3 cách để lưu trữ - Bách Khoa Toàn Thư

NộI Dung

Các bước
Lời khuyên

Nộp hồ sơ thường là một công việc cần thiết tại nơi làm việc và ở nhà. Nếu bạn ngừng sắp xếp tài liệu trong một thời gian dài, bạn có thể tích tụ một đống giấy lớn mà sẽ mất hàng giờ hoặc thậm chí hàng ngày để sắp xếp. Để giữ cho tài liệu của bạn được ngăn nắp, hãy sắp xếp các giấy tờ bạn nhận được hàng ngày. Sau đó, tạo một hệ thống nộp hồ sơ phù hợp với bạn. Sử dụng hệ thống của bạn để phân loại giấy tờ để bạn có thể dễ dàng truy cập các tài liệu quan trọng bất cứ khi nào bạn cần!

Các bước

Phương pháp 1/3: Xử lý dòng giấy hàng ngày của bạn

Christel Ferguson
Nhà tổ chức chuyên nghiệp
Vào cuối năm, hãy xem lại tài liệu của bạn và xem bạn cần giữ lại những gì. Tái chế mọi thứ không còn cần thiết và lưu trữ các tài liệu cần thiết để tham khảo sau này. Bằng cách đó, bạn không phải kết thúc hàng năm trời với các thủ tục giấy tờ. Bạn cũng có thể thu nhỏ tài liệu của mình, hết giấy, khi làm mọi thứ trực tuyến.

Phương pháp 2/3: Chọn hệ thống nộp đơn

Thiết lập tệp hàng tháng và hàng ngày nếu bạn có nhiều nhiệm vụ cần quản lý. Đây được gọi là hệ thống nộp đơn Tickler và là một cách tuyệt vời để theo dõi những gì bạn cần làm hàng ngày. Tách một thư mục tệp cho mỗi tháng và một thư mục cho mỗi ngày trong tháng. Sau đó, chèn các mục vào các thư mục đó. Lưu trữ các mục theo ngày bạn cần làm việc với chúng.
- Ví dụ: nếu bạn cần thanh toán hóa đơn vào ngày 23 tháng 9, hãy nhập hóa đơn vào thư mục cho ngày đó.
Lưu trữ các thư mục theo thứ tự bảng chữ cái để giữ các tài liệu quan trọng trong tầm tay. Lưu trữ theo thứ tự bảng chữ cái rất hữu ích cho việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ của cá nhân, công ty hoặc đối tượng cá nhân. Điều này có thể lý tưởng nếu bạn có nhiều khách hàng và muốn giữ một tệp cho từng khách hàng hoặc nếu bạn muốn một cách đơn giản để quản lý tệp tại nhà của mình.
- Đặt tên của mọi người trước nhãn tệp, như “Susana, Alves” hoặc “Davi, Marques”.
- Bỏ qua các bài viết như "O", "A", "Um" và "Uma" khi điền tên công ty. Ví dụ: nếu bạn có một khách hàng có công ty được gọi là “A Deusa do Bolo”, hãy nộp theo chữ “D” cho “Deusa” và bỏ qua chữ “A” khi nộp hồ sơ.
Chọn một hệ thống lưu trữ dạng số cho các kho lưu trữ ngắn hạn. Nếu bạn có một dự án ngắn hạn mà bạn muốn lưu giữ hồ sơ, hệ thống lưu trữ dạng số có thể hoạt động tốt nhất. Đó là khi bạn gán một số cho mỗi tài liệu và tập tin chúng theo số đó. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn cũng sẽ cần theo dõi tài liệu nào tương ứng với số nào, chẳng hạn như sử dụng bảng tính.
- Ví dụ: bạn có thể đặt tất cả các mục nhận được trong tuần của ngày 14 tháng 3 trong thư mục tệp số 1, tất cả các mục trong tuần của ngày 21 tháng 3 trong tệp có nhãn số 2, v.v.
- Một tùy chọn khác là gắn nhãn các tệp theo ngày và sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian. Ví dụ: các mục nhận được vào ngày 2 tháng 5 năm 2020 có thể được lưu trong tệp được xác định là 5/2/2020.
Mã màu cho các tệp của bạn để giúp tìm kiếm các mục nhanh chóng và dễ dàng. Chỉ định một màu cho từng loại tệp của bạn. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm thấy một loại tệp.
- Ví dụ: sử dụng màu đỏ cho chi phí y tế, màu xanh lam cho thuế và màu xanh lá cây cho bảo hiểm.
- Để mã hóa các tệp số hoặc chữ cái bằng mã màu, hãy chỉ định màu cho một dải số hoặc chữ cái, chẳng hạn như sắp xếp các tệp từ 1 đến 25 hoặc từ A đến G là màu xanh lục, từ 25 đến 50 hoặc từ H đến M là màu tím và 50 đến 75 hoặc N đến R là màu vàng.
Bao gồm thông tin liên quan bổ sung trong thư mục tệp. Thêm thông tin bổ sung để mô tả nội dung của tệp hoặc bất kỳ hành động cần thiết nào cũng sẽ giúp làm cho hệ thống nộp đơn của bạn hiệu quả hơn. Để thực hiện việc này, bạn có thể thêm một hoặc nhiều mục sau:
- Số hoặc tên tập tin;
- Tiêu đề tệp;
- Ngày mở và đóng tệp;
- Tên bộ phận hoặc nhóm;
- Số đăng ký máy tính;
- Ngày và phương pháp thải bỏ.

