NộI Dung

• Các bước
• Câu hỏi và câu trả lời của cộng đồng
• Lời khuyên

Các phần khác

Nếu bạn là một trong những người có văn phòng tại nhà, cho dù bạn làm việc tại nhà hay chỉ thích có không gian để sắp xếp và thanh toán các hóa đơn của mình, thì giữ nó ngăn nắp là một cách tuyệt vời để cải thiện năng suất và tâm trạng của bạn. Thật không may, theo thời gian, không gian làm việc của bạn có thể trở nên lộn xộn và ngổn ngang với giấy tờ, báo cáo hoặc thư. Nhưng đừng lo lắng - đây là một vấn đề dễ khắc phục. Dành một ngày để dọn dẹp, sau đó thực hiện một hệ thống hồ sơ nghiêm ngặt để giữ cho văn phòng tại nhà của bạn ngăn nắp và có tổ chức.

Các bước

Phương pháp 1/4: Xóa và phân loại các mặt hàng của bạn

1. 

   Bỏ những thứ mà bạn thực sự sử dụng hàng ngày sang một bên. Mặc dù một số thứ lộn xộn trong bàn làm việc và văn phòng của bạn có thể là từ những thứ bạn thậm chí không sử dụng, nhưng có thể có một số vật dụng bạn sử dụng thường xuyên. Các vật dụng như bút, kim bấm, bảng viết hoặc bút dạ được sử dụng thường xuyên. Lấy những vật dụng này và cất chúng sang một bên ở một nơi an toàn để bạn không vô tình làm mất chúng.
   • Nếu bạn không chắc điều gì quan trọng, hãy dành một tuần để làm việc bình thường và ghi lại thời điểm sử dụng từng mục. Vào cuối tuần, bạn sẽ có một danh sách những thứ bạn đã sử dụng, cho bạn biết những món đồ nào cần giữ lại.

2. 

   
   
   Loại bỏ tất cả các vật dụng rời khỏi bàn làm việc mà bạn không sử dụng. Một khi bạn đã bỏ những thứ quan trọng sang một bên, hãy sắp xếp mọi thứ khác trên bàn làm việc của bạn. Có thể có giấy tờ rời, bút bị hỏng, hóa đơn và những thứ lộn xộn khác mà bạn thậm chí không nhìn vào. Xóa tất cả những thứ này ra và cất vào một chiếc hộp.
   • Đảm bảo xem tất cả các tài liệu mà bạn sắp loại bỏ để xác nhận rằng không có thông tin nhạy cảm trên chúng, chẳng hạn như số tài khoản ngân hàng. Nếu có, hãy cắt nhỏ những giấy tờ này thay vì vứt bỏ toàn bộ.
   • Nếu bạn có những vật lưu niệm như tranh ảnh hoặc đồ lưu niệm trên bàn làm việc, hãy đặt chúng vào một chiếc hộp riêng để bạn không vô tình vứt bỏ chúng.

3. 

   
   
   Làm trống tất cả các ngăn kéo của bàn làm việc và tủ tài liệu. Bạn có thể sử dụng các ngăn kéo của mình như một bãi rác để đặt những thứ mà bạn không có chỗ, vì vậy sự lộn xộn có thể khá tệ ở đây. Bắt đầu với một phiến đá trống và đổ tất cả các ngăn kéo ra ngoài.Bằng cách này, bạn có thể dành các ngăn kéo cho một mục đích cụ thể khi bạn đặt các vật dụng lại.
   • Hãy cẩn thận khi bạn làm trống các ngăn kéo trong trường hợp bạn đặt bất cứ thứ gì dễ vỡ vào đó trong nhiều năm.

4. 

   
   
   Sắp xếp mọi thứ bạn tìm thấy thành các danh mục. Sau khi bạn đã xóa mọi thứ khỏi bàn và ngăn kéo của mình, hãy bắt đầu công việc phân loại. Chia các mục thành các loại. Những thứ thông thường có thể là hóa đơn, thư, báo cáo công việc, đồ dùng văn phòng chung hoặc những thứ khác của cá nhân bạn. Với mọi thứ được sắp xếp, bạn có thể sắp xếp lại một cách có tổ chức hơn nhiều.
   • Đồng thời tạo một đống rác cho những thứ bạn không cần hoặc không sử dụng và lên kế hoạch loại bỏ chúng.
   • Bạn có thể tìm thấy một số mục quan trọng, nhưng sẽ phù hợp hơn ở một nơi khác. Công thức nấu ăn, ví dụ, nên có trong nhà bếp. Di chuyển các mục này đi nơi khác nếu bạn tìm thấy chúng.

5. 

