Tác Giả:
Janice Evans
Ngày Sáng TạO:
27 Tháng BảY 2021
CậP NhậT Ngày Tháng:
13 Có Thể 2024
NộI Dung
Các phần khácCho dù đó là một bài tập ở trường, một dự án nghệ thuật, đăng ký bình chọn hay một sáng kiến trong công việc, nhiều điều bạn làm trong cuộc sống đều có thời hạn. Đối với một số người, có thể khó để hoàn thành một dự án trong khoảng thời gian quy định. Những thứ như trì hoãn hoặc sao nhãng có thể cản trở hiệu quả công việc và khiến bạn mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc. May mắn thay, bằng cách áp dụng các chiến thuật hợp lý và quản lý thời gian tốt, bạn có thể khắc phục những thiếu sót của mình và đáp ứng thời hạn đều đặn.
Các bước
Phương pháp 1/3: Duy trì quản lý thời gian tốt
Đặt thời hạn hoàn thành cho dự án của bạn. Khi đặt thời gian hoàn thành, bạn nên thực tế về khoảng thời gian có thể mất bao lâu để hoàn thành dự án. Cân nhắc những gì bạn dự kiến sẽ cung cấp, thời gian bạn có thể dành cho nó, quy mô của dự án. Một cách khác để có được một ước tính tốt là so sánh nó với các dự án bạn đã thực hiện trong quá khứ. Nếu bạn không nghĩ rằng có thể hoàn thành đúng hạn, hãy nói chuyện với người đã ấn định thời hạn ban đầu và xem liệu bạn có thể lùi thời hạn đó không.
- Xác định ước tính thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ nhỏ hơn. Sau khi bạn hoàn thành, hãy thêm một khoảng thời gian vào cuối nó để có thời gian thực tế cho toàn bộ dự án.
- Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ đầy đủ về các chi tiết cụ thể của một dự án trước khi bạn đồng ý với thời hạn.
- Không thỏa hiệp và đồng ý với thời hạn mà bạn biết là không thể đạt được. Điều này sẽ làm bất mãn bất kỳ ai đã giao thời hạn và làm tổn hại đến danh tiếng của bạn.
Chia nhỏ dự án của bạn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Thay vì cảm thấy choáng ngợp với ý tưởng hoàn thành một dự án lớn, hãy chia nhỏ nó thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ dàng đạt được. Gạch bỏ các nhiệm vụ trong danh sách của bạn khi bạn hoàn thành chúng.- Nếu bạn phải viết một bài báo, thực hiện nghiên cứu có thể là nhiệm vụ đầu tiên của bạn. Các nhiệm vụ bổ sung có thể bao gồm viết 500 từ đầu tiên, hoàn thành phần giới thiệu hoặc viết một lượng trang nhất định.
- Nếu thời hạn của bạn là cho công việc, hãy đảm bảo rằng bạn đang phân bổ thời gian một cách hiệu quả. Nếu một trong các nhiệm vụ nhỏ hơn của bạn mất nhiều thời gian hơn bình thường, bạn nên chuyển sang một phần khác của dự án.
Hoàn thành một dự án tại một thời điểm. Mặc dù nhiều người trong chúng ta buộc phải thực hiện nhiều nhiệm vụ trong cuộc sống hàng ngày, nhưng điều quan trọng là bạn phải dành đủ thời gian cho từng dự án riêng lẻ mà bạn đang thực hiện. Dành sự quan tâm cho một dự án duy nhất giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.- Nếu bạn buộc phải làm việc trên một dòng thời gian song song cho hai hoặc nhiều dự án, hãy hoàn thành một phần nhiệm vụ cho một dự án trước khi chuyển bánh răng và làm việc trên một dự án khác.
