NộI Dung

• Các bước
• Lời khuyên

Kế hoạch làm việc là bản phác thảo một tập hợp các mục tiêu và quy trình trong đó một nhóm làm việc để đạt được chúng, giúp hiểu rõ hơn về bản chất của dự án này. Những kế hoạch này, cả trong cuộc sống nghề nghiệp và học tập, giúp bạn luôn có tổ chức khi làm việc trên một số dự án. Thông qua kế hoạch làm việc, bạn có thể làm sáng tỏ quá trình và biến nó thành những nhiệm vụ có thể đạt được, giúp bạn dễ dàng xác định được điều mình muốn. Nếu bạn muốn chuẩn bị cho những công việc sắp tới, đừng để đến khi bạn đọc xong bài viết này.

Các bước

1. 

   Xác định mục đích của kế hoạch làm việc. Chúng được viết vì một số lý do. Xác định trước mục đích để có thể chuẩn bị thật chính xác. Biết rằng hầu hết các kế hoạch làm việc được lập trong một khoảng thời gian nhất định, tức là trong một tháng, một quý, một học kỳ hoặc một năm.
   • Ở nơi làm việc, kế hoạch làm việc giúp cấp trên của bạn biết bạn sẽ thực hiện những dự án nào trong vài tháng tới. Những điều này thường đến ngay sau đánh giá hiệu suất hàng năm hoặc với tư cách là các nhóm kinh doanh cho các dự án lớn. Kế hoạch làm việc cũng có thể là kết quả của một phiên lập kế hoạch chiến lược từ tổ chức của bạn, vào đầu lịch hoặc năm tài chính mới.
   • Trong thế giới học thuật, kế hoạch làm việc được thiết kế để giúp sinh viên tạo lịch trình cho các dự án lớn hơn. Họ cũng có thể giúp giáo viên lập kế hoạch cho năm học, cũng như cho hai tháng, quý hoặc học kỳ, một cách riêng biệt.
   • Trong một dự án cá nhân, kế hoạch làm việc sẽ giúp bạn vạch ra những gì bạn dự định làm, cách bạn dự định thực hiện và bạn dự định hoàn thành vào ngày nào. Các kế hoạch cá nhân, mặc dù không quá cần thiết, nhưng sẽ giúp một người theo dõi các mục tiêu và tiến trình của họ.

2. 

   
   
   Viết lời giới thiệu và tóm tắt tác phẩm. Trong các kế hoạch làm việc chuyên nghiệp, đây là cách định dạng nên: với phần giới thiệu và phần tóm tắt. Họ cung cấp cho người giám sát hoặc người quản lý thông tin cần thiết để đưa kế hoạch làm việc vào ngữ cảnh. Tuy nhiên, viết phần giới thiệu và phần tóm tắt không quá cần thiết trong một kế hoạch làm việc học tập.
   • Phần giới thiệu phải ngắn gọn và hấp dẫn. Nhắc cấp trên của bạn lý do tại sao bạn lập kế hoạch làm việc này. Nhập các dự án cụ thể mà bạn sẽ thực hiện trong giai đoạn này.
   • Bản tóm tắt nên nêu rõ những lý do khiến bạn lập kế hoạch làm việc này. Ví dụ: đề cập đến chi tiết hoặc số liệu thống kê từ các báo cáo gần đây, xác định các vấn đề cần được giải quyết hoặc xây dựng dựa trên các nhận xét và đề xuất bạn nhận được từ các kế hoạch làm việc trước đó.

3. 

   
   
