IBGC, ngoại trừ các trường hợp có mâu thuẫn giữa sách hướng dẫn và các quy định của tổ chức".

9. 

   Bao gồm Điều khoản sửa đổi và các Điều khoản khác. Quy chế hướng đến sự gắn kết và tiện ích với các loại tình huống có thể xảy ra, nhưng thực tế không thể dự đoán được một số trường hợp xảy ra. Đối với những trường hợp này, bạn nên bao gồm các điều khoản khác để cố gắng chỉ ra rằng tổ chức của bạn linh hoạt và cởi mở để thay đổi.
   • Đừng gây khó khăn khi đưa thêm các điều khoản bổ sung vào luật. Thích áp dụng một quy trình phù hợp với văn hóa và chính sách của tổ chức. Một phần hoặc bài báo riêng đề cập đến năm tài chính cũng có thể được bao gồm.
   • Đây là một ví dụ: "Quy chế này có thể được thay đổi hoặc thay thế tại bất kỳ cuộc họp nào có 2/3 số người tham dự và biểu quyết. Những thay đổi được đề xuất và biểu quyết phải được đưa vào biên bản cuộc họp".

10. 

    Viết Bài báo về Xung đột lợi ích. Tổ chức của bạn phải tự bảo vệ mình khỏi các xung đột lợi ích cá nhân hoặc tài chính từ phía các thành viên hội đồng quản trị và cả các nhân viên, và phải quyết định những gì sẽ xảy ra trong những trường hợp này.
    • Ví dụ: “Bất cứ khi nào một nhân viên hoặc giám đốc có lợi ích cá nhân hoặc tài chính liên quan đến bất kỳ vấn đề nào trong tổ chức, anh ta nên giải quyết với hội đồng quản trị và a) Báo cáo đầy đủ bản chất mối quan tâm của mình, và b) Rút khỏi cuộc thảo luận, cuộc họp. và bỏ phiếu về vấn đề này. Bất kỳ và tất cả các giao dịch hoặc biểu quyết liên quan đến xung đột lợi ích tiềm ẩn phải được chấp thuận bởi sự đồng thuận chỉ bởi đa số thành viên không tham gia vào xung đột, xác định rằng quyết định đó là vì lợi ích nghiêm ngặt của toàn bộ tổ chức. Tuyên bố kết quả của việc biểu quyết về chủ đề phải được ghi lại một cách hợp lệ vào biên bản cuộc họp, bao gồm các phiếu chống, bỏ phiếu trắng và các cân nhắc dẫn đến việc thông qua ”.

11. 

    Bao gồm Điều khoản Giải thể. Luật pháp Brazil thiết lập các quy tắc cho việc giải thể một công ty nếu nó xảy ra. Đây là giải pháp tốt nhất cho những chia rẽ trong nội bộ hội đồng quản trị, vì nó sẽ bảo vệ lợi ích của tổ chức.
    • Đây là một ví dụ: "Việc giải thể công ty sẽ diễn ra với 2/3 số phiếu bầu của hội đồng quản trị và các nhân viên có mặt tại cuộc họp, và sẽ diễn ra sau hai tuần thông báo."
    • Tìm kiếm thêm thông tin về luật pháp Brazil liên quan đến sự tan rã của xã hội để tìm hiểu thêm.

Phần 3/4: Hoàn thiện Quy chế

1. 

   Tập hợp một tài liệu với tất cả các bài báo đã tạo. Định dạng tài liệu một cách có tổ chức và ngắn gọn; sử dụng phông chữ và kích thước trang trọng (chẳng hạn như Times New Roman 12) để dễ đọc hơn và làm cho văn bản trang trọng hơn. Bao gồm trang tiêu đề với tên của tổ chức, ngày sửa đổi lần cuối và ngày khi các quy tắc sẽ có hiệu lực.

2. 

   Yêu cầu một luật sư đọc nội quy của bạn. Quy chế nhằm mục đích thông báo các thủ tục quản lý tổ chức, việc tiến hành các cuộc họp, bầu cử thành viên hội đồng quản trị, thành lập các ủy ban, v.v. Tất cả những điều này phải dựa trên luật liên bang, trong đó chỉ ra những gì nên làm trước, bao nhiêu người cần bỏ phiếu để xem xét sự đồng thuận, ai có thể bỏ phiếu theo ủy quyền, trong số các vấn đề khác. Một luật sư được cấp phép chuyên về chủ đề này có thể hỗ trợ bạn soạn thảo các quy tắc và thủ tục.
   • Liên hệ với Hiệp hội Luật sư Brazil - OAB và yêu cầu giới thiệu từ một chuyên gia trong khu vực của bạn. Một lựa chọn khác là thực hiện tìm kiếm trên internet.