Ưu tiên các nhiệm vụ và dự án của bạn. Khi bạn phải sắp xếp nhiều dự án hoặc nhiệm vụ, điều quan trọng là bạn phải xác định được nhiệm vụ nào quan trọng hơn đối với sự thành công chung của dự án hoặc những bước nào cần phải hoàn thành trước khi tiếp tục.- Có thể là một ý kiến hay khi bắt đầu với những nhiệm vụ hoặc dự án khó khăn nhất trước, khi tâm trí của bạn tươi tỉnh nhất.
Giả sử nó sẽ mất nhiều thời gian hơn bạn mong đợi. Điều quan trọng là bạn phải đề phòng các trường hợp ngoài ý muốn có thể làm trì hoãn dự án của mình. Đối với một số điều, điều này có thể có nghĩa là không có các tài liệu cần thiết kịp thời, một người nào đó bị ốm hoặc trường hợp khẩn cấp cá nhân.
- Nếu có trường hợp khẩn cấp xảy ra và bạn không thể đưa ra thời hạn, hãy cho người đưa ra thời hạn đó biết càng sớm càng tốt.
Lên lịch nghỉ giải lao thường xuyên trong ngày. Làm việc liên tục mà không nghỉ giải lao khiến bạn kém hiệu quả hơn. Thay vì đốt cháy bản thân, hãy dành 10-15 phút giải lao trong ngày để không bị mất tập trung.
- Cân nhắc xem bạn thường mất bao lâu để mất tập trung và điều chỉnh lượng thời gian bạn làm việc cùng một lúc dựa trên nó.
- Thời gian nghỉ giải lao nhỏ theo lịch trình trong ngày cũng cho phép bạn đánh giá các vấn đề phức tạp có thể khiến bạn vấp phải.
Loại bỏ thời hạn nếu không có lý do. Nếu thời hạn là tùy ý hoặc giả tạo, bạn nên cân nhắc loại bỏ tất cả cùng nhau. Một số dự án và nhiệm vụ đòi hỏi thời gian, sự kiên nhẫn và mức độ chính xác cao và thời gian hoàn thành không có trọng số đối với dự án hoặc tổ chức tổng thể.
- Các dự án đòi hỏi mức độ chính xác và thử nghiệm cao như trong CNTT hoặc lập trình sẽ ít dựa vào thời hạn hơn và nhiều hơn vào việc tạo ra một sản phẩm chất lượng.
- Mặc dù việc đặt thời hạn giả có thể hiệu quả đối với một số người, nhưng các nghiên cứu đã chỉ ra rằng chúng thường không làm tăng năng suất. Điều quan trọng hơn là đạo đức làm việc của chúng ta và các khía cạnh hành vi khác mà chúng ta có thể hướng tới để cải thiện, như sắp xếp tổ chức hơn.
Phương pháp 2/3: Luôn có tổ chức
Duy trì lịch cho mỗi ngày và tuân theo nó. Tạo lịch các công việc phải làm hàng ngày cho phép chúng tôi diễn giải trực quan công việc mà chúng tôi phải làm. Đảm bảo chặn khoảng thời gian mỗi nhiệm vụ cần để hoàn thành và bao gồm những thứ như nghỉ giải lao thường xuyên theo lịch trình.
- Chia dự án của bạn thành 4 phần nhỏ hơn giúp bạn đạt được các mục tiêu và hạn chế thời gian trong suốt dự án.
- Bạn có thể sử dụng lịch trực tuyến như lịch Google sẽ cung cấp cho bạn lời nhắc bằng văn bản và email về những thời hạn quan trọng.
Viết ra danh sách những việc bạn phải làm. Không biết những gì bạn cần hoàn thành có thể lãng phí thời gian. Đảm bảo duy trì một danh sách rõ ràng các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành để đáp ứng thời hạn cho dự án của bạn.
- Bạn có thể giữ danh sách này trên một mảnh giấy hoặc một tài liệu trực tuyến.
- Khi bạn đã hoàn thành các nhiệm vụ trong danh sách của mình, hãy đảm bảo rằng bạn đã gạch bỏ chúng.