   Đặt mục tiêu và mục tiêu. Chúng liên quan đến nhau vì cả hai sẽ đưa bạn đến những gì bạn hy vọng đạt được thông qua kế hoạch làm việc của mình. Tuy nhiên, hãy nhớ sự khác biệt cơ bản giữa chúng: mục tiêu chung chung và mục tiêu cụ thể hơn.
   • Các mục tiêu phải được tập trung vào toàn bộ dự án. Ghi nhận kết quả cuối cùng của dự án. Giữ nó rộng. Ví dụ: hoàn thành một bài báo nghiên cứu hoặc để tìm hiểu thêm về cách viết.
   • Mục tiêu phải cụ thể và hữu hình hơn. Nói cách khác, bạn sẽ có thể đánh dấu chúng trong danh sách khi bạn đã đạt được chúng. Ví dụ: tìm người cho một cuộc phỏng vấn có thể làm phong phú thêm công việc của bạn sẽ tạo ra một mục tiêu tuyệt vời.
   • Nhiều kế hoạch làm việc phân loại các mục tiêu thành ngắn hạn, trung hạn hoặc dài hạn, tùy thuộc vào sự thay đổi của chúng. Ví dụ: mục tiêu của một công ty là tăng lượng khán giả lên 30% trong ngắn hạn trong ba tháng tới. Do đó, nó có khả năng thay đổi đáng kể so với mục tiêu cũ (dài hạn). Điều này giúp khả năng hiển thị của bạn trên mạng xã hội sẽ được tăng cường trong năm tới.
   • Mục tiêu thường được viết ở giọng chủ động, sử dụng các động từ hành động có ý nghĩa mệnh lệnh cụ thể, chẳng hạn như: kế hoạch, viết, tăng, đo lường .. Các động từ biểu thị ý nghĩa mơ hồ (như kiểm tra, hiểu, học, v.v.) là không cần thiết.

4. 

   
   
   Cố gắng tổ chức kế hoạch làm việc dựa trên các mục tiêu hữu hình hơn, tức là những mục tiêu đưa ra kết quả có thể đo lường được. Bao gồm trong một bảng, tất cả những gì cần thiết để đạt được kết quả này. Những mục tiêu này, tùy thuộc vào loại kế hoạch làm việc mà bạn định tạo, có thể khác nhau. Dưới đây là một số mô hình khách quan:
   • Riêng: chính xác thì bạn đang làm gì và làm cho ai? Xác định những người này là ai và bạn sẽ sử dụng những gì để giúp đỡ họ.
   • Có thể đo lường: có cách nào để định lượng và đo lường điều này không? Bạn có thể đếm kết quả không? Bạn có cấu trúc công việc để "sức khỏe ở Nam Phi sẽ được cải thiện vào năm 2020 không?" hay bạn đã cấu trúc kế hoạch này sao cho "các trường hợp nhiễm vi rút HIV, nguyên nhân gây bệnh AIDS, giảm 20% ở trẻ sơ sinh ở Nam Phi vào năm 2020?"
     
     • Hãy nhớ rằng để các thay đổi được tính, số tham chiếu cần được xác định. Nếu bạn không biết tỷ lệ nhiễm vi rút HIV của những người Nam Phi mới sinh là bao nhiêu thì không thể nói rằng bạn đã giảm được 20% tỷ lệ mắc vi rút.
   • Có thể tiếp cận: chúng ta có thể chuẩn bị sẵn sàng điều này kịp thời với các nguồn lực sẵn có mà chúng ta có không? Mục tiêu phải thực tế, theo các hạn chế được đưa ra. Tăng doanh số bán hàng lên 500% thậm chí còn hợp lý khi bạn kinh doanh nhỏ. Nhưng việc tăng doanh số bán hàng lên 500% nếu bạn chiếm lĩnh thị trường là điều không thể.
     
     • Trong một số trường hợp, cần tham khảo ý kiến ​​của các chuyên gia hoặc cơ quan chức năng để đánh giá liệu các mục tiêu của kế hoạch làm việc của họ có thể đạt được hay không.
   • Liên quan, thích hợp: Mục tiêu này có ảnh hưởng gì đến mục tiêu hoặc chiến lược mong muốn không? Mặc dù điều này có lẽ quan trọng đối với sức khỏe của mọi người, nhưng việc đo cân nặng và chiều cao của học sinh trung học có khiến chúng ta thay đổi liên quan đến các quá trình sức khỏe tâm thần không? Làm cho mục tiêu và phương pháp của bạn có mối quan hệ rõ ràng và trực quan.
   • Giới hạn thời gian: khi nào mục tiêu này sẽ đạt được và / hoặc chúng ta sẽ biết rằng chúng ta đã hoàn thành nó? Chỉ định ngày kết thúc cho dự án. Quy định kết quả nào, nếu có, sẽ gây ra kết thúc sớm cho kết quả đó, ngay cả khi tất cả những kết quả khác đều đạt được.

