NộI Dung

• Các bước

Viết thư mời có thể là một phần căng thẳng của việc lập kế hoạch và tổ chức một sự kiện. Tuy nhiên, nếu bạn dành nhiều thời gian hơn cho danh sách khách mời, nếu bạn chọn phương tiện giao tiếp phù hợp, cá nhân hóa lời mời và thu thập phản hồi, bạn có thể gửi lời mời một cách nhanh chóng và dễ dàng và theo dõi danh sách khách ngày càng tăng.

Các bước

Phần 1/3: Lập danh sách khách mời

1. 

   Lập danh sách cơ bản. Một danh sách như vậy nên bao gồm tất cả những người không thể bỏ lỡ sự kiện, chẳng hạn như gia đình thân thiết nhất và những người bạn thân nhất của họ. Nếu đó là một sự kiện chuyên nghiệp, hãy đưa các đối tác kinh doanh vào danh sách. Các bữa tiệc tốt nghiệp hoặc các lễ kỷ niệm học thuật khác cũng có thể bao gồm các cố vấn và giáo viên được ưu tiên. Đám cưới và các sự kiện khác có nhiều người tổ chức cần phải tính đến những người quan trọng đối với mỗi người chủ trì.

2. 

   
   
   Bao gồm bạn bè và người thân khác. Sau khi hoàn thành danh sách cơ bản, hãy so sánh nó với số lượng người tối đa bạn có thể mời tham gia bữa tiệc hoặc sự kiện. Tại thời điểm đó, bạn có thể bắt đầu thêm các thành viên khác trong gia đình và bạn bè không quá thân thiết. Nếu bạn có ít người hơn số người tối đa cho phép, không có vấn đề gì, nhưng hãy cố gắng không vượt quá con số đó.

3. 

   
   
   Nghĩ về uẩn. Nếu bạn định cho phép khách mời người khác đến dự tiệc, bạn sẽ cần tính đến con số đó khi xác định danh sách cuối cùng. Ngoài ra, bạn phải bao gồm các thông số mời. Ví dụ, nếu bạn không có trẻ em tham gia sự kiện, hãy viết một cách lịch sự nhắc nhở khách rằng họ không nên mang theo người khác dưới một độ tuổi nhất định.
   • Bạn có thể viết một cái gì đó như, “Mr. João Almeida và gia đình của anh ấy được trân trọng mời đến dự tiệc cưới của chúng tôi. Chúng tôi yêu cầu tất cả khách trên 18 tuổi ”.

4. 

   
   
   Xem lại danh sách. Điều quan trọng là không để bất cứ ai ra ngoài. Yêu cầu một người bạn hoặc thành viên gia đình xem lại danh sách với bạn và đưa ra đề xuất về việc thêm hoặc xóa ai đó. Luôn nhớ số lượng khách mời tối đa và tránh mời quá nhiều người. Tuy nhiên, nếu bạn nghĩ rằng một số khách sẽ không thể tham dự, hãy mời thêm một vài người.
   • Nếu bạn lo lắng về việc hủy bỏ, hãy cố gắng gửi sớm một phần lời mời. Sau đó gửi thư mời đợt hai nếu nhiều người không thể tham dự.

Phần 2/3: Tạo lời mời

1. 

   Thực hiện lời mời của riêng bạn. Bạn có thể sử dụng Microsoft Word, chương trình Adobe hoặc phần mềm thiết kế khác. Nếu bạn có chữ viết đẹp, bạn cũng có thể viết mọi thứ bằng tay. Sử dụng giấy chất lượng tốt với kết cấu của bìa cứng hoặc thứ gì đó thú vị hơn.
   • Một tùy chọn khác là tạo nhiều lớp trong lời mời. Bắt đầu với một bản in cỡ thẻ và thêm một miếng bìa cứng màu lớn hơn một chút so với mặt sau. Dùng keo hoặc băng dính hai mặt.
   • Nếu bạn muốn cá nhân hóa và tiết kiệm thời gian, hãy sử dụng tem tùy chỉnh. Bạn có thể biến một mẩu tin lưu niệm hoặc ảnh được cá nhân hóa thành một con tem và nhanh chóng sao chép từng tấm thẻ cho khách.

2. 