Giữ tất cả các tài liệu và email trong các thư mục được phân loại. Không thể tìm thấy các tài liệu quan trọng sẽ lãng phí rất nhiều thời gian và có thể gây căng thẳng. Sắp xếp tài liệu của bạn và phân loại chúng sẽ cho phép bạn tìm thấy thông tin quan trọng một cách nhanh chóng.
- Lưu tất cả các email trong một thư mục mà bạn có thể truy cập sau này. Nếu có sự cố xảy ra trong quá trình dự án hoặc có tranh chấp, bạn có thể tham khảo lại các email cũ để xác minh khiếu nại của mình.
Phương pháp 3/3: Tiếp tục làm việc và không chần chừ
Bắt đầu dự án của bạn càng sớm càng tốt. Đừng bỏ dở một dự án vì thời hạn chưa đến gần. Bạn bắt đầu một dự án càng sớm, bạn sẽ hoàn thành nó càng sớm. Nếu bạn chờ đợi quá lâu, bạn sẽ bị xáo trộn thời gian khi thời hạn đến gần.
- Phân tích Tê liệt là khi ai đó phân tích một vấn đề quá lâu trước khi bắt đầu nó, điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ của dự án hoặc dự án không bao giờ được hoàn thành.
Hãy tự chịu trách nhiệm. Thật dễ dàng để bào chữa, nhưng nó không giúp chúng ta học hỏi từ những sai lầm của mình. Thay vì bao biện, hãy nhìn nhận tình hình một cách khách quan và cân nhắc xem bạn có thể cải thiện ở đâu. Luôn chủ động hoàn thành công việc sớm và đừng đổ lỗi cho người khác nếu bạn không thể hoàn thành dự án.
- Nói với bạn bè hoặc thành viên trong gia đình về thời hạn có thể thúc đẩy bạn hoàn thành đúng hạn.
Tiết kiệm thời gian xã hội sau khi bạn hoàn thành nó. Nếu bạn là kiểu người dễ bị phân tâm, bạn có thể hưởng lợi từ việc tiết kiệm thời gian xã hội sau khi hoàn thành thời hạn. Nếu bạn đang bỏ lỡ thời hạn quan trọng cho những nhiệm vụ nhỏ hơn vì thức khuya hoặc dành quá nhiều thời gian cho bạn bè, hãy hạn chế tham gia các sự kiện xã hội cho đến khi thời hạn của bạn được hoàn thành.
- Nói với bạn bè rằng bạn có một thời hạn quan trọng và bạn muốn đi chơi, nhưng bạn phải đáp ứng các cam kết của mình.
Thay đổi môi trường của bạn. Môi trường của bạn ảnh hưởng đến tâm trạng của bạn. Nếu không gian làm việc bạn đang sử dụng khiến bạn mệt mỏi, hoặc không có hứng thú, hãy cân nhắc thay đổi nó.
- Ghé thăm một quán cà phê địa phương có thể là một quyết định đúng đắn nếu bạn có thể thực hiện công việc của mình trên máy tính xách tay.
- Chỉ cần thay đổi căn phòng bạn đang ở cũng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả.
Loại bỏ sự phân tâm xung quanh bạn. Mất tập trung có thể làm giảm năng suất và hiệu quả của bạn. Nếu bạn thường xuyên bị trì hoãn vì bạn đang bị phân tâm bởi các trang web, phương tiện truyền thông xã hội hoặc những người làm gián đoạn bạn, hãy tìm cách hạn chế chúng. Chuyển điện thoại sang chế độ im lặng và không bật mạng xã hội là hai cách để duy trì lịch trình để bạn có thể hoàn thành thời hạn của mình.
- Có những ứng dụng có sẵn sẽ tắt tất cả thông báo từ mạng xã hội, vì vậy bạn không muốn lãng phí thời gian.