5. 

   Viết ra tài nguyên là gì. Bao gồm mọi thứ cần thiết để đạt được mục tiêu và mục tiêu của bạn. Tùy thuộc vào mục đích của kế hoạch làm việc của bạn, các nguồn lực sẽ khác nhau.
   • Tại nơi làm việc, các nguồn lực có thể bao gồm những thứ như ngân sách tài chính và / hoặc nhân sự, nhà tư vấn, tòa nhà hoặc phòng ốc ... Nếu bạn muốn kế hoạch làm việc có vẻ trang trọng hơn, ngân sách nên có trong phần phụ lục.
   • Trong lĩnh vực học thuật, các nguồn tài nguyên có thể bao gồm quyền truy cập vào các thư viện khác nhau, ngoài tài liệu nghiên cứu, chẳng hạn như sách, báo và tạp chí, và quyền truy cập vào máy tính và internet, cũng như giáo viên và những người khác có thể giúp bạn trong trường hợp bạn có các câu hỏi.

6. 

   Xác định bất kỳ ràng buộc nào. Ràng buộc là những trở ngại có thể xuất hiện nửa chừng để đạt được những gì bạn đang tìm kiếm. Ví dụ, nếu bạn đang làm một nhiệm vụ nghiên cứu cho trường học, bạn có thể sẽ cảm thấy như thể lịch trình quá bận rộn để tạo ra một khoảng trống cho phép bạn nghiên cứu và viết một cách chính xác và bình tĩnh. Vì vậy, ràng buộc đó sẽ là lịch trình bận rộn của bạn. Vì lý do đó, bạn phải cắt giảm thứ gì đó ra khỏi nó để có thể hoàn thành những gì đã được xác định với hiệu quả và chất lượng. Chỉ khi đó bạn mới kết thúc.

7. 

   Ai chịu trách nhiệm? Trách nhiệm là điều cần thiết cho một kế hoạch tốt. Ai là người chịu trách nhiệm hoàn thành từng nhiệm vụ? Ngay cả khi toàn bộ nhóm đang thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, chỉ một người phải chịu trách nhiệm đảm bảo rằng nó được giao đúng thời hạn.

8. 

   Viết chiến lược của bạn. Phân tích kế hoạch làm việc và quyết định cách bạn sẽ sử dụng các nguồn lực và vượt qua những trở ngại của mình, để đạt được mục tiêu và mục tiêu của bạn. Nếu bạn muốn, hãy sử dụng chương trình quản lý dự án hoặc lịch cá nhân để sắp xếp thông tin của bạn.
   • Viết ra các bước cụ thể cần tuân theo. Xác định những gì cần phải xảy ra mỗi ngày hoặc hàng tuần để bạn đạt được mục tiêu của mình. Đồng thời viết ra các bước mà bạn nghĩ những người khác hoặc nhóm của bạn nên làm theo.
   • Tạo lịch trình. Đây là một cách tuyệt vời để tổ chức. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng ngay cả khi tạo ra một lịch trình, những điều không mong muốn có thể xảy ra, vì vậy hãy luôn giữ một chút không gian trống để đề phòng những trường hợp bất trắc. Đừng mất cảnh giác!

Lời khuyên

• Làm cho kế hoạch phù hợp với bạn. Các kế hoạch làm việc có thể chi tiết và bao quát như bạn muốn hoặc cần.Chúng có thể được viết trên một mảnh giấy hoặc được tạo ra trong một chương trình chuyên nghiệp, có đồ họa và màu sắc. Lựa chọn thay thế nào để sử dụng? Cách tự nhiên và hiệu quả nhất cho bạn.
• Nếu dự án của bạn quá lớn, hãy xác định các mốc quan trọng. Những cột mốc này không gì khác hơn là những điểm tham chiếu làm nổi bật những khía cạnh nhất định trong cuộc họp và có thể được sử dụng trong suốt dự án. Chúng cũng có thể đóng vai trò là điểm phản ánh cho phép bạn nhận ra vai trò của mình trong quá trình này và đảm bảo rằng bạn vẫn có trong kế hoạch đó.