   Mua lời mời được cá nhân hóa để tiết kiệm thời gian so với tự làm. Giá cả rất khác nhau tùy theo kiểu dáng, loại giấy, màu sắc hoặc in đen trắng và các biến số khác, vì vậy hãy tìm hiểu kỹ về cách bạn muốn lời mời để nhận được báo giá chính xác.
   • Có một số cửa hàng văn phòng phẩm và văn phòng có in thư mời được cá nhân hóa.
   • Bạn cũng có thể tìm thấy một số trang web thực hiện loại lời mời này.

3. 

   Thực hiện lời mời điện tử. Nếu khách của bạn hiện đại hơn hoặc nếu sự kiện của bạn ít trang trọng hơn, bạn có tùy chọn sử dụng nhiều ứng dụng để mời mọi người dễ dàng và nhanh chóng hơn qua email hoặc phương tiện truyền thông xã hội. Hầu hết các chương trình cho phép bạn bao gồm các thiết kế của riêng bạn hoặc sử dụng một mẫu tiêu chuẩn để tạo điều kiện cho lời mời. Ngoài việc đẩy nhanh quá trình tạo thiết kế, bạn cũng sẽ có thể gửi ngay lập tức qua tệp kỹ thuật số và nhận được câu trả lời nhanh hơn, đây là một ý tưởng tuyệt vời cho những người có thời hạn ngắn hơn.

4. 

   Viết một cái gì đó rất dễ tiếp thu. Bao gồm các dịp, ngày, địa điểm và thời gian của sự kiện. Điều quan trọng nữa là phải cho khách biết liệu họ có thể mang theo người khác hay không. Ngoài ra, hãy yêu cầu câu trả lời bằng thẻ đính kèm, địa chỉ email, ứng dụng hoặc điện thoại, tùy thuộc vào sở thích của bạn. Giữ lời mời ngắn gọn và tử tế, nhưng bao gồm các yêu cầu lịch sự như: "Vui lòng tham dự" hoặc "Chúng tôi yêu cầu sự tham dự của bạn" để khách cảm thấy được chào đón.
   • Ví dụ, viết đại loại như: “Mời bạn đến dự tiệc sinh nhật của tôi. Sự kiện sẽ diễn ra vào ngày 16 tháng 10 tại nhà của tôi. Bữa tiệc sẽ kéo dài từ 3 đến 2:30 chiều. Vui lòng phản hồi bằng thẻ, email của tôi hoặc bằng cách gọi cho tôi ”.
   • Bạn cũng phải bao gồm các hướng dẫn đặc biệt cho sự kiện của bạn hoặc các hướng dẫn khác, chẳng hạn như trang phục hoặc thông tin liên quan khác.

5. 

   Sử dụng danh pháp chính xác cho khách. Điều quan trọng nhất là thành ý, và của bạn là thể hiện sự tôn trọng với khách, vì vậy hãy cố gắng ghi nhớ và đưa vào những chi tiết này. Nếu bạn đang mời một phụ nữ độc thân, chưa kết hôn, hãy sử dụng "Miss" hoặc "Ms.", hoặc nếu lời mời dành cho một người đàn ông độc thân, hãy sử dụng "Mr.". Đối với một cặp vợ chồng, hãy sử dụng “Mr.” và "Mrs.". Tuy nhiên, mọi thứ có thể trở nên phức tạp hơn nếu bạn mời bạn bè hoặc người thân với những chức danh đặc biệt, chẳng hạn như "Tiến sĩ" hoặc một số chức danh quan trọng khác.
   • Nếu bạn sử dụng sai danh pháp trong lời mời, hãy xin lỗi qua điện thoại, gặp trực tiếp hoặc bằng văn bản. Đây là một cách hay để đổi lấy hớ.

6. 

   Bao gồm người nhận và địa chỉ trả lại. Ở góc trên bên trái của phong bì, bao gồm tên, đường phố, thành phố, tiểu bang và mã bưu điện của bạn. Ở trung tâm ghi thông tin giống khách. Bạn cũng có thể gửi thông tin liên hệ của mình trong lời mời hoặc trên thẻ trả lời. Như vậy, nếu khách làm mất phong bì thì vẫn có quyền truy cập thông tin của bạn.

7. 