Phương pháp 3/3: Sắp xếp giấy tờ trong hồ sơ

Đặt tài liệu gần đây nhất lên đầu tệp. Sử dụng ngày tháng trên tài liệu để giúp bạn thực hiện việc này. Khi bạn đã chuẩn bị xong các giấy tờ để lưu trữ và hệ thống hồ sơ của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu đặt các mục vào kho lưu trữ. Luôn giữ các tài liệu gần đây nhất từ mỗi tệp ở trên cùng, để dễ dàng truy cập.
- Ví dụ: nếu bạn có một hồ sơ về bảo hiểm tài sản của mình, tốt nhất là bạn nên đặt hồ sơ gần đây nhất về bảo hiểm tài sản đã thanh toán ở đầu hồ sơ.
Giữ các tệp đính kèm với các tài liệu liên quan đến chúng. Nếu bạn có bất kỳ biên lai liên quan hoặc các giấy tờ khác cần được lưu giữ với một tài liệu khác, hãy giữ chúng cùng nhau trong cùng một tệp. Bạn thậm chí có thể ghim hoặc đính kèm kẹp giấy vào mặt sau của tài liệu.
- Ví dụ, nếu bạn có biên lai thanh toán cho hóa đơn điện, hãy kẹp nó vào mặt sau của hóa đơn nếu bạn cần.
Đặt các tài liệu lớn trong các phong bì riêng biệt. Bạn có thể lưu trữ các phong bì này phía sau các tệp có liên quan đến chúng. Cũng bao gồm mô tả nội dung ở mặt trước của phong bì. Điều này sẽ giúp loại bỏ sự lộn xộn của tệp và nâng cao hiệu quả của hệ thống lưu trữ của bạn.
- Ví dụ, nếu bạn có các bản thiết kế cho một dự án bạn đang thực hiện, bạn có thể đặt chúng vào một phong bì lớn.
Lưu trữ tài liệu gốc và loại bỏ các bản sao. Không lưu trữ các bản sao sẽ giúp tránh nhầm lẫn khi bạn đang tìm kiếm một mục trong tệp của mình. Nếu bạn tìm thấy các bản sao, hãy loại bỏ chúng và chỉ lưu trữ tài liệu gốc.
- Nếu bạn không chắc tài liệu nào là tài liệu gốc, bạn có thể cần lưu trữ cả hai mục để đảm bảo bạn có tài liệu gốc. Tuy nhiên, cố gắng đừng làm điều này quá thường xuyên nếu không các tệp của bạn sẽ nhanh chóng tăng dung lượng!

Lời khuyên

Nếu bạn không chắc nên lưu trữ hay tái chế một mục, hãy giữ nó trong 30 ngày và sau đó đánh giá lại.
Quét các tài liệu không cần thiết là một cách hay khác để dọn dẹp đống giấy lộn xộn, giữ thông tin ở dạng tài liệu kỹ thuật số, nếu bạn cần.