   Vứt bỏ mọi thứ bạn không sử dụng. Trong khi bạn đang phân loại các mục của mình, hãy tách những thứ không quan trọng ra. Khi bạn sắp xếp xong, hãy vứt bỏ tất cả rác để mở thêm không gian trong văn phòng của bạn.
   • Các mục quan trọng bao gồm hồ sơ kinh doanh, tài liệu y tế hoặc ID và thông tin ngân hàng. Những thứ không quan trọng sẽ là bảng sao kê hoặc biên lai thẻ tín dụng đã lỗi thời, hóa đơn bạn đã thanh toán và giấy nháp hoặc ghi chú mà bạn đã không xem trong nhiều năm. Bạn cũng có thể tìm thấy những món đồ rời mà bạn để lại trong ngăn kéo khi bạn không biết phải làm gì khác với chúng.
   • Nếu bạn không chắc chắn có nên vứt thứ gì đó ra ngoài hay không, hãy đặt nó vào hộp có nhãn "Hai tuần suy nghĩ về nó". Sau đó, quay lại hộp 2 tuần một lần và đưa ra quyết định về bất kỳ thứ gì trong hộp.

6. 

   Bụi trên bàn và ngăn kéo của bạn trong khi chúng sạch sẽ. Bụi và chất bẩn có thể đã tích tụ xung quanh văn phòng của bạn, đặc biệt là nếu bạn đã lâu không dọn dẹp. Tận dụng cơ hội để phủi sạch mọi thứ trong khi bàn làm việc rõ ràng. Lau sạch bàn và ngăn kéo bằng giẻ ẩm hoặc khăn ẩm trước khi xếp mọi thứ lại.
   • Hãy nhớ làm sạch máy tính của bạn. Lau sạch màn hình và bàn phím để toàn bộ không gian làm việc trông mới mẻ.
   • Làm một số công việc dọn dẹp khác nếu bạn phải làm. Ví dụ, hút bụi văn phòng là một cách tốt để làm cho không gian trông sạch sẽ hơn.
   • Để cửa sổ mở trong khi bạn làm việc để lọc sạch bụi bám vào trong khi dọn dẹp.

Phương pháp 2/4: Sắp xếp các mục trên giấy của bạn

1. 

   Nhận một tủ tài liệu nếu bạn chưa có. Nếu sự lộn xộn ban đầu là do thiếu không gian lưu trữ, thì tủ tài liệu có thể giải quyết vấn đề đó. Hãy mua một chiếc tủ phù hợp với không gian văn phòng của bạn và sử dụng nó để sắp xếp tất cả tài liệu và các vật dụng quan trọng khác để chúng không tích tụ trên bàn làm việc của bạn.
   • Gắn nhãn tất cả các thư mục và phần tách tệp bạn sử dụng trong tủ để luôn ngăn nắp.
   • Hãy nhớ tuân theo hệ thống hồ sơ của bạn nếu bạn sử dụng tủ đựng tài liệu. Đừng ném mọi thứ vào ngăn kéo một cách không mục đích.

2. 

   Dành riêng từng ngăn kéo cho một danh mục cụ thể. Đừng coi bàn và tủ tài liệu của bạn như những ngăn kéo rác. Cung cấp cho mỗi ngăn kéo một mục đích cụ thể tương ứng với các loại giấy của bạn, như hóa đơn, hồ sơ y tế, đồ dùng văn phòng, v.v. Gắn bó với hệ thống này để giữ cho không gian làm việc của bạn có tổ chức.
   • Sử dụng các thư mục tệp để xác định các mục nếu bạn có nhiều danh mục khác nhau trong cùng một ngăn kéo. Tách các hóa đơn, bảng sao kê ngân hàng và báo cáo kinh doanh bằng các thư mục khác nhau.
   • Nếu bạn có xu hướng có nhiều vật dụng ngẫu nhiên hoặc khó vứt bỏ mọi thứ, bạn có thể dành một ngăn kéo cho các vật dụng linh tinh. Đây là một thỏa hiệp cho phép bạn giữ lại một số thứ lộn xộn, nhưng cô lập nó ở một chỗ để nó không lây lan.

3. 

   Dán nhãn cho tất cả các thư mục, ngăn kéo và bìa cứng của bạn. Một hệ thống ghi nhãn tốt sẽ giúp bạn gắn bó với kế hoạch tổ chức. Đặt cho mọi ngăn kéo, thư mục, tập giấy hoặc sổ ghi chép theo mục đích cụ thể và dán nhãn cho nó. Sau đó, hãy gắn bó với hệ thống đó bất cứ khi nào bạn cất thứ gì đó đi để mọi thứ ở đúng vị trí của nó.
   • Hệ thống ghi nhãn của bạn có thể đơn giản, giống như viết “Hóa đơn” trên một thư mục. Nếu bạn thích cách tiếp cận sáng tạo hơn, hãy thử mã hóa màu các thư mục bằng nhãn dính.
   • Nếu ngăn kéo của bạn không có phần dành cho nhãn, chỉ cần sử dụng một dải băng dính và viết lên đó bằng bút dạ. Sau đó kéo băng ra nếu mục đích ngăn kéo thay đổi.