   Ký tên một cách lịch sự. Câu cuối cùng và chữ ký của bạn phải được chọn theo đối tượng. Ví dụ, nếu bạn đang mời sếp của mình, một cách lịch sự "chu đáo" là cách tốt nhất để chào tạm biệt. Nếu đó là cho cha mẹ của bạn, hãy viết "với tình yêu". Đây là cơ hội tốt để gửi lời mời của bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng được cá nhân hóa.
   • Sử dụng một trò đùa nội tâm để làm cho lời mời trở nên cá nhân hơn. Ví dụ: “Cảm ơn vì đã luôn mua đồ uống cho tôi, Roberto”. Đây là một thông điệp rất cá nhân mà bạn có thể viết cho một người bạn cùng phòng đại học trên thiệp cưới của bạn. Nhưng hãy biết rằng sẽ không thích hợp lắm khi viết điều này cho cha mẹ của bạn.

8. 

   Trang trí các lời mời. Bạn có thể tìm thấy nhiều loại vật phẩm trang trí đơn giản, chẳng hạn như đường viền và những thứ phức tạp hơn, chẳng hạn như dây leo, hoa hồng và bí ngô. Nếu bạn có bạn bè hoặc người thân là nghệ sĩ, hãy yêu cầu họ cá nhân hóa lời mời của bạn. Đây cũng là một cơ hội khác để đưa phong cách cá nhân của bạn vào khi thực hiện. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng thiết kế phải phù hợp với phong cách của sự kiện. Ví dụ, một đầu lâu và xương chéo có thể đẹp cho lời mời dự tiệc Halloween, nhưng nó sẽ không đẹp trên lời mời đám cưới của bạn.

Phần 3/3: Thu thập câu trả lời

1. 

   Theo dõi câu trả lời theo cách thủ công. Nếu bạn đã hướng dẫn khách trả lời bằng thẻ bạn có trong lời mời hoặc qua điện thoại, thì việc tạo danh sách câu trả lời theo cách thủ công có thể dễ dàng hơn. Nó có thể đơn giản như một danh sách khách được in với các ký hiệu thị thực cho biết sự hiện diện hoặc dấu "X" cho biết sự vắng mặt. Một tùy chọn khác là tạo hệ thống giám sát nâng cao hơn bằng bảng tính Excel với tổng số xác nhận, khách thêm, số lượng người lớn hoặc trẻ em, loại món ăn và các yếu tố định trước khác.

2. 

   Sử dụng hệ thống ảo. Nếu bạn đã quyết định rằng lời mời kỹ thuật số là lựa chọn tốt nhất cho sự kiện của mình, bạn có thể sẽ có quyền truy cập vào chương trình giám sát phản hồi và xác nhận. Đây là một trong những lý do tại sao mọi người chọn thư mời điện tử. Tuy nhiên, nếu bạn đã gửi giấy mời truyền thống, vẫn có thể chuyển danh sách khách mời và thông tin sang các hệ thống giám sát kỹ thuật số để kiểm soát quá trình. Có một số tài nguyên trên internet rẻ hoặc miễn phí.

3. 

   Chuẩn bị cho số lượng khách thích hợp. Khi bạn biết rõ về số lượng khách có thể tham dự sự kiện, hãy sắp xếp địa điểm tổ chức tiệc buffet và các chỗ ở khác để đáp ứng nhu cầu của những người có mặt. Kiểm tra kỹ số lượng bữa ăn bạn đã đặt, sức chứa tối đa của địa điểm và các yếu tố khác để mang lại trải nghiệm tốt cho mọi người có mặt.

4. 

   Gửi thiệp cảm ơn. Bạn có nhận được quà từ khách hay không không quan trọng, điều quan trọng là bạn phải thể hiện rằng bạn biết ơn vì họ đã thêm sự kiện của bạn vào lịch của họ. Sử dụng danh sách các chữ ký hoặc yêu cầu ai đó ở cửa để theo dõi những người đã tham dự. Sau đó gửi thiệp cảm ơn.
   • Tấm thiệp có thể chứa một thông điệp đơn giản như: "Cảm ơn bạn đã đến dự tiệc sinh nhật của tôi!"
   • Nếu bạn nhận được một món quà, hãy kèm theo lời giới thiệu cụ thể trên tấm thiệp như: “Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã đến dự tiệc tốt nghiệp của tôi. Tôi mong muốn được sử dụng bộ bút mà bạn đã tặng cho tôi trong sự nghiệp tương lai của tôi! ”
   • Giống như lời mời, những tấm thiệp này có thể được in kỹ thuật số hoặc in truyền thống, tùy thuộc vào tình huống cụ thể của bạn.