3. 

   Tổ chức một cuộc họp để thông qua các điều luật. Nó phải được chấp nhận bởi toàn bộ tổ chức trước khi nó được chính thức thông qua và giám đốc phải là người có thẩm quyền xử phạt nó.
   • Ở cuối quy chế, hãy bao gồm một câu nêu rõ việc tạo và thông qua tài liệu và ngày diễn ra tài liệu. Thư ký của tổ chức cũng phải ký tên.

4. 

   Đăng ký tình trạng tại một công chứng. Tổ chức phải được đăng ký với một công chứng viên và quy chế cũng phải được đăng ký. Tìm hiểu về các tài liệu cần thiết để đăng ký chúng và đến Văn phòng đăng ký hộ tịch cho các pháp nhân.
   • Sau đó, bạn phải đến IRS để lấy CNPJ.

Phần 4/4: Lưu trữ và áp dụng các quy định

1. 

   Để tài liệu ở nơi dễ tiếp cận trong tổ chức. Đưa nó vào một tập tin với các điều khoản thành lập, biên bản cuộc họp, danh sách tên và địa chỉ của các giám đốc và các thành viên cấp cao khác của tổ chức, cùng với hồ sơ đăng ký của các thành viên, v.v.
   • Quy chế phải được các thành viên truy cập. Tạo một bản sao có sẵn trong tầm với của văn phòng và cả trên trang web của tổ chức. Việc để lại trạng thái công khai là không bắt buộc, nhưng điều này chắc chắn sẽ mang lại cho tổ chức của bạn một hình ảnh minh bạch và phù hợp.

2. 

   Thực hiện các quy định cho tất cả các cuộc họp với các thành viên và giám đốc. Có nó trên tay sẽ rất hữu ích cho các cuộc họp; tham khảo ý kiến ​​của nó bất cứ khi nào có một cuộc bỏ phiếu cho việc ra quyết định của hội đồng quản trị và các hoạt động liên quan khác, được đề cập trong các điều luật Như vậy, các cuộc họp sẽ hiệu quả và suôn sẻ, và các thành viên sẽ biết rằng họ được đại diện tốt, rằng các ý kiến ​​của họ sẽ được lắng nghe và lưu ý.

3. 

   Luôn đọc lại và cập nhật quy chế. Khi thể chế phát triển và phát triển, quy chế cũng phải thay đổi theo từng thay đổi. Bí quyết ở đây là viết nó sao cho thích ứng ngay từ đầu. Ví dụ, khi viết số người trên bảng, hãy làm như vậy trong một khoảng lề thay vì thiết lập một số cố định. Sau đó, bạn có thể bao gồm các thay đổi nhỏ, sửa đổi các quy định và thực hiện các thay đổi quan trọng hơn.
   • Có thể thực hiện những thay đổi nhỏ, chẳng hạn như thành lập một ủy ban mới chẳng hạn.
   • Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với các quy định, hãy hẹn gặp các thành viên khác của tổ chức. Thông báo cho mọi người rằng bạn muốn thảo luận và sửa đổi một số điểm và để họ đưa ra ý kiến ​​của mình.
   • Các tiểu ban nhất định cũng có thể (và nên) sửa đổi; một người có thể chịu trách nhiệm viết chúng, một người khác sẽ tìm kiếm những điểm mâu thuẫn trong nội dung và một người thứ ba sẽ phụ trách hiệu đính ngữ pháp và chính tả. Sau đó, hiển thị những thay đổi cuối cùng cho các thành viên và gọi bình chọn.

Lời khuyên

• Có tất cả các quy chế và kích cỡ, hầu như không có quy chế nào giống nhau. Tham khảo một số mô hình để lấy ý tưởng, chủ yếu từ các tổ chức có cùng mục đích với bạn.
• Liên hệ với các tổ chức khác để tìm hiểu về quá trình chuẩn bị và cải thiện quy chế tương ứng của họ.
• Chỉ định một tiểu ban cụ thể để xem xét tính nhất quán của tài liệu. Những người chịu trách nhiệm viết nó có thể bỏ sót một số lỗi, nhưng điều này là bình thường đối với những con mắt đã tạo ra văn bản. Có một nhóm riêng để kiểm tra tình trạng sẽ giúp bạn gắn kết và nhất quán.