4. 

   Sử dụng trình sắp xếp trên máy tính để bàn cho các giấy tờ và hồ sơ quan trọng. Bàn tổ chức để bàn là những thùng nhỏ có ngăn vừa vặn trên bàn làm việc. Bạn có thể sử dụng một trong những thứ này để sắp xếp các giấy tờ và thư mục mà bạn sử dụng thường xuyên để chúng ở ngay trước mặt bạn khi bạn cần. Mua những thứ này từ các cửa hàng cung cấp văn phòng hoặc trực tuyến.
   • Dán nhãn hoặc mã màu cho từng phần để tổ chức tốt hơn.
   • Nếu bạn không có nhiều thứ để sắp xếp, thì một bộ sắp xếp trên máy tính để bàn có thể là tất cả những gì bạn cần thay vì toàn bộ tủ tài liệu.

5. 

   Tạo một trạm thư để sắp xếp các hóa đơn và thư khác của bạn. Thư có thể tích tụ trên bàn làm việc của bạn và một số công cụ có thể giúp giảm bớt sự lộn xộn. Hãy thử sử dụng một giỏ thư gắn vào tường của bạn. Điều này sắp xếp thư của bạn và giữ cho nó khỏi bàn của bạn.
   • Sử dụng giỏ “Vào” và “Ra” để sắp xếp thư bạn đã xử lý và thư bạn vẫn phải xem.
   • Bạn cũng có thể sử dụng thùng hoặc giỏ trên bàn làm việc để phân loại thư, nếu bàn của bạn đủ lớn.

Phương pháp 3/4: Giảm việc sử dụng giấy của bạn

1. 

   Chỉ in những gì cần thiết để giảm bớt sự lộn xộn. Giấy là một trong những lý do chính cho sự lộn xộn của văn phòng. Hãy suy nghĩ kỹ trước khi in và tự hỏi bản thân xem bạn có thực sự cần bản sao vật lý của những tệp này hay không. Nếu không, hãy xem tài liệu trên máy tính và ngăn không cho giấy đọng lại trên bàn của bạn.
   • Như một phần thưởng bổ sung, bạn sẽ tiết kiệm được tiền mua giấy và mực in. Bảo quản giấy cũng tốt hơn cho môi trường.
   • Nếu bạn làm việc tại nhà, hầu hết công việc của bạn có thể được thực hiện bằng kỹ thuật số, vì vậy việc chống lại sự thôi thúc in ấn sẽ dễ dàng hơn so với khi bạn làm việc trong văn phòng.

2. 

   Loại bỏ các giấy tờ và sách mà bạn có thể truy cập trực tuyến. Với rất nhiều mục được số hóa hiện nay, nhiều ấn phẩm vật lý chỉ chiếm dung lượng. Nếu bạn thường xuyên xem các bài báo, sách hướng dẫn hoặc báo cáo, hãy xem liệu bạn có thể truy cập chúng trực tuyến hay không. Nếu vậy, bản sao thực của bạn là không cần thiết. Tái chế hoặc tặng chúng để giải phóng dung lượng.
   • Chuyển đăng ký tạp chí hoặc tạp chí và hóa đơn của bạn sang chỉ kỹ thuật số. Điều này ngăn chúng tích tụ trong văn phòng của bạn.
   • Xem liệu bạn có thể bán hoặc tặng sách trước khi loại bỏ chúng. Các thư viện và tổ chức từ thiện luôn tìm kiếm các khoản đóng góp.

3. 

   Quét các giấy tờ quan trọng và tái chế các bản sao vật lý. Nhiều hóa đơn và hồ sơ của bạn có thể được số hóa. Lấy máy quét hoặc chụp ảnh chất lượng cao của chúng, sau đó cắt nhỏ và tái chế ảnh gốc. Điều này làm giảm sự tích tụ giấy trong văn phòng của bạn.
   • Hãy nhớ sử dụng hệ thống lưu trữ tốt trên máy tính của bạn để bạn không mất dấu các tài liệu. Gắn nhãn mọi thứ và đặt các tệp vào một thư mục.
   • Lưu tài liệu nhạy cảm trên màn hình của bạn thay vì sử dụng bộ nhớ đám mây. Chúng có thể bị tấn công và thông tin của bạn có thể bị đánh cắp.

Phương pháp 4/4: Thu dọn bàn làm việc và máy tính của bạn

1. 

   Sử dụng giỏ hoặc thùng để sắp xếp đồ dùng văn phòng của bạn. Bút, bút đánh dấu, kim bấm và băng dính đều có thể lộn xộn trên đầu bàn làm việc của bạn. Chuẩn bị cho mình một cái lon hoặc thùng cho tất cả những thứ đó để kiểm soát chúng. Hãy nhớ đặt lại các công cụ viết của bạn vào đó mỗi khi bạn sử dụng xong để chúng không tích tụ lại.
   • Nếu bạn có nhiều loại bút hoặc bút đánh dấu và muốn giữ chúng riêng biệt, hãy sử dụng thùng có các phần cho các mục khác nhau.
   • Bạn có thể dành một ngăn kéo cho các đồ dùng văn phòng lớn hơn như kim bấm của bạn. Điều này giải phóng máy tính để bàn của bạn cho các mục công việc quan trọng hơn.

2. 

   Cất cáp máy tính và điện thoại. Cáp và dây có thể là một lý do rất lớn cho sự lộn xộn của máy tính để bàn. Đưa chúng đến bàn làm việc của bạn từ một hướng khiến chúng không bị cản trở. Ví dụ, dây sạc có thể chạy phía sau bàn của bạn để ẩn.
   • Bạn có thể giữ dây không vướng víu bằng các kẹp Velcro dọc theo bàn làm việc. Mua những thứ này tại các cửa hàng đồ dùng văn phòng.
   • Nếu có thể, hãy chuyển sang các thiết bị không dây như bàn phím và chuột USB. Điều này làm giảm số lượng dây trên bàn của bạn.

3. 

   Kết hợp các biểu tượng màn hình máy tính của bạn. Đừng quên về màn hình máy tính của bạn. Có rất nhiều biểu tượng ở khắp mọi nơi có thể khiến trạm làm việc của bạn cảm thấy hỗn loạn. Giải mã máy tính bằng cách tạo các thư mục trên màn hình và đặt các tệp vào đúng vị trí. Trạm làm việc của bạn sau này trông sẽ gọn gàng hơn rất nhiều.

4. 

   Tải về kệ nổi phía trên bàn của bạn để có thêm không gian lưu trữ. Thêm một chút dung lượng lưu trữ có thể giải quyết được vấn đề lộn xộn của bạn. Mua bộ kệ nổi từ cửa hàng phần cứng hoặc tự chế tạo. Treo một hoặc nhiều chiếc phía trên bàn làm việc của bạn để tạo không gian mới.
   • Hãy nhớ giữ ngăn nắp mới. Sử dụng chúng để cất giữ ngăn nắp, không phải là nơi để vứt đồ đạc.
   • Kệ treo cũng có thể là vật trang trí. Một bình hoa hoặc khung ảnh mang lại không khí đẹp cho văn phòng của bạn và giải phóng bàn làm việc của bạn cho những vật dụng quan trọng hơn.

5. 

   Tiếp tục dọn dẹp thường xuyên để rác không tích tụ lại. Khi bạn đã hoàn thành tất cả công việc để ngăn nắp văn phòng của mình, đừng để nó trở nên lộn xộn một lần nữa. Hãy thường xuyên dọn dẹp và sắp xếp lại một chút để không gian làm việc của bạn luôn gọn gàng.
   • Nếu bạn cần lời nhắc dọn dẹp, hãy thử đặt một ngày hàng tháng là ngày dọn dẹp của bạn.
   • Tránh để mọi thứ trên bàn làm việc hoặc ném chúng vào ngăn kéo của bạn vào cuối ngày. Đặt mọi thứ trở lại đúng vị trí của nó hoặc ném nó ra ngoài nếu nó không quan trọng.

Câu hỏi và câu trả lời của cộng đồng

Lời khuyên

• Trong đại dịch COVID-19, nhiều nơi có thể không nhận tiền quyên góp. Nếu bạn đang quyên góp bất cứ thứ gì, tốt nhất nên giữ nó cho đến khi đại dịch kết thúc.

Mỗi ngày tại wikiHow, chúng tôi làm việc chăm chỉ để cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các hướng dẫn và thông tin sẽ giúp bạn có cuộc sống tốt hơn, cho dù điều đó giúp bạn an toàn hơn, khỏe mạnh hơn hay cải thiện sức khỏe của bạn. Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế và sức khỏe cộng đồng hiện nay, khi thế giới đang chuyển mình mạnh mẽ và tất cả chúng ta đang học hỏi và thích nghi với những thay đổi trong cuộc sống hàng ngày, mọi người cần wikiHow hơn bao giờ hết. Sự ủng hộ của bạn giúp wikiHow tạo ra nhiều bài báo và video minh họa chuyên sâu hơn và chia sẻ thương hiệu đáng tin cậy của chúng tôi về nội dung hướng dẫn với hàng triệu người trên khắp thế giới. Hãy cân nhắc đóng góp cho wikiHow hôm nay.